Administrare pentru alții
Software de administrare imobiliară pentru administratori terți
Administrați clădiri care nu vă aparțin, pentru proprietari care au dreptul să vadă cifrele și dreptul să întrebe cum a rezultat fiecare dintre ele. Această constrângere determină tot ce urmează.
- Mai multe entități juridice într-un singur cont, astfel încât contractele rămân la societatea proprietară care le-a semnat
- Roluri de administrator de cont, supervizor și acces doar citire, plus un rol de suport
- Comutare de utilizator supravegheată pentru suport, consemnată în jurnalul de audit
- Evoluția veniturilor grupată pe grup de proprietăți, pe entitate juridică sau pe ambele
Problema structurală
Administrarea unor imobile care nu vă aparțin schimbă cerințele
Un proprietar care își administrează singur imobilele are nevoie de un sistem corect. Un administrator de imobile are nevoie de un sistem corect și demonstrabil. Fiecare cifră pe care o produceți aparține clădirii altcuiva și, mai devreme sau mai târziu, contabilul altcuiva va întreba de unde provine.
În practică, asta înseamnă trei lucruri. Evidența trebuie organizată după entitatea juridică ce deține efectiv fiecare contract, nu după cine se întâmplă să o administreze. Documentele care ajung la client trebuie să poarte identitatea dumneavoastră, nu pe cea a unui furnizor de software. Iar oamenii trebuie să poată vedea fără a putea modifica.
În fond, munca este aceeași ca la orice alt portofoliu: inventar, contracte, contoare, refacturare, facturi. Diferența este că granițele dintre proprietari, personal și terți sunt de rezistență, iar sistemul trebuie să le susțină fără să le supravegheați manual.
Acces și identitate
Ce primește un administrator de imobile și nu îi este necesar unui proprietar care administrează singur
Aceste funcționalități există exact pentru acest profil. Majoritatea proprietarilor care administrează singuri nu le activează niciodată.
Mai multe entități juridice
Un singur cont conține mai multe societăți proprietare. Contractele sunt atribuite entității care le-a semnat, iar raportarea veniturilor poate fi grupată pe entitate juridică, pe grup de proprietăți sau pe amândouă deodată.
Roluri pentru personal și pentru terți
Administrator de cont, supervizor, doar citire și un rol de suport. Administratorii noi, contabilii și personalul sezonier primesc accesul de care are nevoie munca lor, nu accesul care îi este comod sistemului.
Acces doar citire pentru proprietari
Un proprietar care vrea să își urmărească propriile cifre primește un cont doar citire, în locul unui atașament lunar pe e-mail. Vede cifrele la zi, dar nu poate modifica un contract sau o citire.
Comutare de utilizator supravegheată
Personalul de suport poate acționa în numele altui utilizator pentru a reproduce o problemă sau a finaliza o sarcină, sub supraveghere și cu comutarea consemnată, astfel încât responsabilitatea pentru o modificare să nu fie niciodată neclară.
Jurnal de audit și comentarii pe înregistrări
Evenimentele de notificare consemnează ce s-a trimis și cui. Înregistrările poartă comentarii de audit, astfel încât raționamentul din spatele unei corecții rămâne lizibil și după plecarea persoanei care a făcut-o.
Identitatea dumneavoastră pe documente
Sigla, schema de culori și dimensiunile de font se aplică documentelor PDF generate, pentru fiecare cont. Corespondența poate pleca prin propriul server SMTP, astfel încât chiriașii primesc mesaje de la domeniul dumneavoastră.
Modelul de acces
Cine primește ce rol
Patru roluri acoperă persoanele din jurul unui portofoliu administrat. Atribuiți-l pe cel mai restrâns care îi permite persoanei să își ducă munca la capăt.
