Modul Finanzen & Buchhaltung
Immobilienbuchhaltung und Rechnungsintegration
Rechnungen und Umlagerechnungen entstehen aus denselben Objekt- und Verbrauchsdaten, die Sie ohnehin pflegen, werden über Ihre Rechnungsplattform ausgestellt und fließen in Ihr Hauptbuch zurück. Nichts wird zweimal erfasst.
- Umlagerechnungen tragen das Verbrauchsdetail, aus dem sie entstanden sind
- Anbindung an die Rechnungsplattform mit Belegarten, Nummernkreisen und Ist-Versteuerung
- Buchhaltungsschnittstelle über GraphQL, authentifiziert per Client-SSL-Zertifikat
- Zugangsdaten je Benutzer, sodass jeder Beleg über den Zugang der richtigen Person ausgestellt wird
Das Argument
Die Zahl, die die Weiterberechnung verlässt, ist die Zahl, die im Hauptbuch ankommt
Die meisten Weiterberechnungen von Nebenkosten enden auf dieselbe Weise. Eine Tabellenkalkulation wird exportiert. Jemand liest die umgelegten Beträge auf dem einen Bildschirm ab und tippt sie in den nächsten ein. Einen Monat später fragt ein Mieter eine Position an, und die einzige Möglichkeit zu antworten besteht darin, die Berechnung aus dem Gedächtnis neu aufzubauen.
Jede dieser Übergaben ist eine Stelle, an der sich eine Zahl verändert. Nicht oft, aber oft genug, dass der Abgleich zur Daueraufgabe wird statt zur Kontrolle.
Hier ist die Kette geschlossen. Aus einem Zählerstand wird ein Verbrauchswert. Der Umlageschlüssel macht daraus eine Umlageposition gegen einen bestimmten Kunden und eine bestimmte Einheit. Aus der Umlageposition wird eine Umlagerechnung. Die Rechnung wird über Ihre Rechnungsplattform ausgestellt und kommt mit externer Serie, Belegdatum und Referenz zurück, die am Datensatz gespeichert werden.
Fragt der Mieter die Position an, öffnen Sie die Rechnung und gehen zurück bis zur Ablesung. Dieselbe Zahl, eine Herleitung, ein Änderungsprotokoll.
Was das Modul leistet
Rechnungsstellung, die auf Objektdaten aufsetzt, statt sie abzutippen
Das Finanzmodul sitzt auf den Datensätzen, die Sie ohnehin führen. Es verlangt nicht, sie ein zweites Mal zu erfassen.
Rechnungen und Umlagerechnungen
Zwei Arten von Belegen. Eine einfache Rechnung an einen Kunden und eine Umlagerechnung, die einen Abrechnungszeitraum abdeckt und das Verbrauchsdetail — welche Umlagepositionen, welche Verbrauchsstellen — im Datensatz selbst trägt.
Aus den Quelldaten erzeugt
Die Rechnungsbeträge stammen aus Verträgen, Preispositionen, Umlagepositionen und verbrauchsunabhängigen Positionen, die bereits im System liegen. Kein Exportschritt, keine Zwischentabelle, keine zweite Version der Wahrheit, die abgeglichen werden muss.
Vorschau vor dem Ausstellen
Umlagerechnungen werden in der Vorschau geprüft, bevor irgendetwas an die Rechnungsplattform geht. Sie sehen, wie jeder Beleg zusammengesetzt ist, korrigieren weiter oben, wenn eine Zahl nicht stimmt, und stellen gesammelt aus, sobald der Zeitraum steht.
Nummernkreise in Ihrer Hand
Belegart, Präfix und Suffix des Nummernkreises, Belegtitel, Bezeichnungen von Aussteller und Kunde sowie das Zahlungsziel in Tagen werden je Satz Zugangsdaten konfiguriert. Ausgestellte Belege folgen damit der Nummerierung, die Ihr Buchhalter erwartet.
Ist-Versteuerung
Konten, die nach der Ist-Versteuerung abrechnen — in Rumänien TVA la încasare —, werden auf Ebene der Zugangsdaten gekennzeichnet. Ausgestellte Belege tragen den Hinweis von Anfang an, statt nachträglich vom Buchhalter korrigiert zu werden.
Versand und externe Referenz
Ausgestellte Belege lassen sich über die Rechnungsplattform per E-Mail an den Kunden senden, wahlweise mit BCC. Externe Serie, Belegdatum und ein direkter Link zum Beleg werden am Datensatz zurückgespeichert.
Der Weg einer Zahl
Vom Zählerstand bis zum gebuchten Beleg
Fünf Stufen, zwischen keinen zweien davon eine Übertragung von Hand.
