Configurații pe profil
Cazuri de utilizare pentru software de administrare imobiliară, pe tip de portofoliu
Același sistem funcționează și pentru un portofoliu de familie cu unsprezece apartamente, și pentru un administrator de imobile cu patruzeci de clădiri. Diferă doar modulele activate și cine are dreptul să vadă ce.
- O singură structură de evidență: grup de proprietăți, proprietate, unitate imobiliară, încăpere sau spațiu comun
- Modulele se tarifează separat, la un tarif lunar fix publicat, așa că folosiți doar ceea ce vă este necesar
- Mai multe entități juridice într-un singur cont, astfel încât contractele rămân la societatea care le-a semnat
- Interfață disponibilă în engleză, germană și română
Profiluri
Cinci profiluri pentru care construim
Fiecare pagină de mai jos descrie același software dintr-un singur unghi: ce se înregistrează, ce module sunt de obicei activate și de ce anume vă scutește configurația respectivă. Începeți cu aceea care seamănă cu săptămâna dumneavoastră.
Proprietari privați și de familie
De la una la cincizeci de unități deținute personal sau printr-o firmă de familie. Foaia de calcul funcționează în continuare, până în anul în care trebuie să întocmiți un decont de cheltuieli și nu mai puteți reconstitui indecșii contoarelor de anul trecut.
Administratori de imobile
Administratori terți care gestionează clădiri pe care nu le dețin. Mai multe societăți proprietare, mai mulți proprietari cărora trebuie să le raporteze și nevoia permanentă de a arăta cum a rezultat fiecare cifră de pe un document care ajunge la client.
Comercial și mixt
Spații comerciale, spații de depozitare și apartamente în aceeași clădire, fiecare cu propriile clauze contractuale, intervale de preț și bază de repartizare. Contorizarea divizionară contează aici mai mult decât oriunde altundeva.
Asociații de proprietari și cooperative de locuințe
Curți, case ale scării, acoperișuri și instalații de încălzire în folosință comună, plătite colectiv și repartizate membrilor. Munca stă în cheia de repartizare, în documentare și în regularizarea anuală a cheltuielilor.
Firme de facturare a utilităților
Organizații al căror produs este chiar refacturarea. La intrare, facturi de la furnizori; la mijloc, locuri de consum și contoare divizionare; la ieșire, fișe de decont pentru fiecare client și facturi emise.
Configurația modulelor
Ce module folosește de obicei fiecare profil
Aceasta este configurația pe care o întâlnim cel mai des la fiecare profil, nu o restricție. Orice modul poate fi adăugat oricărui cont, iar modulul de portofoliu din nucleu este inclus întotdeauna.
| Profil | Închirieri și contracte | Facturare utilități | Contabilitate și facturare | Analize de investiții și de afaceri |
|---|---|---|---|---|
| Proprietari privați și de familie | De obicei | Frecvent, pentru decontul anual | Rar | Uneori |
| Administratori de imobile | Întotdeauna | De obicei | Frecvent | Uneori |
| Comercial și mixt | Întotdeauna | De obicei, cu contoare divizionare | Frecvent | De obicei |
| Asociații de proprietari și cooperative de locuințe | Uneori | Întotdeauna | Uneori | Rar |
| Firme de facturare a utilităților | Uneori | Întotdeauna | De obicei | Rar |
Facility management este disponibil pentru orice profil, ca registru de echipamente tehnice cu parteneri de service și liste de prețuri. Nu include un sistem de tichete și nici o aplicație mobilă.
Prețurile modulelor
Cât costă fiecare modul
Un profil este o selecție din această listă. Toate modulele lucrează pe aceeași evidență a portofoliului, așa că activarea ulterioară a unuia nu înseamnă niciodată introducerea acelorași date de două ori.
Închirieri și contracte
Contracte de închiriere, contracte de comodat, chiriași și memento-uri pentru termene.
Facturare utilități și repartizare costuri
Contoare, facturi furnizor, chei de repartizare și facturi de refacturare.
Integrare contabilitate și facturare
Emiteți documente pe platforma de facturare și înregistrați-le în contabilitate.
Analize de investiții și de afaceri
Evoluția veniturilor, analiza consumului și calcule de investiții.
Facility Management
Registru de echipamente tehnice, legături între echipamente și parteneri de service.
Modulele se activează independent și pot fi adăugate oricărui cont, oricând. Limitele incluse în planuri și tarifele pe element care se aplică peste ele sunt prezentate pe pagina de prețuri.
Incluse întotdeauna
Ce include orice configurație
Acestea sunt funcții ale platformei. Se aplică indiferent ce module folosiți și indiferent cărui profil îi corespundeți.
- Autentificare cu Workspace ID — autentificarea cere un Workspace ID, o adresă de e-mail și o parolă. Datele de acces sunt valabile doar în interiorul propriului Workspace, așa că doi clienți pot folosi același domeniu de e-mail fără să intre în conflict
- Roluri și acces doar citire — administrator, supervizor, doar citire și un rol de suport. Accesul doar citire este răspunsul obișnuit pentru un proprietar, un contabil sau un auditor care are nevoie de cifre, dar nu trebuie să le modifice
- Identitate vizuală a contului pe documente — sigla, schema de culori și dimensiunile de font se stabilesc pentru fiecare cont și se aplică documentelor PDF generate. White labelling este disponibil într-o implementare Private Cloud
- SMTP propriu fiecărui cont — e-mailurile pot pleca prin serverul dumneavoastră, astfel încât memento-urile și deconturile ajung la chiriași de pe domeniul proprietarului, nu de la o adresă a platformei
- Trei limbi de interfață — engleză, germană și română. Util atunci când contabilul, administratorul de bloc și proprietarul nu au o limbă de lucru comună
- Documente și comentarii de audit — documentele și atașamentele se pot lega de orice entitate, cu stocare pe S3. Înregistrările poartă comentarii de audit, așa că o decizie luată acum doi ani rămâne lizibilă și astăzi
Cum se ajunge acolo
Cum se configurează efectiv sistemul
Ordinea contează. Fiecare pas depinde de cel dinaintea lui și tocmai de aceea un inventar introdus neglijent vă costă de două ori la momentul refacturării.