| Rol | Destinat pentru | Utilizare tipică |
|---|---|---|
| Administrator de cont | Persoanele care conduc Workspace-ul | Configurarea contului, entități juridice, utilizatori, date de acces pentru integrări, identitate vizuală |
| Supervizor | Administratorii de zi cu zi | Contracte, citiri de contor, procese de refacturare, emiterea facturilor, documente |
| Doar citire | Proprietari, contabili, auditori | Vizualizarea portofoliilor, a contractelor, a consumurilor și a cifrelor de venituri, fără a modifica nimic |
| Suport | Depanare asistată | Comutare supravegheată în sesiunea unui utilizator, pentru a reproduce sau a rezolva o problemă, consemnată în jurnalul de audit |
Rolurile se aplică în interiorul unui Workspace. Workspace-ul este granița fermă a datelor: autentificarea cere un Workspace ID pe lângă adresa de e-mail și parolă, iar datele de acces sunt valabile doar în interiorul propriului Workspace. Dacă datele unui client trebuie să fie complet invizibile pentru oamenii altui client, dați-i acelui client un Workspace propriu, în loc să vă bazați pe roluri.
Amploarea muncii
Operațiuni în lot, pentru multe clădiri deodată
La patruzeci de clădiri, blocajul nu mai este calculul. Este introducerea datelor și numărul de ecrane dintre o citire și o factură emisă.
-
Citiri, clădire cu clădire
Ecranele de citire în lot sunt făcute pentru a parcurge o clădire contor cu contor și a introduce apoi tot turul de citire, în loc să deschideți câte un formular pentru fiecare contor.
-
Facturi furnizor, inclusiv documente compuse
Un singur document de la furnizor care acoperă mai multe utilități sau mai multe perioade se înregistrează ca factură compusă, în loc să fie împărțit manual înainte de a putea fi introdus.
-
Chei de repartizare aplicate pe grup
Pozițiile de refacturare sunt grupate pe tip de utilitate și mod de refacturare, iar formulele de repartizare sunt evaluate de motorul de formule. Cheia se definește o singură dată și se reutilizează în fiecare perioadă.
-
Previzualizare, apoi emitere în lot
Panoul de refacturare și previzualizarea facturii arată rezultatul înainte ca ceva să părăsească sistemul. Când totul este corect, se emite lotul, nu factură cu factură.
-
Predați cifrele mai departe
Fișe de decont în PDF pentru fiecare client, cu identitatea dumneavoastră vizuală, export CSV al contractelor și conectorii Factureaza.ro și Hamor pentru emiterea documentelor și înregistrarea în contabilitate.
Ce ajunge la client
Ce primește efectiv proprietarul
Documentul care decide cum este judecat un administrator de imobile este cel pe care îl ține în mână proprietarul sau chiriașul. Fișele de decont pentru fiecare client se generează ca PDF-uri cu identitatea dumneavoastră vizuală și arată derivarea fiecărei cifre: indecșii folosiți, factura furnizorului din spatele lor, cheia de repartizare aplicată și cota rezultată.
Proprietarii care preferă să urmărească lucrurile continuu primesc un cont doar citire și văd aceeași evoluție a veniturilor pe care o vedeți și dumneavoastră, grupată pe grup de proprietăți sau pe entitate juridică. De obicei asta scade volumul întrebărilor, nu îl crește, pentru că răspunsul este deja vizibil.
O limitare pe care o spunem deschis. Identitatea vizuală — siglă, schemă de culori, dimensiuni de font — se stabilește pentru fiecare cont și se aplică documentelor generate ale acelui cont. Dacă aveți nevoie de o identitate vizuală distinctă pentru fiecare client administrat, soluția este fie un Workspace separat pentru fiecare client, fie o implementare Private Cloud cu white labelling. Merită decis înainte de implementare, nu după.
Justificarea cifrelor
De ce aveți nevoie când o cifră este contestată
Un diferend cu un proprietar sau cu un chiriaș este rareori despre aritmetică. Este despre dacă datele de intrare și metoda mai pot fi arătate un an mai târziu.
