Verwaltung für Dritte
Hausverwaltungssoftware für Verwalter fremder Objekte
Sie verwalten Gebäude, die Ihnen nicht gehören, für Eigentümer, die ein Recht darauf haben, die Zahlen zu sehen — und ein Recht darauf, zu fragen, wie jede einzelne zustande gekommen ist. Diese Bedingung prägt alles, was folgt.
- Mehrere Rechtsträger je Konto, damit Verträge bei der Vermietergesellschaft bleiben, die sie geschlossen hat
- Rollen für Administration, Supervisor und Nur-Lese-Zugriff, dazu eine Support-Rolle
- Begleiteter Benutzerwechsel für den Support, im Änderungsprotokoll festgehalten
- Umsatzverläufe gruppiert nach Objektgruppe, nach Rechtsträger oder nach beidem
Das strukturelle Problem
Fremde Objekte zu verwalten ändert die Anforderungen
Wer eigene Objekte bewirtschaftet, braucht ein System, das korrekt ist. Eine Hausverwaltung braucht ein System, das korrekt und belegbar ist. Jede Zahl, die Sie erzeugen, gehört zum Gebäude eines anderen, und früher oder später fragt der Buchhalter eines anderen, woher sie stammt.
Praktisch bedeutet das dreierlei. Der Datenbestand muss nach dem Rechtsträger geordnet sein, der den jeweiligen Vertrag tatsächlich hält, und nicht danach, wer ihn gerade verwaltet. Dokumente, die an Kunden gehen, müssen Ihr Erscheinungsbild tragen und nicht das eines Softwareanbieters. Und Menschen müssen sehen können, ohne ändern zu können.
Darunter ist die Arbeit dieselbe wie in jedem anderen Portfolio: Bestand, Verträge, Zähler, Weiterberechnung, Rechnungen. Der Unterschied liegt darin, dass die Grenzen zwischen Eigentümern, Mitarbeitern und Dritten tragend sind und dass das System sie halten muss, ohne dass Sie sie von Hand überwachen.
Zugriff und Erscheinungsbild
Was eine Hausverwaltung braucht und ein selbstverwaltender Eigentümer nicht
Diese Funktionen gibt es genau für dieses Profil. Die meisten Eigentümer, die selbst verwalten, schalten sie nie ein.
Mehrere Rechtsträger
Ein Konto führt mehrere Vermietergesellschaften. Verträge werden dem Rechtsträger zugeordnet, der sie geschlossen hat, und die Umsatzauswertung lässt sich nach Rechtsträger, nach Objektgruppe oder nach beidem zugleich gruppieren.
Rollen für Mitarbeiter und Externe
Administrator, Supervisor, Nur-Lese-Zugriff und eine Support-Rolle. Neue Verwalter, Buchhalter und Aushilfen erhalten den Zugriff, den ihre Arbeit erfordert, und nicht den, der dem System gerade bequem ist.
Nur-Lese-Zugriff für Eigentümer
Ein Eigentümer, der seine eigenen Zahlen verfolgen will, erhält einen Zugang mit Nur-Lese-Zugriff statt eines monatlichen E-Mail-Anhangs. Er sieht die aktuellen Zahlen; einen Vertrag oder einen Zählerstand kann er nicht ändern.
Begleiteter Benutzerwechsel
Support-Mitarbeiter können als anderer Benutzer handeln, um ein Problem nachzustellen oder eine Aufgabe abzuschließen — begleitet und mit protokolliertem Wechsel, sodass die Verantwortung für eine Änderung nie unklar bleibt.
Änderungsprotokoll und Kommentare am Datensatz
Benachrichtigungsereignisse halten fest, was an wen verschickt wurde. Datensätze tragen protokollierte Kommentare, sodass die Begründung einer Korrektur noch lesbar ist, wenn die Person, die sie vorgenommen hat, längst nicht mehr im Haus ist.
