Kernmodul
Immobilienverwaltungssoftware, vom Grundstück bis zum Raum
Eine typisierte Hierarchie für Ihren gesamten Bestand: Objektgruppen, Objekte, Nutzungseinheiten, Räume und Gemeinschaftsflächen. Flächen summieren sich automatisch. Katasterdaten stehen dort, wo sie hingehören.
- Vier Ebenen: Objektgruppe, Objekt, Nutzungseinheit, Raum oder Gemeinschaftsfläche
- Flächen summieren sich automatisch vom Raum über die Einheit und das Objekt bis zur Gruppe
- Katasternummer, topografische Nummer und Grundbuchangaben je Objekt
- In jedem Abonnement enthalten. Der Portfoliokern ist kein kostenpflichtiges Zusatzmodul
Die Struktur
Vier Ebenen, eine Datenstruktur
Jedes Portfolio im System besteht aus denselben vier Ebenen. Nichts bleibt Freitext, und nichts wird versehentlich verschachtelt: Ein untergeordneter Datensatz wird vor dem Speichern gegen seine übergeordnete Ebene geprüft.
Objektgruppe
Die oberste Ebene. In der Regel ein Standort, eine Liegenschaft, ein Ankauf oder eine rechtliche Zusammenfassung. Trägt Name, Beschreibung, Geokoordinaten und eine interne Referenz. Statistiken und Umsatzverläufe werden je Gruppe ausgewiesen.
Objekt
Ein Gebäude oder ein Grundstück innerhalb einer Gruppe. Enthält die Adresse, Grundstücksfläche, bebaute Fläche und Nutzfläche sowie Katasterdaten, topografische Angaben und Grundbuchangaben. Gemeinschaftsflächen hängen hier, nicht an den Einheiten.
Nutzungseinheit
Die vermietbare Einheit: eine Wohnung, eine Gewerbeeinheit oder eine Lagereinheit. Trägt ihre Wohnungsnummer, eigene Flächen, ihre interne Referenz und bei Bedarf eine eigene Buchhaltungsreferenz.
Räume und Gemeinschaftsflächen
Die unterste Ebene. Räume gehören zu einer Einheit und tragen bebaute Fläche, Nutzfläche und Raumhöhe. Gemeinschaftsflächen – Innenhöfe, Stellplätze, Treppenhäuser – gehören zum Objekt und werden geteilt.
Ehrlich betrachtet
Warum eine Tabellenkalkulation ein Portfolio ab etwa zehn Gebäuden nicht mehr trägt
Eine Tabelle hat einen einzigen flachen Namensraum. Ein Portfolio hat vier Ebenen. Eine Zeile je Einheit funktioniert bis zu dem Tag, an dem Sie Flächen auf Raumebene brauchen; dann legen Sie ein zweites Blatt an, und innerhalb eines Quartals laufen beide auseinander.
Summen in einer Tabelle sind kopierte Formeln. Sie brechen still, sobald jemand eine Zeile einfügt, und niemand erfährt davon. Hier wird die gesamte Nutzfläche eines Objekts nicht eingetippt: Sie ist die Summe seiner Nutzungseinheiten und Gemeinschaftsflächen und wird neu berechnet, sobald sich ein Raum ändert.
Eine Tabelle hat außerdem kein Typsystem. „Garage“ in einer Zeile, „garage“ in der nächsten und „Stellplatz“ in einer dritten sind für eine Maschine drei verschiedene Dinge – daraus lässt sich kein Umlageschlüssel ableiten. Erst typisierte Räume und typisierte Flächen machen eine Umlage nach Fläche und nach Einheiten überhaupt möglich.
Und eine Tabelle kann nicht garantieren, dass eine Einheit zu dem Gebäude gehört, das Sie vermuten. Sobald Sie Versorgungsleistungen weiterberechnen, ist eine falsche Fläche kein Schönheitsfehler mehr: Sie ist eine falsche Rechnung, die das Haus verlässt und bei einem Mieter landet.