- Citirile, cu datele lor — indecșii contoarelor și ai contoarelor divizionare, păstrați pe perioade, cu cronologia citirilor, astfel încât cifrele de început și de final la o schimbare de chiriaș sunt înregistrate, nu reconstituite
- Documentul furnizorului din spatele lor — facturile furnizorilor și indecșii contoarelor furnizorului, păstrate pe contractul de furnizare, inclusiv documentele compuse care acoperă mai multe utilități sau perioade deodată
- Cheia de repartizare, așa cum a fost scrisă — păstrată ca formulă — pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau o formulă personalizată — nu ca un calcul făcut o singură dată de cineva într-o foaie de calcul
- Cine ce a modificat și ce s-a trimis — comentarii de audit pe înregistrări și un jurnal de audit al notificărilor emise și al comutărilor de utilizator supravegheate, astfel încât atât autorul unei modificări, cât și transmiterea unei înștiințări pot fi dovedite
Cât costă la scară
Planuri, depășiri și implementare dedicată
Administratorii de imobile pornesc de obicei pe Extended și îl depășesc pe parcurs. Creșterea peste Extended se taxează pentru fiecare element suplimentar, fără a impune saltul la un alt produs.
Standard
Pentru un singur portofoliu care nu mai încape într-o foaie de calcul.
- Utilizatori 3
- Proprietăți 10
- Unități imobiliare 50
- Încăperi și spații comune 200
- Spațiu de stocare documente 25 GB
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Extended
Pentru administratorii care gestionează mai multe clădiri și entități juridice.
- Utilizatori 10
- Proprietăți 50
- Unități imobiliare 250
- Încăperi și spații comune 1.000
- Spațiu de stocare documente 100 GB
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Toate prețurile sunt fără TVA. Modulele opționale se tarifează separat, iar creșterea peste limitele incluse în Extended se taxează la tarifele pe element de mai jos.
Peste Extended
Creșterea se taxează pe element
Proprietățile, unitățile imobiliare, încăperile și spațiile comune, precum și stocarea peste limitele incluse în Extended se facturează pentru fiecare element suplimentar, pe lună. Fără schimbare forțată de plan și fără renegociere la atingerea pragului.
| Limită inclusă | Inclus în Extended | Pentru fiecare peste această limită |
|---|---|---|
| Proprietăți | 50 | €1.00 pe proprietate |
| Unități imobiliare | 250 | €0.25 pe unitate |
| Încăperi și spații comune | 1.000 | €0.10 pe încăpere sau spațiu |
| Spațiu de stocare documente | 100 GB | €0.10 pe GB |
Toate prețurile sunt nete și fără TVA. Aceleași tarife alimentează calculatorul de costuri de pe pagina de prețuri, așa că cifrele de aici pot fi verificate față de lista completă de prețuri.
Module opționale
Modulele pe care un administrator de imobile le activează de obicei
Administrarea portofoliului este inclusă în planul de bază. Utility Billing / Cost Reallocation duce cea mai mare parte din munca recurentă a unui administrator de imobile, alături de Rentals & Contracts; Accounting & Invoicing Integration și Investment & Business Analyses urmează atunci când documentele și raportările încep să iasă în afară.
Închirieri și contracte
Contracte de închiriere, contracte de comodat, chiriași și memento-uri pentru termene.
Facturare utilități și repartizare costuri
Contoare, facturi furnizor, chei de repartizare și facturi de refacturare.
Integrare contabilitate și facturare
Emiteți documente pe platforma de facturare și înregistrați-le în contabilitate.
Analize de investiții și de afaceri
Evoluția veniturilor, analiza consumului și calcule de investiții.
Facility Management
Registru de echipamente tehnice, legături între echipamente și parteneri de service.
Fiecare modul are un preț lunar fix, peste plan, și poate fi activat atunci când munca o cere, nu neapărat la înscriere.
Implementare dedicată
Ce aduce în plus o implementare Private Cloud
Răspunsul pentru administratorii ai căror clienți administrați au nevoie de identitate vizuală distinctă, de propria poziție de conformitate sau de un timp de răspuns contractual.
- O implementare cu un singur client — instalarea dumneavoastră proprie într-un centru de date securizat din UE, cu resurse dedicate, nu cu capacitate partajată de platformă
- Infrastructură de backup și failover — backup și failover dedicate, cu copii de siguranță ale bazei de date și ale stocării oglindite la sediul sau la biroul dumneavoastră
- Monitorizare și SLA — monitorizare 24/7, cu intervenție în maximum patru ore în timpul programului de lucru și în 24 de ore în afara lui
- Controale de acces personalizabile — modelul de acces adaptat la felul în care organizația dumneavoastră împarte efectiv munca între personal, proprietari și terți
- White labelling — white labelling complet, singurul care face posibilă o identitate vizuală distinctă pentru fiecare client, acolo unde identitatea vizuală per cont nu este suficientă
- Limite incluse mai mari — limite de utilizatori, de stocare și de portofoliu la nivelurile publicate pe pagina Private Cloud, fără tarife de depășire pe element
Private Cloud se cotează ca preț lunar în lista de prețuri publicată și merită decis înainte de implementare, nu după.
