Harta completă a modulelor
Module de software administrare imobiliară, construite ca un singur sistem
Administrarea portofoliului este nucleul. Contractele, refacturarea utilităților, facility management, finanțele și analizele sunt module construite peste el. Toate șase citesc și scriu aceleași înregistrări.
- O singură ierarhie — grup de proprietăți, proprietate, unitate imobiliară, încăpere și spațiu comun — folosită de fiecare modul
- Izolare pe Workspace, cu mai multe entități juridice în interiorul unui singur cont
- Interfață în engleză, germană și română
- Public Cloud găzduit în UE sau o implementare Private Cloud dedicată, cu un singur client
Un singur model de date, șase roluri
Aceeași înregistrare a clădirii îndeplinește șase roluri diferite
Administrarea unui portofoliu nu înseamnă un singur rol. Sunt șase, iar de obicei se desfășoară în șase locuri diferite: o foaie de calcul cu unitățile, un dosar cu contracte scanate, o a doua foaie de calcul pentru sezonul de încălzire, o listă de mentenanță, un export pentru contabilitate și o prezentare pe care cineva o reface înaintea adunării proprietarilor.
Fiecare dintre cele șase are nevoie de aceleași date de bază: despre ce unitate este vorba, ce suprafață are, cine o ocupă și în baza cărui contract. Când datele stau în șase fișiere, ele ajung să se contrazică. Suprafața folosită la decontul de cheltuieli nu este suprafața din contractul de închiriere și nimeni nu poate spune care dintre ele este corectă.
Aici datele se înregistrează o singură dată. O unitate imobiliară își poartă încăperile, suprafețele, datele cadastrale și de carte funciară, documentele și etichetele. De acolo, i se atașează un contract de închiriere, i se atribuie un contor divizionar, o cheie de repartizare împarte pe ea o factură furnizor, o factură emisă o referențiază, iar evoluția veniturilor o reprezintă grafic. Modificați suprafața unității și fiecare cifră din aval se ajustează odată cu ea.
Asta înseamnă „modul” aici. Nu o aplicație separată, cu baza ei de date și rutina ei de import, ci un rol în plus pe care aceeași înregistrare este pusă să îl îndeplinească.
Cele șase arii de soluții
Ce face fiecare modul și unde puteți citi mai multe
Administrarea portofoliului este inclusă în fiecare plan. Celelalte arii sunt module pe care le activați atunci când aveți nevoie de ele. Fiecare are propria pagină, cu detaliile de care un administrator are nevoie înainte de a decide.
Administrare portofoliu
Grupuri de proprietăți, proprietăți, unități imobiliare, încăperi și spații comune. Suprafețele se însumează automat, de la încăperi la unități și mai departe la proprietăți. Date cadastrale și de carte funciară, spațiu de stocare documente, etichetare și o reprezentare vizuală a ierarhiei. Inclus în fiecare plan.
Nucleu
Contracte de închiriere și de comodat
Contracte de închiriere, contracte de comodat și acorduri de reziliere anticipată, cu clienți, poziții de preț normalizate pe orice interval, cronologia contractelor și evoluția prețurilor, export CSV și memento-uri pe e-mail înaintea termenelor de încetare și de reînnoire.
Refacturare utilități și repartizarea costurilor
Furnizori, contracte de furnizare, locuri de consum, contoare și contoare divizionare, citire în lot, facturi furnizor și facturi compuse, tarife fixe, chei de repartizare configurabile, previzualizare factură, emitere în lot și o fișă de decont PDF pentru fiecare client.
Facility management
Un registru de echipamente tehnice pentru fiecare clădire — lifturi, instalații de încălzire, pompe de căldură, sisteme fotovoltaice și solare termice, sisteme de ventilație, securitate la incendiu, control acces și altele — cu legături între echipamente, parteneri de service, liste de prețuri convenite și documente pentru fiecare echipament.
Integrare finanțe și contabilitate
Facturi și facturi de refacturare generate din datele de portofoliu și de utilități, facturare prin Factureaza.ro cu tipuri de documente, serii de numerotare și TVA la încasare, plus conectorul Hamor pentru contabilitate, prin GraphQL, cu certificate SSL de client.