Ihr Erscheinungsbild auf den Dokumenten
Logo, Farbschema und Schriftgrößen werden je Konto auf die erzeugten PDFs angewendet. Ausgehende E-Mails können über Ihren eigenen SMTP-Server laufen, sodass Mieter Post von Ihrer Domain erhalten.
Zugriffsmodell
Wer welche Rolle bekommt
Vier Rollen decken die Beteiligten rund um ein verwaltetes Portfolio ab. Vergeben Sie jeweils die engste Rolle, mit der die Person ihre Arbeit erledigen kann.
| Rolle | Gedacht für | Typische Nutzung |
|---|---|---|
| Administrator | Die Personen, die den Workspace betreiben | Kontoeinrichtung, Rechtsträger, Benutzer, Zugangsdaten für Integrationen, Erscheinungsbild |
| Supervisor | Verwalter im Tagesgeschäft | Verträge, Zählerstände, Umlageläufe, Rechnungen ausstellen, Dokumente |
| Nur-Lese-Zugriff | Eigentümer, Buchhalter, Prüfer | Portfolios, Verträge, Verbrauchs- und Umsatzzahlen einsehen, ohne etwas zu ändern |
| Support | Begleitete Fehlersuche | Begleiteter Wechsel in die Sitzung eines Benutzers, um ein Problem nachzustellen oder zu lösen, im Änderungsprotokoll festgehalten |
Rollen gelten innerhalb eines Workspace. Der Workspace ist die harte Datengrenze: Die Anmeldung verlangt neben E-Mail und Passwort eine Workspace-ID, und Zugangsdaten sind nur innerhalb ihres eigenen Workspace gültig. Wenn die Daten eines Kunden für die Leute eines anderen Kunden vollständig unsichtbar bleiben müssen, geben Sie diesem Kunden einen eigenen Workspace, statt sich auf Rollen zu verlassen.
Arbeitsvolumen
Sammelvorgänge über viele Gebäude hinweg
Bei vierzig Gebäuden ist nicht mehr die Berechnung der Engpass, sondern die Erfassung und die Zahl der Masken zwischen einer Ablesung und einer ausgestellten Rechnung.
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Ablesungen, Gebäude für Gebäude
Die Masken für die Sammelablesung sind darauf ausgelegt, ein Gebäude Zähler für Zähler abzugehen und den Ablesegang anschließend am Stück einzutippen, statt je Zähler ein Formular zu öffnen.
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Lieferantenrechnungen, auch als Sammelrechnung
Ein Beleg des Versorgers, der mehrere Versorgungsarten oder mehrere Zeiträume abdeckt, wird als Sammelrechnung erfasst, statt vor der Eingabe von Hand aufgeteilt zu werden.
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Umlageschlüssel je Gruppe angewendet
Umlagepositionen werden nach Versorgungsart und Umlageart gruppiert, die Umlageformeln wertet die Formel-Engine aus. Der Schlüssel wird einmal festgelegt und in jedem Zeitraum wiederverwendet.
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Vorschau, dann gesammelt ausstellen
Die Umlage-Übersicht und die Rechnungsvorschau zeigen das Ergebnis, bevor irgendetwas das System verlässt. Stimmt es, wird gesammelt ausgestellt statt Rechnung für Rechnung.
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Die Zahlen weitergeben
Abrechnungsblätter je Kunde als PDF im eigenen Erscheinungsbild, CSV-Export der Verträge sowie die Rechnungs- und Buchhaltungsanbindungen, um Belege auszustellen und sie in die Buchhaltung zu übernehmen.
Was beim Kunden ankommt
Was der Eigentümer tatsächlich erhält
Beurteilt wird eine Hausverwaltung an dem Dokument, das der Eigentümer oder der Mieter in der Hand hält. Abrechnungsblätter je Kunde entstehen als PDF im eigenen Erscheinungsbild und zeigen die Herleitung jeder Zahl: die verwendeten Zählerstände, die dahinterliegende Lieferantenrechnung, den angewendeten Umlageschlüssel und den daraus folgenden Anteil.