Typisiert statt Freitext
Die Einheiten-, Raum- und Flächentypen, die Sie erfassen können
Das sind die Typen, die das System mitbringt. Sie sind bewusst festgelegt: Erst ein geschlossenes Vokabular sorgt dafür, dass sich Flächen korrekt summieren und Umlageschlüssel ohne manuelle Zuordnung aufgelöst werden.
- Typen von Nutzungseinheiten — Wohnung, Gewerbeeinheit und Lagereinheit. Der Typ steuert, wie eine Einheit in Verträgen und Auswertungen behandelt wird, und trennt in einem gemischt genutzten Objekt Wohn- von Gewerbeumsatz, ohne dass Sie jeden Datensatz von Hand mit Schlagworten versehen.
- Raumtypen — Wohnzimmer, Badezimmer, Küche, Abstellraum, Flur, Dachboden, Keller und Treppenhaus. Jeder Raum trägt bebaute Fläche, Nutzfläche und Höhe sowie einen Sortierindex, damit die Räume einer Einheit in der Reihenfolge erscheinen, in der Sie sie tatsächlich abgehen.
- Typen für Gemeinschafts- und Außenflächen — Innenhof, Stellplatz, Grundstück, Gebäude, Flur und Treppenhaus. Sie gehören zum Objekt und nicht zu einer einzelnen Einheit und lassen sich in die Flächensummen eines Objekts einbeziehen oder davon ausnehmen.
- Objekttypen — Gebäude und Grundstück. Ein unbebautes Grundstück ist ein vollwertiger Datensatz mit eigenen Katasterdaten und eigener Grundstücksfläche – keine Platzhalterzeile, die darauf wartet, dass ein Gebäude darauf gestellt wird.
Flächen
Flächen summieren sich automatisch, Maße ebenso – ohne Handarbeit
Erfassen Sie Flächen auf der Ebene, auf der sie Ihnen tatsächlich vorliegen. Raumflächen summieren sich in die Nutzungseinheit. Einheitenflächen summieren sich, mit oder ohne Gemeinschaftsflächen, in das Objekt. Objektflächen summieren sich in die Gruppe. Liegt für eine Ebene ein aufgemessener Wert vor, tragen Sie ihn direkt ein; er hat Vorrang vor der berechneten Summe.
Drei Flächenangaben werden getrennt geführt, weil sie unterschiedliche Fragen beantworten: Grundstücksfläche, bebaute Fläche und Nutzfläche. Räume und Gemeinschaftsflächen tragen zusätzlich eine Höhe, damit auch Fragen nach dem Volumen beantwortbar bleiben.
Die Flächeneinheit wird je Konto festgelegt und nach unten vererbt; Hektar werden vor jeder Summenbildung in Quadratmeter umgerechnet. Ein Grundstück in Hektar und eine Wohnung in Quadratmetern können deshalb in derselben Summe stehen, ohne dass jemand von Hand umrechnet.
Summen großer Portfolios werden zwischengespeichert und verworfen, sobald sich die Struktur darunter ändert. Eine Gruppe mit mehreren Hundert Einheiten öffnet dadurch weiterhin ohne Wartezeit.
Die amtlichen Angaben
Katasterdaten, Grundbuch und Referenzen direkt am Datensatz
Die Unterlagen, die ein Objekt rechtlich identifizieren, gehören an das Objekt und nicht in ein Verzeichnis auf irgendeinem Rechner.
Katasternummer und topografische Nummer
Jedes Objekt führt seine Katasternummer und seine topografische Nummer als eigene Felder, durchsuchbar und filterbar. Ein Grundstück lässt sich damit über seine amtliche Kennung finden und nicht nur über den Namen, den ihm intern jemand gegeben hat.
