Auswertungen & Analysen
Immobilien-Reporting-Software, die Fragen zum Quartalsende beantwortet
Zahlen zu Umsatz, Verbrauch, Fläche und Investition, abgeleitet aus dem laufenden Datenbestand – nicht aus einer Tabelle, die jemand von Hand nachgebaut hat. Gruppiert insgesamt, nach Objektgruppe, nach Rechtsträger oder nach beidem zugleich.
- Umsatzverläufe: insgesamt, nach Objektgruppe, nach Rechtsträger oder nach beidem gruppiert
- Zählerstands- und Verbrauchsverläufe je Verbrauchsstelle, Zähler und Unterzähler
- Flächen summieren sich automatisch vom Raum über die Einheit und das Objekt bis zur Gruppe
- Diagramm-Übersichten für große Portfolios zwischengespeichert, dazu CSV-Export der Verträge
Quartalsende
Die Fragen, die ein Eigentümer zum Quartalsende tatsächlich stellt
Niemand öffnet eine Auswertung zum Vergnügen. Man öffnet sie, weil sechs Fragen anstehen, in der Regel alle am selben Nachmittag. Auf genau diese Fragen ist das System ausgelegt.
- Was hat das Portfolio eingenommen, und wann hat sich das verändert? — ein Umsatzverlauf über alle Verträge hinweg, mit den Vertragslaufzeiten und Preispositionen hinter jeder Stufe. Preisintervalle werden normalisiert, sodass monatliche, quartalsweise und jährliche Vereinbarungen auf derselben Achse vergleichbar sind
- Welcher Teil des Portfolios hat das getragen? — derselbe Verlauf, gruppiert nach Objektgruppe, daneben Statistiken je Objektgruppe zu Einheiten, Räumen, Gemeinschaftsflächen und Fläche. Sie sehen, welcher Teil des Portfolios sich bewegt hat, und nicht nur, dass sich die Summe verändert hat
- Was gehört zu welchem Rechtsträger? — Umsatz gruppiert nach den Rechtsträgern des Kontos, sodass Verträge unterschiedlicher Vermietergesellschaften getrennt ausgewiesen werden. Brauchen Sie beide Schnitte zugleich, gruppiert der Verlauf nach Rechtsträger und Objektgruppe gemeinsam
- Wie viel haben die Gebäude verbraucht? — Zählerstands- und Verbrauchsverläufe je Verbrauchsstelle, Zähler und Unterzähler. Sie sehen die Ablesungen, aus denen ein Abrechnungszeitraum tatsächlich aufgebaut wurde, und wo der Verbrauch zwischen zwei Zeiträumen abgewichen ist
- Trägt die Investition weiterhin? — Investitions- und Betriebsrechnungen laufen gegen die eigenen Zahlen des Portfolios und nicht gegen eine separate Modelldatei, sodass Annahmen und Datenbestand an einer Stelle liegen und sich gemeinsam bewegen
- Kann ich das dem Buchhalter übergeben? — CSV-Export der Verträge, Abrechnungsblätter je Kunde als PDF im eigenen Erscheinungsbild und ausgestellte Rechnungen, die an die angebundene Rechnungsplattform und die Buchhaltungsschnittstelle übergeben werden. Die Übergabe ist eine Datei oder eine Buchung, keine abgetippte Zusammenfassung
Umsatz
Vier Schnitte durch denselben Umsatzverlauf
Umsatz ist in einem realen Portfolio nie eine einzige Zahl. Er besteht aus Verträgen, jeder mit eigenem Beginn, eigenem Ende, eigener Kündigungsfrist und eigener Preishistorie, gehalten von dem Rechtsträger, dem das Gebäude gerade gehört. Eine Auswertung muss diese Struktur abbilden, statt sie einzuebnen.
Der Umsatzverlauf entsteht aus den Verträgen und Preispositionen selbst. Er lässt sich global lesen, nach Objektgruppe gruppiert, nach Rechtsträger gruppiert oder nach beidem – letzteres ist der Schnitt, den Miteigentümer und Steuerberater in der Regel verlangen und den Tabellenkalkulationen in der Regel falsch abbilden.
Weil Preispositionen eine Intervalleinheit und eine Intervallanzahl tragen, werden Preise pro Monat, pro Quartal, pro Jahr oder pro Quadratmeter vor dem Vergleich normalisiert. Auch ein Portfolio mit gemischten Vertragsgepflogenheiten ergibt dadurch eine einzige stimmige Kurve.