-
Construiți inventarul
Grupuri, proprietăți, unități, încăperi și spații comune, cu suprafețe, date cadastrale și documente. Acesta este pasul care decide cât de bună va fi fiecare cifră de mai târziu.
-
Atașați persoanele și contractele
Clienți, contracte de închiriere, contracte de comodat și poziții de preț. Contractele se atribuie entității juridice care le-a semnat, ceea ce menține curată raportarea pe fiecare societate.
-
Înregistrați contoarele și furnizorii
Locuri de consum, contracte de furnizare, liste de prețuri, contoare și contoare divizionare. Indecșii inițiali se introduc o singură dată; după aceea, citirile se fac clădire cu clădire.
-
Definiți cheile de repartizare
Pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau o expresie personalizată, evaluată de motorul de formule. Se scriu o singură dată și se aplică apoi fiecărei perioade.
-
Conectați facturarea și contabilitatea
Factureaza.ro pentru emiterea documentelor, inclusiv seriile de numerotare și TVA la încasare, și conectorul contabil Hamor peste GraphQL, cu autentificare prin certificat de client.
Acoperire
Dacă niciunul dintre cele cinci profiluri nu vi se potrivește
Preferăm să spunem asta aici, pe pagina-hub, decât după o demonstrație. Acesta este un software administrativ pentru administrarea clădirilor. Nu este un CRM, nu este un portal de anunțuri și nu este un instrument de marketing. Nu există flux de închirieri, calendar de vizionări sau punctare a potențialilor clienți.
Nu are nici portal de autoservire pentru chiriași, nici aplicație mobilă. Indecșii se introduc pe ecrane de citire în lot, gândite pentru un laptop purtat prin clădire, nu pentru un telefon ținut în camera centralei.
Dacă problema dumneavoastră este găsirea chiriașilor, un alt produs se potrivește mai bine. Dacă problema este că i-ați găsit, ați semnat cu ei și acum datorați la patruzeci de oameni un decont de cheltuieli pe care să îl puteți susține, atunci categoria este cea corectă — iar unul dintre cele cinci profiluri de mai sus va fi destul de aproape.
Pasul următor
Alegeți profilul care corespunde portofoliului dumneavoastră
Fiecare pagină spune limpede ce face configurația, cât costă și unde sunt limitele ei. Dacă vă situați între două, citiți-le pe amândouă — suprapunerea este mare.
Întrebări
Cum alegeți între profiluri
Ce caz de utilizare mi se aplică dacă și dețin clădiri, și administrez clădiri pentru alții?
Citiți mai întâi pagina dedicată administratorilor de imobile. A deține și a administra este o extindere a administrării: în ambele situații aveți nevoie de mai multe entități juridice, de acces pe roluri și de documente care ajung la client. Clădirile pe care le dețineți personal stau în același Workspace, sub propria lor entitate juridică, astfel încât rapoartele de venituri pot fi grupate pe grup de proprietăți, pe entitate juridică sau pe ambele.
Trebuie să cumpăr toate modulele?
Nu. Administrarea portofoliului este nucleul și este inclusă întotdeauna. Închirieri și contracte, Facturare utilități și repartizare costuri, Integrare contabilitate și facturare, respectiv Analize de investiții și de afaceri se tarifează separat și se activează independent. Majoritatea conturilor pornesc cu nucleul plus un modul și îl adaugă pe al doilea după prima perioadă de facturare.
Pot mai multe societăți proprietare să folosească același cont?
Da. Un cont poate conține mai multe entități juridice, iar fiecare contract este atribuit entității care l-a semnat. Evoluția veniturilor poate fi apoi grupată pe entitate juridică, pe grup de proprietăți sau pe ambele deodată. Izolarea datelor între clienți diferiți se face la alt nivel, prin Workspace ID-ul folosit la autentificare.
Câte unități poate cuprinde un cont?
Planul Standard și planul Extended au fiecare limita proprie publicată de proprietăți, unități imobiliare și încăperi sau spații comune. Peste planul Extended, proprietățile, unitățile, spațiile și stocarea suplimentare se tarifează la tarife lunare publicate pe element, în loc să vă oblige la schimbarea planului. Limitele și tarifele actuale se află pe pagina de prețuri.
Există un caz de utilizare pentru un portofoliu de trei apartamente?
Uneori, dar mai întâi fiți sincer cu dumneavoastră. Dacă trei închirieri, trei contoare și o factură de încălzire încap comod într-o foaie de calcul în care aveți deja încredere, păstrați foaia de calcul. Pagina proprietarilor privați descrie momentele concrete — primul decont de cheltuieli, un termen de preaviz ratat, o clădire cu contorizare divizionară — în care un sistem începe să se amortizeze.
Porniți de la profil, nu de la lista de funcții
Alegerea după profil durează zece minute și vă spune cât v-ar costa sistemul pe lună. Alegerea după lista de funcții durează o după-amiază și de obicei se termină în același loc.