Datenschutzerklärung

1. Zwei Datenbestände, zwei verschiedene Rollen

Diese Erklärung behandelt zwei Dinge, die häufig verwechselt werden, und sie hält sie bewusst auseinander. Das erste sind Daten über Sie als Besucherin oder Besucher dieser Website — die Seiten, die Sie aufrufen, eine Nachricht, die Sie über das Kontaktformular senden, eine Registrierung, die Sie abschließen. Für diese Daten sind wir Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir entscheiden, warum und wie sie verarbeitet werden, und diese Erklärung ist unsere Information nach Art. 13 DSGVO.

Das zweite sind die Daten, die unsere Kunden in die Anwendung einstellen: ihre Objekte, ihre Mieter und Kunden, ihre Verträge, ihre Zählerstände, ihre Rechnungen. Wir entscheiden nicht, was dort hineingelangt, und wir nutzen es nicht für eigene Zwecke. Verantwortlicher ist der Kunde; wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, auf dokumentierte Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

Wenn Sie Mieter, Eigentümer oder Servicepartner sind und Ihre Daten im Workspace eines Vermieters liegen, sind wir nicht Ihr Ansprechpartner. Der Vermieter oder die Hausverwaltung, die diesen Workspace betreibt, ist Verantwortlicher und beantwortet Ihre Anträge auf Auskunft, Berichtigung und Löschung. Wir teilen Ihnen auf Anfrage mit, wer das ist, sofern wir den Workspace zuordnen können; wir dürfen deren Datensätze aber weder offenlegen noch auf Ihre Weisung hin ändern.

Die Abschnitte 2 bis 6 und 8 bis 9 dieser Erklärung beschreiben die Website. Abschnitt 7 beschreibt die Anwendung.

2. Wer verantwortlich ist und wie Sie uns erreichen

Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung der Daten von Website-Besuchern ist:

Webservices Engineering GmbH
Bergstraße 17
82380 Peißenberg
Deutschland
Telefon +49 176 69014969
E-Mail devops@webservices-engineering.de

Vertreten durch

Andreas Philippi und Klaus Copony, geschäftsführende Gesellschafter. Der Registereintrag und die übrigen Angaben zum Unternehmen stehen im Impressum, und beide Seiten müssen übereinstimmen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

DE305060668, erteilt nach § 27a Umsatzsteuergesetz (UStG).

Kontakt in Datenschutzfragen

Schreiben Sie an devops@webservices-engineering.de oder an die oben genannte Postanschrift, mit dem Zusatz „Datenschutz“. Anträge nach Art. 15 bis 21 DSGVO beantworten wir unter dieser Anschrift unentgeltlich.

Datenschutzbeauftragter

Soweit nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG kein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist, liegt die Verantwortung für den Datenschutz bei der Geschäftsführung, und Anfragen werden unter der oben genannten Anschrift bearbeitet. Ob hier eine Benennung erforderlich ist, gehört zu den Punkten, die in der oben auf dieser Seite genannten Prüfung bestätigt werden.

Aufsichtsbehörde

Zuständig für uns ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach, Deutschland. Sie können sich dort beschweren oder bei der Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes.

3. Was wir verarbeiten, wenn Sie diese Website nutzen

Diese Website ist eine Marketing- und Informationsseite. Es gibt keine Besucherkonten, keine personalisierten Inhalte und kein Profiling. Es fallen vier Datenkategorien an.

Server-Logdaten

Jeder Aufruf wird protokolliert mit anfragender IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderter Ressource, HTTP-Status und übertragener Datenmenge, Referrer und User Agent. Die Protokolle sichern und stabilisieren den Dienst und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Kontaktformular und E-Mail

Name, E-Mail-Adresse, optional Unternehmen und Telefonnummer sowie der Inhalt Ihrer Nachricht. Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen zu antworten und festzuhalten, was gefragt und was beantwortet wurde.

Registrierungsformular

Die Daten, die zum Einrichten eines Workspace nötig sind: Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, gewählter Tarif und gewählte Module, Rechnungsangaben. Sie werden verarbeitet, um den von Ihnen gewünschten Vertrag anzubahnen und zu erfüllen.

Nachweis der Cookie-Einwilligung

Ihre Einwilligungsentscheidung, deren Zeitstempel, die Version der Einwilligung und eine pseudonyme Kennung. Wir speichern sie, um die Entscheidung nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen zu können und Sie nicht bei jedem Besuch erneut zu fragen.