Jeder Punkt der Kurve ist auf den Vertrag zurückführbar, der ihn verursacht hat. Sieht eine Stufe falsch aus, öffnen Sie den Vertrag und nicht die Formelzeile.
Verbrauch
Zählerstands- und Verbrauchsverläufe, daneben das, was abgerechnet wurde
Verbrauchszahlen sind der Teil einer Portfolioauswertung, der am häufigsten bestritten wird. Sie sind zugleich der Teil, der am ehesten aus Papier rekonstruiert wird. Hier stehen sie bereits im Datenbestand.
Auswertungen zu Verbrauch und Weiterberechnung greifen auf die Daten zu, die im Modul Nebenkosten & Kostenumlage erfasst werden – dort werden aus Ablesungen Umlagepositionen.
Ablesungsverläufe je Zähler
Jede Ablesung eines Zählers oder Unterzählers in zeitlicher Reihenfolge, sodass ein Sprung, ein Zählerüberlauf oder ein fehlender Zeitraum sichtbar wird, bevor er in eine Nebenkostenabrechnung gerät. Die Erfassung als Sammelablesung hält die Reihe lückenlos.
Verbrauch über mehrere Zeiträume
Verbrauchsauswertungen je Verbrauchsstelle und Versorgungsart, Zeitraum gegen Zeitraum. Hilfreich, wenn ein Mieter fragt, warum die Abrechnung dieses Jahres von der des Vorjahres abweicht, und wenn die Zahl eines Versorgers unplausibel wirkt.
Wie jede Zahl zustande gekommen ist
Das Abrechnungsblatt je Kunde zeigt den angewendeten Umlageschlüssel, den übernommenen Anteil und die hinzugerechneten Grundgebühren. Umlageformeln wertet der Formelinterpreter aus, damit der Rechenweg ausgewiesen und nicht unterstellt ist.
Lieferantenseite und weiterberechnete Seite
Lieferantenrechnungen, auch Sammelrechnungen über mehrere Versorgungsarten oder Zeiträume, stehen neben den daraus erzeugten Umlagepositionen, zusammen mit verbrauchsunabhängigen Positionen wie Grundgebühren.
Investition
Investitions- und Betriebsrechnungen auf den eigenen Zahlen des Portfolios
Die meisten Investitionsmodelle liegen in einer Tabelle, die an dem Tag korrekt war, an dem sie gebaut wurde. Das Gebäude verändert sich, die Verträge verändern sich, die Versorgungskosten verändern sich – und still und leise beschreibt das Modell die Immobilie nicht mehr.
Investitions- und Betriebsanalysen laufen im System, gegen dieselben Datensätze, aus denen die Umsatz- und Verbrauchsverläufe entstehen. Endet ein Vertrag oder ändert sich ein Preis, betrachtet die Analyse den neuen Stand.
Das ist eine Rechen- und Analyseoberfläche, kein Bewertungsdienst und kein Beratungsprodukt. Sie zeigt, was Ihre eigenen Zahlen ergeben. Was Sie daraus schließen, ist Ihre Entscheidung.
Investitions- & Betriebsanalysen ist ein optionales Modul und wird zum veröffentlichten Modulpreis zzgl. MwSt. berechnet. Die Tarife und die übrigen optionalen Module stehen auf der Preisseite.
Module
Die optionalen Module, auf denen diese Zahlen beruhen
Die Immobilienverwaltung, einschließlich Statistiken je Objektgruppe und automatischer Flächensummierung, ist immer enthalten. Drei der folgenden Module speisen diese Seite: Vertragsdaten für den Umsatzverlauf, Verbrauchsdaten für die Verbrauchsauswertungen und die Analysen selbst.
Vermietung & Verträge
Mietverträge, Leihverträge, Mieter und Erinnerungen an Fristen.
Nebenkosten & Kostenumlage
Zähler, Lieferantenrechnungen, Umlageschlüssel und Umlagerechnungen.
Buchhaltung & Rechnungsintegration
Belege auf Ihrer Rechnungsplattform ausstellen und in die Buchhaltung übernehmen.
Investitions- & Betriebsanalysen
Umsatzverläufe, Verbrauchsauswertungen und Investitionsrechnungen.
Facility Management
Anlagenkataster, Anlagenverknüpfungen und Servicepartner.
Alle Preise zzgl. MwSt. Die vollständige Aufstellung samt Preisrechner steht auf der Preisseite.