Grundbuchangaben
Ein Freitextfeld zum Grundbuch nimmt die Eintragungen, Belastungen und Verweise auf, die in kein festes Schema passen – aufbewahrt neben dem Grundstück, das sie beschreiben, statt in einem Anhang, den niemand öffnet.
Interne Referenz und Buchhaltungsreferenz
Jeder Datensatz nimmt eine interne Referenz auf, eindeutig innerhalb Ihres Workspace und in der gesamten Oberfläche dem Namen vorangestellt. Objekte und Einheiten führen zusätzlich eine eigene Buchhaltungsreferenz für den Nummernkreis Ihrer Buchhaltung.
Zuordnung zum Rechtsträger
Ordnen Sie eine Objektgruppe, ein Objekt oder eine Einheit einem der Rechtsträger Ihres Kontos zu. Ohne eigene Zuordnung erben Datensätze den Rechtsträger der übergeordneten Ebene, sodass ein Portfolio, das sich auf mehrere Vermietergesellschaften verteilt, korrekt zugeordnet bleibt.
Adresse und Koordinaten
Adressen von Objekten sind innerhalb eines Workspace eindeutig. Das fängt das Duplikat ab, das ein halbes Jahr später in leicht abweichender Schreibweise angelegt wird. Objektgruppen führen zusätzlich Breiten- und Längengrad.
Kommentare am Datensatz
Jeder Datensatz nimmt Kommentare Ihres Teams auf, gespeichert am Datensatz und der Person zugeordnet, die sie geschrieben hat. Entscheidungen über ein Gebäude bleiben beim Gebäude.
Arbeiten mit der Struktur
Dokumente, Schlagworte, Diagramme und Statistiken je Gruppe
Eine Struktur nützt nur, wenn sich etwas daran hängen, darin suchen und sie als Ganzes betrachten lässt.
Dokumente und Anhänge
Hängen Sie Pläne, Urkunden, Fotos, Schriftverkehr und Nachweise an jeden Datensatz der Hierarchie. Die Ablage liegt auf S3 und wird auf das Inklusivkontingent Ihres Tarifs für Dokumente angerechnet; zusätzliche Gigabyte werden pro Monat berechnet.
Freie Schlagworte
Typsichere Hierarchie für die Struktur, freie Schlagworte für alles Übrige. Kennzeichnen Sie Datensätze als in Sanierung, gefördert oder Teil eines Verkaufspakets – ganz danach, wonach Ihre Organisation tatsächlich filtern muss.
Hierarchiediagramm
Zu jedem Datensatz erzeugt das System ein Diagramm seiner Position: die übergeordneten Ebenen oben, die untergeordneten gruppiert darunter, mit Monatsumsatz und Anzahl aktiver Verträge an den Knoten, die beides führen. Hilfreich bei Übergaben und Prüfungen.
Statistiken je Objektgruppe
Eine Statistikansicht je Objektgruppe: Anzahl der Objekte, Nutzungseinheiten und Räume, Grundstücksfläche, bebaute Fläche und Nutzfläche, aktuelle monatliche Mieteinnahmen je Währung sowie Umsatz je Quadratmeter.
Filter und CSV-Export
Jede Liste lässt sich nach Typ, Gruppe, Referenz, Schlagwort und den genannten Feldern filtern; die Zähler verlinken direkt in die gefilterte Liste. Vertragsdaten lassen sich als CSV exportieren, wenn Sie sie außerhalb des Systems brauchen.
Drei Oberflächensprachen
Englisch, Deutsch und Rumänisch. Relevant, wenn die Person, die Zählerstände erfasst, und die Person, die die Statistik liest, keine gemeinsame Arbeitssprache haben.
In Zahlen
Was das Kernmodul abbildet
Benutzer können sie nicht erweitern. Wenn Ihr Portfolio einen Typ braucht, der hier fehlt, sagen Sie uns, welchen.