-
Ablesung erfassen
Der Stand eines Zählers oder Unterzählers wird erfasst, einzeln oder über die Sammelablesung, die Zähler für Zähler durch das Objekt führt. Ablesungen des Versorgers und Lieferantenrechnungen werden zum selben Zeitraum erfasst.
-
Verbrauch umlegen
Der Umlageschlüssel greift — nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder als eigene Formel, die der Formelinterpreter auswertet. Grundgebühren kommen als verbrauchsunabhängige Positionen hinzu.
-
Umlagepositionen bilden
Der umgelegte Verbrauch wird nach Versorgungsart und Umlageart zu Umlagepositionen gruppiert, jede dem Kunden und der Einheit zugeordnet, zu der sie gehört, und jede trägt weiterhin die Herleitung ihres Betrags.
-
Rechnung prüfen und ausstellen
Die Positionen werden zu Umlagerechnungen zusammengestellt, in der Umlage-Übersicht geprüft und dann gesammelt über die Rechnungsplattform ausgestellt — mit den Zugangsdaten des richtigen Benutzers und unter dem richtigen Rechtsträger.
-
Buchhaltung und Auswertung
Der ausgestellte Beleg kommt mit externer Serie und Belegdatum zurück. Die Buchhaltungsschnittstelle liest gebuchte Umsatz- und Aufwandspositionen je Zeitraum und je Objekt in die Auswertungen zurück.
Rechnungsplattform
Die Anbindung an die Rechnungsplattform
Belege entstehen über die Schnittstelle der angebundenen Rechnungsplattform und werden nicht exportiert, damit sie jemand erneut eingibt; für den ausgestellten Beleg selbst bleibt die Plattform das führende System.
Was die Plattform für einen korrekten Beleg braucht, liegt je Satz Zugangsdaten vor: die Belegart, Präfix und Suffix des Nummernkreises, die Bezeichnungen von Beleg und Parteien, das Zahlungsziel in Tagen und die Angabe, ob das Konto der Ist-Versteuerung unterliegt.
Manche Konfigurationen verlangen, dass jeder Kunde eine interne Referenz trägt, bevor ein Beleg an ihn ausgestellt werden kann. Wo das gilt, prüft das System es bei der Validierung — Sie erfahren es vor dem Lauf und nicht erst, wenn die Plattform den zwanzigsten Beleg zurückweist.
Nach dem Ausstellen behält jeder Datensatz die externe Referenz, die zurückgemeldete Serie und das Belegdatum, einen Link zur Ansicht und ein Kommunikationsprotokoll darüber, was wann mit der Plattform ausgetauscht wurde.
Buchhaltungsschnittstelle
Das Hauptbuch, über GraphQL, per Zertifikat authentifiziert
Die Buchhaltungsseite bedient ein eigener Connector. Er spricht GraphQL und authentifiziert sich mit Client-SSL-Zertifikaten; der Kanal zwischen Ihrem Objektsystem und Ihrer Buchhaltung ist damit kein geteiltes Passwort in einem Einstellungsfeld.
Der Connector liest gebuchte Zahlen zurück: Umsatz- und Aufwandspositionen für einen gewählten Zeitraum, entweder über das gesamte Konto oder eingegrenzt auf ein einzelnes Objekt. Diese Zahlen fließen in die Umsatzverläufe und in die Investitions- und Betriebsanalysen, statt in einer eigenen Auswertung zu liegen, die niemand öffnet.
Die Aufrufe werden serialisiert und zwischengespeichert. Das zählt, wenn ein großes Portfolio ein ganzes Jahr an Positionen über alle Objekte auf einmal anfordert: Die Auswertungen bleiben bedienbar, und das Buchhaltungssystem wird nicht überrannt.
Die Integrationsschicht ist darauf ausgelegt, weitere Anbindungen aufzunehmen. Heute sind es zwei — eine für das Ausstellen, eine für das Hauptbuch. Eine dritte ist Arbeit an einer bestehenden Struktur und keine Neuentwicklung des Finanzmoduls.
Wer was ausstellt
Der richtige Beleg, von der richtigen Person, für die richtige Gesellschaft
Ein Portfolio liegt selten in einer einzigen Gesellschaft, und Rechnungen stellt selten eine einzige Person aus. Beides ist abgebildet, statt umgangen zu werden.