Herkunft
Woher die Zahlen einer Auswertung stammen
Es gibt keine separate Auswertungsdatenbank, die geladen werden müsste, und keinen Importschritt. Jede Zahl wird aus einem Datensatz abgeleitet, den ohnehin jemand im Tagesgeschäft pflegt.
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Der Portfoliobestand
Räume und Gemeinschaftsflächen tragen Flächen und Maße. Diese summieren sich in die Nutzungseinheit, in das Objekt und in die Objektgruppe. Statistiken je Objektgruppe und jeder flächenbasierte Umlageschlüssel beginnen hier.
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Verträge und Preise
Mietverträge, Leihverträge und Aufhebungsverträge, jeweils mit Preispositionen und einem Intervall. Vertrags- und Preisverläufe werden direkt daraus gelesen, je Vertrag und über das gesamte Portfolio.
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Ablesungen und Weiterberechnung
Zählerstände, Ablesungen des Versorgers, Lieferantenrechnungen und verbrauchsunabhängige Positionen werden zu Umlagepositionen, gruppiert nach Versorgungsart und Umlageart, wobei die Umlageformel neben dem Ergebnis festgehalten wird.
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Verläufe und Exporte
Umsatz-, Verbrauchs- und Zählerstandsverläufe, Statistiken je Gruppe und Investitionsanalysen werden daraus zusammengestellt und als Diagramm, als CSV-Datei oder als PDF im eigenen Erscheinungsbild ausgegeben.
Übergabe
Wie Zahlen das System verlassen und beim Empfänger ankommen
Eine Auswertung, die den Bildschirm nicht verlassen kann, ist nur eine halbe Auswertung. Vier Wege hinaus, je nachdem, wer fragt.
CSV-Export der Verträge
Das Vertragsverzeichnis lässt sich als CSV exportieren – für Ihre eigenen Tabellen, für die Arbeitspapiere eines Prüfers oder für das Konsolidierungsmodell eines Controllers. Die Struktur kommt mit heraus, nicht nur die Summen.
Abrechnungsblätter im eigenen Erscheinungsbild
Das Abrechnungsblatt je Kunde ist ein PDF mit Ihrem Logo, Ihrem Farbschema und Ihren Schriftgrößen und zeigt, wie jede Zahl zustande gekommen ist. Es ist so geschrieben, dass es dem Bewohner ausgehändigt werden kann, der gefragt hat.
Rechnungsstellung und Buchhaltung
Ausgestellte Rechnungen und Umlagerechnungen gehen an die angebundene Rechnungsplattform und an die Buchhaltungsschnittstelle, sodass ausgewiesene und gebuchte Zahlen aus einer Quelle stammen.
Dokumente und Kommentare
Belege hängen an dem Datensatz, zu dem sie gehören, und Prüfkommentare bleiben am Datensatz stehen. Wird eine Zahl ein Jahr später hinterfragt, liegt der Nachweis dort, wo die Zahl steht.
Große Portfolios
Diagramme, die sich auch bei großen Portfolios noch öffnen lassen
Portfolioauswertungen haben eine unangenehme Eigenschaft: Je größer das Portfolio, desto dringender brauchen Sie das Diagramm – und desto länger dauert sein Aufbau. Mehrere Tausend Räume, Ablesungen aus mehreren Jahren und Hunderte Verträge summieren sich schnell.
Diagrammbasierte Übersichten werden zwischengespeichert. Die Cache-Schlüssel pflegen Hintergrundprozesse, und sie werden verworfen, sobald sich die zugrunde liegenden Datensätze ändern. Eine Übersicht öffnet dadurch schnell, ohne bei den Daten dahinter veraltet zu sein.
Aufwendigere Arbeiten – das Zustellen von Benachrichtigungen, der Neuaufbau des Caches – laufen als Hintergrundprozesse und nicht im Seitenaufruf. Beim Betrieb in der Private Cloud läuft die gesamte Instanz auf dedizierten Ressourcen, was gerade bei solchen leselastigen Auswertungen zählt.