Trennung und Zugriff
Ein Workspace, strikte Trennung, definierte Rollen
Jeder Datensatz gehört zu einem Konto. Wenn Sie eine Einheit an ein Objekt hängen, prüft das System vor dem Speichern, ob das Objekt zu Ihrem Konto gehört. Verweise über Kontogrenzen hinweg werden im Modell abgewiesen und nicht der Oberfläche zur Verhinderung überlassen.
Für die Anmeldung braucht es drei Angaben: eine Workspace-ID, eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Die Workspace-ID trennt Ihre Daten. Zwei Organisationen können dieselbe E-Mail-Domain und sogar dieselbe Adresse verwenden, ohne sich je in die Quere zu kommen, und die Zugangsdaten eines Benutzers gelten nur innerhalb seines eigenen Workspace.
Es gibt die Rollen Administrator, Supervisor und Nur-Lese-Zugriff sowie eine Support-Rolle. Der Support arbeitet über einen begleiteten Benutzerwechsel mit Änderungsprotokoll; wer Ihnen hilft, tut das nie anonym.
Zyklische Über- und Unterordnungen sind grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Struktur kann sich nicht selbst enthalten, wie kreativ die Umorganisation auch ausfällt.
Was darauf aufsetzt
Der Portfoliokern ist die Grundlage, aus der die anderen Module lesen
Verträge, Zähler, technische Anlagen und Rechnungen verweisen alle auf Datensätze dieser Hierarchie. Die Struktur einmal richtig anzulegen, macht alles Weitere erst möglich.
Vermietung und Verträge
Mietverträge, Leihverträge und Aufhebungsverträge hängen an Einheiten, Objekten oder Gruppen, mit Preispositionen, Vertragsverläufen und automatischen Erinnerungen vor Ende- und Verlängerungsfristen.
Nebenkostenabrechnung
Umlageschlüssel nach Fläche oder nach Einheiten werden aus den hier geführten Flächen berechnet. Unterzähler hängen an Verbrauchsstellen innerhalb der Struktur.
Facility Management
Technische Anlagen – Aufzüge, Heizungsanlagen, Photovoltaikanlagen, Brandschutz – werden an dem Gebäude erfasst, das sie enthält, samt Servicepartnern und Preislisten.
Finanzen und Buchhaltung
Rechnungen und Umlagerechnungen entstehen aus Portfolio- und Verbrauchsdaten und werden an Ihre Rechnungsplattform und Ihr Hauptbuch übergeben.
Auswertungen und Analysen
Umsatzverläufe global, je Objektgruppe, je Rechtsträger oder nach beidem zugleich, dazu Verbrauchsverläufe und Investitionsanalysen.
Betrieb
Betrieb auf geteilter, in der EU gehosteter Infrastruktur oder auf einer dedizierten Installation mit gespiegelten Backups, Hochverfügbarkeit und White Labelling.
Enthalten, nicht extra
Die Immobilienverwaltung steckt in jedem Tarif
Der Tarif legt die Inklusivkontingente fest, und gezählt wird genau in den Datensätzen, die diese Seite beschreibt: Benutzer, Objekte, Nutzungseinheiten, Räume oder Flächen und Dokumentenspeicher.
Standard
Für ein einzelnes Portfolio, dem die Tabellenkalkulation zu eng geworden ist.
- Benutzer 3
- Objekte 10
- Nutzungseinheiten 50
- Räume und Gemeinschaftsflächen 200
- Dokumentenspeicher 25 GB
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Extended
Für Verwaltungen mit mehreren Objekten und Rechtsträgern.
- Benutzer 10
- Objekte 50
- Nutzungseinheiten 250
- Räume und Gemeinschaftsflächen 1.000
- Dokumentenspeicher 100 GB
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Vermietung und Verträge, Nebenkosten und Kostenumlage, Buchhaltungs- und Rechnungsintegration sowie Investitions- und Betriebsanalysen sind optionale Module obendrauf. Oberhalb des Tarifs Extended wird Wachstum zu den veröffentlichten Sätzen je Einheit abgerechnet. Die vollständige Aufstellung samt Preisrechner steht auf der Preisseite.