Primii pași
Implementare și suport
Implementarea acoperă configurarea contului și instruirea la sediu, cu discuții telefonice și schimburi de e-mailuri în primele săptămâni. După aceea, suportul, consultanța și instruirea se tarifează pe oră.
Pachet de implementare
€ 400
Account setup, 4 hours of on-site training, travel, plus 5 calls and 10 email exchanges in the first 6 weeks.
Suport, consultanță și instruire
€ 75 /oră
Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Pasul următor
Veniți cu modelul dumneavoastră de acces, nu doar cu numărul de unități
Câte societăți proprietare, câți proprietari trebuie să vadă cifrele și dacă este necesară o identitate vizuală distinctă pentru fiecare client. Aceste trei răspunsuri determină configurația dumneavoastră.
Întrebări
Ce ne întreabă administratorii de imobile
Poate un singur cont să administreze clădiri deținute de mai multe societăți diferite?
Da. Un cont conține mai multe entități juridice, iar fiecare contract este atribuit entității care l-a semnat. Evoluția veniturilor poate fi grupată pe entitate juridică, pe grup de proprietăți sau pe ambele deodată. Aceasta este configurația obișnuită pentru un administrator de imobile al cărui portofoliu se întinde peste mai multe societăți proprietare cu contabilitate separată.
Poate un proprietar să își vadă propriile cifre fără a le putea modifica?
Da. Dați-i proprietarului un cont doar citire. Poate vedea portofoliile, contractele, consumurile și cifrele de venituri, dar nu poate modifica contracte, citiri sau procese de refacturare. Rolurile se aplică în interiorul unui Workspace, așa că un proprietar cu acces doar citire vede ce conține acel Workspace. Acolo unde datele unui client trebuie izolate complet, folosiți un Workspace separat pentru acel client.
Există un jurnal de audit al celor făcute și de către cine?
Înregistrările poartă comentarii de audit, evenimentele de notificare păstrează urma a ceea ce s-a trimis și către cine, iar comutarea de utilizator supravegheată consemnează momentul în care un utilizator de suport a acționat în numele altcuiva. Împreună, acestea răspund la cele două întrebări care apar cu adevărat într-un diferend: cine a făcut modificarea și dacă a fost înștiințat chiriașul.
Pot documentele care ajung la client să poarte identitatea noastră vizuală, nu pe a dumneavoastră?
Da. Sigla, schema de culori și dimensiunile de font se configurează pentru fiecare cont și se aplică documentelor PDF generate, iar corespondența poate fi trimisă prin propriul dumneavoastră server SMTP. Identitatea vizuală se stabilește pe cont, nu pe fiecare client administrat. Pentru o identitate vizuală distinctă pentru fiecare client, folosiți un Workspace separat pentru fiecare client sau o implementare Private Cloud cu white labelling.
Cum se descurcă sistemul cu un număr mare de clădiri?
Ecranele de lucru în lot există acolo unde se acumulează efectiv volumul: introducerea citirilor de contor, gruparea pozițiilor de refacturare și emiterea facturilor în lot. Panourile și graficele sunt păstrate în cache pentru portofoliile mari, iar procesele de fundal se ocupă de emiterea notificărilor. Creșterea peste planul Extended se taxează pentru fiecare proprietate, unitate, spațiu și gigabyte suplimentar, nu printr-o schimbare forțată de plan.
Un sistem administrativ care rezistă la întrebările unui proprietar
Mai multe entități juridice, roluri care țin, documente cu identitatea dumneavoastră vizuală și o urmă în spatele fiecărei cifre. Aceasta este întreaga propunere pentru un administrator de imobile.