Ehrlich betrachtet
Quartalsende in der Tabelle, Quartalsende im Datenbestand
Portfolios dieser Größe werden meist mit einer Arbeitsmappe und einem Ordner voller PDFs ausgewertet. Das funktioniert, bis jemand eine Rückfrage stellt.
| Frage zum Quartalsende | Ablauf mit Tabellenkalkulation | In Real Estate Management |
|---|---|---|
| Umsatz der letzten acht Quartale | Jedes Mal aus Vertrags-PDFs neu aufgebaut | Umsatzverlauf, gelesen aus Verträgen und Preispositionen |
| Umsatz nach Vermietergesellschaft | Ein zweites Blatt, von Hand gepflegt | Gruppiert nach Rechtsträger oder nach Rechtsträger und Objektgruppe |
| Gesamte vermietbare Fläche je Objektgruppe | Aus einem Ordner mit Grundrissen summiert | Summiert sich automatisch aus Räumen und Gemeinschaftsflächen |
| Warum sich die Verbrauchszahl eines Mieters geändert hat | Aus Fotos der Zähler rekonstruiert | Ablesungsverlauf und Abrechnungsblatt mit der Umlage |
| Zahlen an den Buchhalter übergeben | Arbeitsmappe per E-Mail, auf der Gegenseite abgetippt | CSV-Export, dazu Rechnungen über die Buchhaltungsschnittstelle |
| Eine Rückfrage sechs Monate später beantworten | Hängt davon ab, wer welche Fassung aufbewahrt hat | Der Datensatz, seine Dokumente und seine Prüfkommentare |
Das ist eine Auswertungsoberfläche auf den eigenen Daten des Portfolios. Es ist kein allgemeines BI-Werkzeug, und es fragt keine externen Datenquellen ab – der CSV-Export ist der Weg in Ihre eigene Analyseumgebung.
Fragen
Was vor der Prüfung einer Auswertungslösung gefragt wird
Was muss eine Reporting-Software für Immobilienportfolios liefern?
Mindestens: einen Umsatzverlauf, der Vertragslaufzeiten und Preisintervalle berücksichtigt, Flächenangaben, die sich aus dem physischen Bestand summieren, eine Historie zu Verbrauch und Zählerständen und einen Weg zum Buchhalter. Real Estate Management erzeugt alle vier aus denselben Datensätzen, gruppiert insgesamt, nach Objektgruppe, nach Rechtsträger oder nach beidem.
Lässt sich der Umsatz je Rechtsträger getrennt ausweisen?
Ja. Ein Konto kann mehrere Rechtsträger führen – die Vermietergesellschaften, denen die Verträge tatsächlich gehören. Der Umsatzverlauf lässt sich nach Rechtsträger, nach Objektgruppe oder nach beidem zugleich gruppieren. Das ist die Ansicht, die für Miteigentümer, Steuerberater und konsolidierte Zahlen zum Jahresende üblicherweise gebraucht wird.
Sind Auswertungen im Basisabonnement enthalten?
Die Immobilienverwaltung, einschließlich Statistiken je Objektgruppe und automatischer Flächensummierung, ist immer enthalten. Investitions- & Betriebsanalysen sind ein optionales Modul. Umsatzverläufe setzen Vertragsdaten aus dem Modul Vermietung & Verträge voraus, Verbrauchsauswertungen das Modul Nebenkosten & Kostenumlage; beide sind ebenfalls optionale Module. Die Preise stehen auf der Preisseite und verstehen sich zzgl. MwSt.
Bekomme ich die Daten für eigene Auswertungen heraus?
Ja. Verträge lassen sich als CSV exportieren, Abrechnungsblätter je Kunde werden als PDF im eigenen Erscheinungsbild erzeugt, und ausgestellte Rechnungen werden an die angebundene Rechnungsplattform und die Buchhaltungsschnittstelle übergeben. Dokumente an Portfoliodatensätzen werden je Datensatz gespeichert und bleiben neben den Zahlen abrufbar, die sie belegen.
Bleiben Auswertungen bei einem großen Portfolio benutzbar?
Diagrammbasierte Übersichten werden zwischengespeichert; die Cache-Schlüssel pflegen Hintergrundprozesse und verwerfen sie, sobald sich die zugrunde liegenden Datensätze ändern. Aufwendigere Verarbeitung läuft als Hintergrundprozess und nicht im Seitenaufruf. Kunden der Private Cloud arbeiten auf dedizierten Ressourcen mit Monitoring und SLA, was zu leselastigen Auswertungen über große Portfolios passt.
Nächster Schritt
Sehen Sie Ihr eigenes Portfolio im Zeitverlauf
Legen Sie einen Workspace an und erfassen Sie eine Objektgruppe mit ihren Einheiten und Verträgen – die Verläufe und Statistiken ergeben sich dann aus dem Datenbestand. Wenn Sie es lieber mit Ihren eigenen Daten durchgehen möchten, deckt das Onboarding-Paket Einrichtung und Schulung vor Ort ab.