Fragen
Gestellt, bevor das erste Objekt erfasst ist
Ist die Immobilienverwaltung in jedem Tarif enthalten oder ist sie ein kostenpflichtiges Modul?
Sie ist in jedem Abonnement enthalten. Beide Tarife bringen die vollständige Hierarchie mit; unterschiedlich sind die Inklusivkontingente für Benutzer, Objekte, Nutzungseinheiten, Räume oder Flächen und Dokumentenspeicher. Vermietung und Verträge, Nebenkosten und Kostenumlage, Buchhaltungs- und Rechnungsintegration sowie Investitions- und Betriebsanalysen sind optionale Module, die Sie bei Bedarf hinzunehmen. Die veröffentlichten Tarif- und Modulpreise stehen auf der Preisseite, und alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt.
Muss ich jeden Raum erfassen, um das System zu nutzen?
Nein. Erfassen Sie Flächen auf der Ebene, für die Ihnen belastbare Werte vorliegen. Ein Objekt mit aufgemessener Nutzfläche funktioniert auch ohne einen einzigen erfassten Raum. Details auf Raumebene zahlen sich aus, wenn Sie flächenbasierte Umlageschlüssel für die Weiterberechnung brauchen oder wenn Sie Sanierungen steuern und Maße je Fläche benötigen. Sie können das später nachtragen.
Wie werden die Flächen eines Objekts berechnet?
Raumflächen summieren sich in ihre Nutzungseinheit, Einheitenflächen in ihr Objekt und Objektflächen in die Objektgruppe. Gemeinschaftsflächen lassen sich in die Summe eines Objekts einbeziehen oder davon ausnehmen. Tragen Sie auf einer Ebene einen Wert direkt ein, hat dieser Vorrang vor der berechneten Summe. Hektar werden vor der Summenbildung in Quadratmeter umgerechnet.
Kann ein Konto Objekte enthalten, die verschiedenen Gesellschaften gehören?
Ja. Ein Konto kann mehrere Rechtsträger definieren, und Objektgruppen, Objekte und Nutzungseinheiten lassen sich jeweils einem davon zuordnen. Ohne eigene Zuordnung erben Datensätze den Rechtsträger der übergeordneten Ebene. Verträge und Umsatzauswertungen lassen sich anschließend nach Rechtsträger, nach Objektgruppe oder nach beidem gruppieren.
Was passiert, wenn ich die Objekt- oder Einheitengrenzen meines Tarifs überschreite?
Oberhalb des Tarifs Extended wird die Nutzung als Mehrnutzung abgerechnet: ein monatlicher Satz je zusätzlichem Objekt, je zusätzlicher Nutzungseinheit, je zusätzlichem Raum oder je zusätzlicher Gemeinschaftsfläche und je zusätzlichem Gigabyte Speicher, zu den veröffentlichten Sätzen. Beim Überschreiten einer Grenze hört nichts auf zu funktionieren.
Kann ich ein bestehendes Portfolio aus Tabellen importieren?
Die Datenmigration erfolgt im Rahmen des Onboardings oder als Beratungsleistung. Das Onboarding-Paket umfasst die Einrichtung des Kontos, vier Stunden Schulung Ihrer Mitarbeiter vor Ort, die Anreise sowie Nachberatungen in den ersten sechs Wochen. Weiterer Support und weitere Beratung werden danach stündlich und nach bestem Bemühen abgerechnet.
Nächster Schritt
Die Struktur anlegen, bevor die Abrechnung davon abhängt
Die Portfoliohierarchie ist die Grundlage, auf die jedes andere Modul zugreift. Sie bei zehn Gebäuden richtig aufzubauen, ist einfacher, als sie bei fünfzig zu korrigieren.