- Zugangsdaten je Benutzer — Zugangsdaten zu externen Plattformen liegen je Benutzer vor und werden verschlüsselt gespeichert. Ein Beleg, den ein Kollege ausstellt, wird über dessen Plattformzugang und dessen Nummernkreis ausgestellt, nicht über einen gemeinsamen Login
- Mehrere Rechtsträger — ein Konto kann mehrere Rechtsträger führen. Verträge und die daraus folgenden Rechnungen verteilen sich auf die Vermietergesellschaften, denen sie tatsächlich gehören, statt zu einer einzigen Abrechnungsidentität zusammenzufallen
- Rollen, die zur Arbeit passen — die Rollen Administrator, Supervisor und Nur-Lese-Zugriff gelten für Finanzdatensätze wie überall sonst. Eine externe Buchhaltung kann Nur-Lese-Zugriff auf ausgestellte Belege erhalten, ohne Rechte an Verträgen oder Zählerdaten zu bekommen
- Ein Nachweis dessen, was versandt wurde — jeder ausgestellte Beleg behält sein Austauschprotokoll mit der Rechnungsplattform, seine externe Referenz und Serie sowie alle Prüfanmerkungen, die am Datensatz hinterlassen wurden. Fragen nach Monaten haben eine Antwort in der Akte
- Eine Abrechnung, die der Mieter lesen kann — das Abrechnungsblatt je Kunde entsteht als PDF im eigenen Erscheinungsbild und zeigt, wie jede Zahl hergeleitet wurde — Ablesungen, Umlageschlüssel, Anteil, Zeitraum — mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Schriftgrößen
Die Anbindungen laufen ausgehend. Das Produkt stellt Belege in Ihrer Rechnungsplattform aus und liest Zahlen aus Ihrem Hauptbuch zurück; es bietet keine öffentliche Schnittstelle, über die Fremdsysteme hineinschreiben könnten.
Vorher und nachher
Der manuelle Weg und der integrierte Weg
Der Unterschied liegt nicht allein in der Geschwindigkeit, sondern darin, wie viele unabhängige Kopien einer Zahl es nach dem Periodenabschluss gibt.
| Schritt | Tabellenkalkulation und Eingabe von Hand | Mit dem Finanzmodul |
|---|---|---|
| Nebenkosten umlegen | Formeln von Hand in einer Arbeitsmappe gepflegt und in jede Periode kopiert | Umlageschlüssel an der Umlageposition, ausgewertet vom Formelinterpreter |
| Rechnungszeilen erzeugen | Beträge auf einem Bildschirm abgelesen, in den nächsten getippt | Umlagerechnungen entstehen aus den Positionen selbst |
| Nummernkreis und Belegart | Je Beleg gesetzt von dem, der an diesem Tag ausstellt | Einmal je Satz Zugangsdaten konfiguriert, bei jedem Ausstellen angewendet |
| Ist-Versteuerung | Im Kopf behalten oder später vom Buchhalter korrigiert | An den Zugangsdaten hinterlegt und auf ausgestellte Belege angewendet |
| Unter der richtigen Gesellschaft ausstellen | Eigene Arbeitsmappe oder eigener Plattformzugang je Gesellschaft | Mehrere Rechtsträger in einem Konto |
| Eine Mieteranfrage beantworten | Die Berechnung neu aufbauen und hoffen, dass sie passt | Die Rechnung öffnen und ihr bis zur Ablesung zurück folgen |
| Zahlen in die Buchhaltung übernehmen | Aus der Rechnungsplattform abgetippt | Gebuchte Positionen über die Buchhaltungsschnittstelle zurückgelesen |
Was es kostet
Als Modul zum Basistarif berechnet
Die Immobilienverwaltung ist immer enthalten. Buchhaltung & Rechnungsintegration ist eines von vier optionalen Modulen, alle zum selben Preis.
Standard
Für ein einzelnes Portfolio, dem die Tabellenkalkulation zu eng geworden ist.
- Benutzer 3
- Objekte 10
- Nutzungseinheiten 50
- Räume und Gemeinschaftsflächen 200
- Dokumentenspeicher 25 GB
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Extended
Für Verwaltungen mit mehreren Objekten und Rechtsträgern.
- Benutzer 10
- Objekte 50
- Nutzungseinheiten 250
- Räume und Gemeinschaftsflächen 1.000
- Dokumentenspeicher 100 GB
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Alle Preise zzgl. MwSt. Vollständige Inklusivkontingente, Preise für Mehrnutzung und die Konditionen der Private Cloud stehen auf der Preisseite.
Optionale Module
Was jedes Modul hinzufügt
Buchhaltung & Rechnungsintegration ist das Modul, das diese Seite beschreibt: Rechnungen, Umlagerechnungen, die Rechnungsplattform und die Buchhaltungsschnittstelle.
Vermietung & Verträge
Mietverträge, Leihverträge, Mieter und Erinnerungen an Fristen.
Nebenkosten & Kostenumlage
Zähler, Lieferantenrechnungen, Umlageschlüssel und Umlagerechnungen.