Eigentümer, die lieber laufend mitlesen, erhalten einen Zugang mit Nur-Lese-Zugriff und sehen dieselben Umsatzverläufe wie Sie, gruppiert nach Objektgruppe oder nach Rechtsträger. Das senkt die Zahl der Rückfragen eher, als dass es sie erhöht, weil die Antwort bereits sichtbar ist.
Eine ehrliche Einschränkung. Das Erscheinungsbild — Logo, Farbschema, Schriftgrößen — wird je Konto festgelegt und gilt für die erzeugten Dokumente dieses Kontos. Wenn Sie je verwaltetem Kunden ein optisch eigenes Erscheinungsbild benötigen, führt der Weg entweder über einen eigenen Workspace je Kunde oder über eine Private Cloud mit White Labelling. Das sollte vor dem Onboarding entschieden werden und nicht danach.
Belegbarkeit
Was Sie brauchen, wenn eine Zahl angezweifelt wird
Ein Streit mit einem Eigentümer oder einem Mieter dreht sich selten um die Rechenoperation. Er dreht sich darum, ob sich die Eingangswerte und das Verfahren ein Jahr später noch vorlegen lassen.
- Die Ablesungen mit ihren Daten — Zählerstände von Haupt- und Unterzählern je Zeitraum, mit Ableseverläufen, sodass Anfangs- und Endstände bei einem Mieterwechsel erfasst sind und nicht rekonstruiert werden müssen
- Der Beleg des Versorgers dahinter — Lieferantenrechnungen und Zählerstände des Versorgers, hinterlegt am Versorgungsvertrag, einschließlich Sammelrechnungen über mehrere Versorgungsarten oder Zeiträume zugleich
- Der Umlageschlüssel, so wie er festgelegt wurde — als Formel gespeichert — nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder als eigene Formel — und nicht als Rechnung, die jemand einmal in einer Tabellenkalkulation ausgeführt hat
- Wer was geändert hat und was verschickt wurde — protokollierte Kommentare an den Datensätzen und ein Änderungsprotokoll über versendete Benachrichtigungen und begleitete Benutzerwechsel, sodass sowohl die Urheberschaft einer Änderung als auch der Zugang einer Mitteilung beantwortbar sind
Was es im größeren Bestand kostet
Tarife, Mehrnutzung und eigener Betrieb
Hausverwaltungen starten meist mit Extended und wachsen darüber hinaus. Wachstum über Extended hinaus wird je zusätzlichem Datensatz berechnet, statt einen Sprung in ein anderes Produkt zu erzwingen.
Standard
Für ein einzelnes Portfolio, dem die Tabellenkalkulation zu eng geworden ist.
- Benutzer 3
- Objekte 10
- Nutzungseinheiten 50
- Räume und Gemeinschaftsflächen 200
- Dokumentenspeicher 25 GB
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Extended
Für Verwaltungen mit mehreren Objekten und Rechtsträgern.
- Benutzer 10
- Objekte 50
- Nutzungseinheiten 250
- Räume und Gemeinschaftsflächen 1.000
- Dokumentenspeicher 100 GB
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Alle Preise zzgl. MwSt. Optionale Module werden separat berechnet, und Wachstum über die Inklusivkontingente von Extended hinaus wird zu den unten stehenden Sätzen je zusätzlichem Datensatz abgerechnet.