4. Rechtsgrundlage je Zweck und die berechtigten Interessen, auf die wir uns stützen

Soweit wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, verlangt die Abwägung, das Interesse zu benennen statt es nur zu behaupten. Diese Interessen sind unten vollständig angegeben.

5. Wie lange jede Kategorie aufbewahrt wird

Wir löschen oder anonymisieren Daten, sobald der Zweck ihrer Erhebung entfallen ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

6. Wer Daten erhält, wo sie gespeichert werden und was wir bewusst nicht einsetzen

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn ein Auftragsverarbeiter sie benötigt, um eine Leistung für uns zu erbringen, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Jeder Auftragsverarbeiter ist durch einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO gebunden.

Website und Anwendung laufen auf der Infrastruktur des unten genannten Hosting-Anbieters, in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Dort fallen die Server-Logdaten an.

Hosting- und Infrastrukturanbieter
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany
Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union

Dokumenten- und Objektspeicher

In die Anwendung hochgeladene Dokumente und Anhänge liegen in S3-kompatiblem Objektspeicher in einer EU-Region, verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung. Der Anbieter ist in unserer Liste der Auftragsverarbeiter benannt, die wir auf Anfrage versenden.

E-Mail-Versand

Transaktionale E-Mails — Benachrichtigungen, Erinnerungen und Kontomitteilungen — versendet die Plattform; ein hierfür eingesetzter Versanddienstleister ist in der Liste der Auftragsverarbeiter benannt. Kunden können stattdessen je Konto eigenes SMTP hinterlegen; dann verlässt ihre ausgehende Post deren eigenen Server und erreicht unseren nie.

Keine Werbung, keine Analyse, kein Tracking

Diese Website lädt keine Werbenetzwerke, keine Analyse- oder Statistikdienste, keine Tag-Manager, keine Social-Media-Plugins, keine Sitzungsaufzeichnung und keine seitenübergreifenden Tracking-Pixel. Es gibt kein Profiling und keine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO.

Keine externen CDNs

Schriften, Stylesheets, Skripte, Symbole und Bilder werden aus unserer eigenen Infrastruktur ausgeliefert. Ihr Browser stellt beim Aufbau dieser Seite keine Anfrage an einen fremden Schrift-, Skript- oder Symbolanbieter, sodass kein solcher Anbieter Ihre IP-Adresse erhält.

Drittländer

Wir übermitteln personenbezogene Daten nicht in ein Land außerhalb der EU oder des EWR, ohne dass ein gültiger Übermittlungsmechanismus nach Kapitel V DSGVO vorliegt. Jeder außerhalb des EWR tätige Auftragsverarbeiter ist in unserer Liste der Auftragsverarbeiter benannt, zusammen mit dem herangezogenen Angemessenheitsbeschluss oder den Standardvertragsklauseln.

7. Kundendaten, die innerhalb der Anwendung verarbeitet werden

Alles, was ein Kunde in einem Workspace erfasst — Objekte, Katasterdaten, Nutzungseinheiten, Kunden- und Mieterdaten, Miet- und Leihverträge, Zählerstände, Umlagepositionen, Rechnungen, hochgeladene Dokumente —, verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag dieses Kunden. Wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir nutzen diese Daten nicht für eigene Zwecke, wir verkaufen sie nicht, und wir trainieren nichts damit.

Vor Beginn der Verarbeitung schließen wir mit dem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Er regelt Gegenstand und Dauer, die Kategorien betroffener Personen und Daten, unsere Bindung an dokumentierte Weisungen, die Vertraulichkeit unseres Personals, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Regeln für den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern, unsere Unterstützung bei Anträgen betroffener Personen und bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 sowie den Umgang mit den Daten am Ende. Die aktuelle Vorlage und unsere Liste der Auftragsverarbeiter senden wir auf Anfrage über die Kontaktseite zu.

Der Zugriff auf unserer Seite ist auf das beschränkt, was Betrieb und Support des Systems erfordern. Jeder Datensatz gehört zu genau einem Konto und ist darauf begrenzt. Support-Mitarbeitende, die ein Problem innerhalb des Workspace eines Kunden nachstellen müssen, tun dies über einen begleiteten Benutzerwechsel, der im Änderungsprotokoll festgehalten wird; so bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann was gesehen hat.