Buchhaltung & Rechnungsintegration
Belege auf Ihrer Rechnungsplattform ausstellen und in die Buchhaltung übernehmen.
Investitions- & Betriebsanalysen
Umsatzverläufe, Verbrauchsauswertungen und Investitionsrechnungen.
Facility Management
Anlagenkataster, Anlagenverknüpfungen und Servicepartner.
Nebenkosten & Kostenumlage wird meist zusammen damit gebucht, weil dort die Zahlen entstehen, die abgerechnet werden, und Investitions- & Betriebsanalysen nutzt die gebuchten Zahlen, die die Buchhaltungsschnittstelle zurückliest.
Der Einstieg
Onboarding und Support
Onboarding-Paket
€ 400
Einrichtung des Kontos, vier Stunden Schulung vor Ort, Anfahrt sowie Support per Telefon und E-Mail in den ersten sechs Wochen.
Support, Beratung und Schulung
€ 75 /Stunde
Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Fragen
Gefragt von der Person, die es am Ende abstimmen muss
Mit welcher Rechnungsplattform arbeitet die Software zusammen?
Eine Rechnungsplattform ist heute angebunden; die Seite zu den Integrationen beschreibt sie und die aktuelle Liste vollständig. Belege entstehen über ihre Schnittstelle, mit der Belegart, dem Präfix und Suffix des Nummernkreises, den Bezeichnungen von Beleg und Parteien, dem Zahlungsziel in Tagen und der Einstellung zur Ist-Versteuerung, die Sie konfigurieren. Ausgestellte Belege melden ihre externe Serie, ihr Belegdatum und einen Link zur Ansicht zurück; diese Angaben werden am Rechnungsdatensatz im Objektsystem gespeichert.
Wie vermeidet die Buchhaltungsintegration, dass Zahlen erneut eingetippt werden?
Rechnungen und Umlagerechnungen entstehen aus denselben Datensätzen, die die Beträge erzeugt haben — Verträge, Preispositionen, Umlagepositionen und verbrauchsunabhängige Positionen. Nichts wird in eine Tabellenkalkulation exportiert und wieder eingetippt. Belege werden unmittelbar über die Rechnungsplattform ausgestellt, und die Buchhaltungsschnittstelle liest gebuchte Umsatz- und Aufwandspositionen für die Auswertungen zurück.
Wird die Ist-Versteuerung (TVA la încasare) unterstützt?
Ja. Die Ist-Versteuerung wird an den Zugangsdaten hinterlegt, mit denen Belege ausgestellt werden. Jeder Beleg unter dieser Konfiguration trägt den Hinweis bereits beim Ausstellen und muss nicht nachträglich korrigiert werden. Für rumänische Konten unter dieser Regelung ist das wesentlich, weil die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten auf dem Beleg selbst erscheinen muss.
Lassen sich aus einem Konto Rechnungen für mehrere Vermietergesellschaften ausstellen?
Ja. Ein Konto kann mehrere Rechtsträger führen — im System als Organisationen des Kontos geführt —, und Verträge hängen an der Gesellschaft, der sie tatsächlich gehören. Rechnungen folgen dieser Zuordnung. Zusammen mit den Zugangsdaten je Benutzer für die Rechnungsplattform wird ein Beleg unter der richtigen Gesellschaft und über den Plattformzugang der richtigen Person ausgestellt.
Was ist, wenn wir ein anderes Buchhaltungssystem einsetzen?
Heute gibt es zwei Anbindungen: eine Rechnungsplattform für das Ausstellen der Belege und ein Buchhaltungssystem für das Hauptbuch. Die Integrationsschicht ist darauf ausgelegt, weitere aufzunehmen; eine hinzuzufügen ist Arbeit an einer bestehenden Struktur und keine Neuentwicklung. Sagen Sie uns, welches System Sie einsetzen, und Sie erhalten vor jeder Festlegung eine ehrliche Einschätzung.
Ist die Verbindung zur Buchhaltung sicher?
Die Buchhaltungsschnittstelle läuft über GraphQL und authentifiziert sich mit Client-SSL-Zertifikaten statt mit einem gemeinsamen Passwort in einem Einstellungsfeld. Zugangsdaten zu externen Plattformen liegen je Benutzer vor und werden verschlüsselt gespeichert. Mehr zu Hosting, Rollen und Datenschutz steht auf der Seite zur Sicherheit.
Nächster Schritt
Hören Sie auf, Ihre eigenen Zahlen abzustimmen
Wenn Ihre Nebenkostenabrechnungen und Ihr Hauptbuch heute über eine Tabellenkalkulation und eine sorgfältige Person verbunden sind, gibt es einen kürzeren Weg. Sagen Sie uns, welche Rechnungs- und Buchhaltungssysteme Sie einsetzen.