Über Extended hinaus
Wachstum wird einzeln abgerechnet
Objekte, Nutzungseinheiten, Räume und Gemeinschaftsflächen sowie Speicher über die Inklusivkontingente von Extended hinaus werden je zusätzlichem Datensatz und Monat berechnet. Kein erzwungener Tarifwechsel und keine Nachverhandlung an der Grenze.
| Inklusivkontingent | In Extended enthalten | Jede weitere darüber hinaus |
|---|---|---|
| Objekte | 50 | €1.00 pro Objekt |
| Nutzungseinheiten | 250 | €0.25 pro Einheit |
| Räume und Gemeinschaftsflächen | 1.000 | €0.10 pro Raum oder Fläche |
| Dokumentenspeicher | 100 GB | €0.10 pro GB |
Alle Preise sind Nettopreise zzgl. MwSt. Dieselben Sätze liegen dem Preisrechner auf der Preisseite zugrunde, sodass sich die Angaben hier gegen die vollständige Preisliste prüfen lassen.
Optionale Module
Die Module, die eine Hausverwaltung meist aktiviert
Die Immobilienverwaltung ist der Basistarif. Nebenkosten & Kostenumlage trägt den größten Teil der wiederkehrenden Arbeit einer Hausverwaltung, daneben steht Vermietung & Verträge; Buchhaltungs- und Rechnungsintegration sowie Investitions- und Betriebsanalysen kommen dazu, sobald Belege und Auswertungen nach außen gehen.
Vermietung & Verträge
Mietverträge, Leihverträge, Mieter und Erinnerungen an Fristen.
Nebenkosten & Kostenumlage
Zähler, Lieferantenrechnungen, Umlageschlüssel und Umlagerechnungen.
Buchhaltung & Rechnungsintegration
Belege auf Ihrer Rechnungsplattform ausstellen und in die Buchhaltung übernehmen.
Investitions- & Betriebsanalysen
Umsatzverläufe, Verbrauchsauswertungen und Investitionsrechnungen.
Facility Management
Anlagenkataster, Anlagenverknüpfungen und Servicepartner.
Jedes Modul kostet einen Pauschalpreis pro Monat zusätzlich zum Tarif und lässt sich dann zuschalten, wenn die Arbeit es erfordert, statt schon bei der Anmeldung.
Eigener Betrieb
Was eine Private Cloud zusätzlich bringt
Die Antwort für Verwaltungen, deren betreute Kunden ein optisch eigenes Erscheinungsbild, eine eigene Compliance-Position oder eine vertraglich zugesicherte Reaktionszeit brauchen.
- Eine dedizierte Installation — eine eigene Installation in einem sicheren Rechenzentrum in der EU, mit dedizierten Ressourcen statt geteilter Plattformkapazität
- Backup- und Failover-Infrastruktur — eigenes Backup und eigenes Failover, mit Datenbank- und Speicher-Backups, die zu Ihrem eigenen Standort oder Büro gespiegelt werden
- Überwachung und ein SLA — Überwachung rund um die Uhr, mit einer Eingriffszeit von höchstens vier Stunden während der Geschäftszeiten und 24 Stunden außerhalb
- Anpassbare Zugriffsrechte — das Zugriffsmodell angepasst daran, wie Ihre Organisation die Arbeit zwischen Mitarbeitern, Eigentümern und Dritten tatsächlich aufteilt
- White Labelling — vollständiges White Labelling, das ein je Kunde eigenes Erscheinungsbild dort möglich macht, wo das Erscheinungsbild je Konto nicht ausreicht
- Höhere Kontingente — Kontingente für Benutzer, Speicher und Portfolio auf den Werten, die auf der Seite zur Private Cloud veröffentlicht sind, ohne Mehrnutzung je Datensatz
Die Private Cloud ist in der veröffentlichten Preisliste mit einem Monatspreis ausgewiesen und sollte vor dem Onboarding entschieden werden und nicht danach.
Der Einstieg
Onboarding und Support
Das Onboarding umfasst die Einrichtung des Kontos und eine Schulung vor Ort, dazu Telefonate und E-Mail-Austausch in den ersten Wochen. Danach werden Support, Beratung und Schulung stündlich abgerechnet.