Endet der Vertrag, kann der Kunde seine Daten innerhalb des vereinbarten Zeitfensters exportieren; danach löschen oder übergeben wir sie nach seiner Weisung und entfernen sie aus den Backups, sobald die Backup-Generation herausrotiert. Die kaufmännischen Einzelheiten dieses Ablaufs regeln die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

8. Ihre Rechte und wie Sie sie ausüben

Diese Rechte werden gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht. Für die Daten der Website sind das wir. Für Daten im Workspace eines Kunden ist es dieser Kunde, und wir leiten Ihren Antrag weiter, wenn Sie ihn nicht zuordnen können.

Auskunft (Art. 15)

Sie können erfragen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, und gegebenenfalls eine Kopie erhalten, zusammen mit den Zwecken, den Kategorien, den Empfängern, der geplanten Speicherdauer und der Herkunft der Daten.

Berichtigung (Art. 16)

Sie können verlangen, dass unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich berichtigt und unvollständige Daten vervollständigt werden, auch mittels einer ergänzenden Erklärung.

Löschung (Art. 17)

Sie können die Löschung verlangen, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden, die Einwilligung widerrufen wurde, Sie erfolgreich widersprechen oder die Verarbeitung unrechtmäßig war — es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein Rechtsanspruch verpflichtet uns zur Aufbewahrung.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, solange die Richtigkeit bestritten ist, anstelle der Löschung, wenn Sie die Daten für Rechtsansprüche benötigen, oder solange ein Widerspruch nach Art. 21 geprüft wird.

Datenübertragbarkeit (Art. 20)

Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag und erfolgt sie automatisiert, können Sie Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln lassen.

Widerspruch (Art. 21)

Sie können der Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f beruht, jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir stellen sie dann ein, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung von Rechtsansprüchen dient.

Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3)

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, und zwar so einfach, wie sie erteilt wurde. Die Cookie-Einwilligung widerrufen Sie über die Einstellungen, die auf der Seite zur Cookie-Richtlinie beschrieben sind.

Beschwerde (Art. 77)

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, unbeschadet anderer Rechtsbehelfe.

9. Wie die Daten geschützt sind und wie sich diese Erklärung ändert

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko nach Art. 32 DSGVO angemessen sind. Der Datenverkehr zu dieser Website und zur Anwendung ist bei der Übertragung mit aktuellem TLS verschlüsselt. Gespeicherte Dokumente sind verschlüsselt abgelegt. Passwörter werden nie in wiederherstellbarer Form gespeichert. Der Zugang zu Produktivsystemen ist auf namentlich benannte Personen beschränkt, erfolgt individuell authentifiziert und wird protokolliert.

Innerhalb der Anwendung ist die Trennung strukturell und nicht bloß empfohlen. Die Anmeldung verlangt eine Workspace-ID zusätzlich zu E-Mail-Adresse und Passwort, und Zugangsdaten gelten immer nur innerhalb ihres eigenen Workspace. Jeder Datensatz gehört zu einem Konto, und Abfragen sind darauf begrenzt. Rollen begrenzen, was ein angemeldeter Benutzer tun darf — Administrator, Supervisor, Nur-Lese-Zugriff und eine Support-Rolle —, und den Nur-Lese-Zugriff gibt es genau deshalb, damit ein Buchhalter oder Prüfer die Zahlen einsehen kann, ohne sie ändern zu dürfen.

Backups werden regelmäßig erstellt und Wiederherstellungen geübt. In einer Private Cloud werden die Backups zusätzlich an den eigenen Standort des Kunden gespiegelt, und die Umgebung läuft auf dedizierten Ressourcen mit Redundanz und Überwachung. Keine Sicherheitsmaßnahme ist absolut: Eine Übertragung über das Internet kann nie garantiert frei von Mitlesen sein, und wir behaupten nichts anderes.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die darin beschriebene Verarbeitung ändert, wenn sich Infrastruktur oder Auftragsverarbeiter ändern oder wenn Rechtsprechung oder aufsichtsbehördliche Hinweise es erfordern. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung vom 3. August 2026 (Version 1.0). Wesentliche Änderungen, die Kunden betreffen, werden zusätzlich in der in den AGB geregelten Weise mitgeteilt. Diese Seite vor einer Verlängerung erneut zu lesen, ist die zwei Minuten wert.