Onboarding-Paket
€ 400
Account setup, 4 hours of on-site training, travel, plus 5 calls and 10 email exchanges in the first 6 weeks.
Support, Beratung und Schulung
€ 75 /Stunde
Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Nächster Schritt
Bringen Sie uns Ihr Zugriffsmodell mit, nicht nur Ihre Einheitenzahl
Wie viele Vermietergesellschaften, wie viele Eigentümer Zahlen sehen müssen und ob je Kunde ein eigenes Erscheinungsbild nötig ist. Diese drei Antworten bestimmen Ihre Einrichtung.
Fragen
Gefragt von Hausverwaltungen
Kann ein Konto Gebäude verwalten, die mehreren verschiedenen Gesellschaften gehören?
Ja. Ein Konto führt mehrere Rechtsträger, und jeder Vertrag wird dem Rechtsträger zugeordnet, der ihn geschlossen hat. Umsatzverläufe lassen sich nach Rechtsträger, nach Objektgruppe oder nach beidem zugleich gruppieren. Das ist die übliche Konfiguration für eine Hausverwaltung, deren Portfolio mehrere Vermietergesellschaften mit getrennter Buchhaltung umfasst.
Kann ein Eigentümer seine eigenen Zahlen sehen, ohne sie ändern zu können?
Ja. Geben Sie dem Eigentümer einen Zugang mit Nur-Lese-Zugriff. Er kann Portfolios, Verträge, Verbrauchs- und Umsatzzahlen einsehen und kann Verträge, Zählerstände oder Umlageläufe nicht bearbeiten. Rollen gelten innerhalb eines Workspace, ein Eigentümer mit Nur-Lese-Zugriff sieht also, was dieser Workspace enthält. Wo die Daten eines Kunden vollständig getrennt bleiben müssen, nutzen Sie für diesen Kunden einen eigenen Workspace.
Gibt es ein Änderungsprotokoll darüber, wer was getan hat?
Datensätze tragen protokollierte Kommentare, Benachrichtigungsereignisse halten fest, was an wen verschickt wurde, und der begleitete Benutzerwechsel protokolliert, wann ein Support-Benutzer als jemand anderes gehandelt hat. Zusammen beantworten sie die beiden Fragen, die im Streitfall tatsächlich auftreten: Wer hat diese Änderung vorgenommen, und wurde der Mieter benachrichtigt.
Können Dokumente für unsere Kunden unser Erscheinungsbild tragen statt Ihres?
Ja. Logo, Farbschema und Schriftgrößen werden je Konto konfiguriert und auf die erzeugten PDFs angewendet, und ausgehende E-Mails können über Ihren eigenen SMTP-Server versendet werden. Das Erscheinungsbild gilt je Konto, nicht je verwaltetem Kunden. Für ein optisch eigenes Erscheinungsbild je Kunde nutzen Sie einen eigenen Workspace je Kunde oder eine Private Cloud mit White Labelling.
Wie kommt das System mit einer großen Zahl von Gebäuden zurecht?
Sammelmasken gibt es dort, wo das Volumen tatsächlich anfällt: bei der Erfassung von Zählerständen, bei der Gruppierung von Umlagepositionen und beim gesammelten Ausstellen von Rechnungen. Übersichten und Diagramme werden für große Portfolios zwischengespeichert, und Hintergrundprozesse übernehmen den Versand von Benachrichtigungen. Wachstum über den Tarif Extended hinaus wird je zusätzlichem Objekt, je zusätzlicher Nutzungseinheit, je zusätzlicher Fläche und je zusätzlichem Gigabyte berechnet und nicht durch einen erzwungenen Tarifwechsel.
Eine Verwaltungssoftware, die den Fragen eines Eigentümers standhält
Mehrere Rechtsträger, Rollen, die halten, Dokumente im eigenen Erscheinungsbild und eine Spur hinter jeder Zahl. Mehr ist das Angebot für eine Hausverwaltung nicht.