Rapoarte și analize
Evoluția veniturilor la nivel global, pe grup de proprietăți, pe entitate juridică sau pe ambele. Evoluția indexurilor de contor și a consumului. Calcule de investiții și de afaceri. Panouri cu grafice, memorate în cache pentru ca portofoliile mari să rămână utilizabile.
Nucleul și modulele
Ce înlocuiește fiecare modul
Nucleul este evidența a ceea ce dețineți; celelalte cinci preiau câte un rol care altfel se face manual, în altă parte. Modulele se adaugă peste planul pe care îl aveți.
| Modul | Rolul pe care îl preia | Ce înlocuiește de obicei |
|---|---|---|
| Administrare portofoliu | Evidența a ceea ce dețineți și a suprafețelor | Foaia de calcul centrală cu unități și suprafețe, plus un disc partajat cu scanări și extrase cadastrale |
| Închirieri și contracte | Contracte, ocupanți, prețuri și termene | Un dosar cu contracte, câte un memento în calendar pentru fiecare termen de preaviz și o situație a chiriilor ținută manual |
| Facturare utilități și repartizare costuri | Contorizare, chei de repartizare și decontul către chiriaș | Foaia de calcul anuală de cheltuieli, refăcută în fiecare sezon de încălzire, și citirile pe hârtie |
| Integrare contabilitate și facturare | Emiterea facturilor și înregistrarea lor în contabilitate | Retastarea cifrelor în platforma de facturare, apoi încă o dată în contabilitate |
| Analize de investiții și de afaceri | Evoluția veniturilor și calculul investițiilor | Prezentarea pentru adunarea proprietarilor, refăcută manual în fiecare perioadă |
| Facility management | Registrul de echipamente tehnice și partenerii de service | O listă pe clădire cu echipamente, garanții și numere de telefon ale prestatorilor |
Administrarea portofoliului este inclusă în planul propriu-zis. Cele patru module opționale au un preț lunar fix, iar facility management se ofertează individual, în loc să fie listat — prețurile sunt mai jos.
Nucleu, module și preț
Cât costă fiecare modul pe lună
Toate prețurile sunt fără TVA. Prețul planului acoperă nucleul de portofoliu și limitele acestuia; un modul se adaugă peste planul pe care îl aveți.
Închirieri și contracte
Contracte de închiriere, contracte de comodat, chiriași și memento-uri pentru termene.
Facturare utilități și repartizare costuri
Contoare, facturi furnizor, chei de repartizare și facturi de refacturare.
Integrare contabilitate și facturare
Emiteți documente pe platforma de facturare și înregistrați-le în contabilitate.
Analize de investiții și de afaceri
Evoluția veniturilor, analiza consumului și calcule de investiții.
Facility Management
Registru de echipamente tehnice, legături între echipamente și parteneri de service.
Limitele complete ale planurilor, tarifele de depășire peste planul Extended și pachetul de implementare se găsesc pe pagina de prețuri.
Este disponibil și se extinde, dar nu face parte dintre cele patru module din lista de prețuri publicată și nu include un sistem de tichete sau o aplicație mobilă. Citiți exact ce acoperă înainte de a vă construi planurile în jurul lui.
De la datele cadastrale la factura emisă
Cum circulă o cifră prin sistem
Modulele sunt ordonate după traseul pe care îl parcurge efectiv o cifră. Fiecare pas este un alt modul, iar fiecare citește ce a scris pasul anterior.
-
Se înregistrează proprietatea
Se creează o proprietate cu datele cadastrale, de carte funciară și topografice, apoi se împarte în unități imobiliare și încăperi. Suprafețele se însumează automat. Această înregistrare este referința la care se raportează fiecare pas ulterior.
-
Unitatea este închiriată
Un contract de închiriere sau de comodat atașează un client unității, cu poziții de preț și un interval. Contractul stabilește cine răspunde pentru perioada care urmează să fie facturată.
-
Se măsoară consumul
Contoarele și contoarele divizionare se citesc pe un ecran de citire în lot, gândit pentru parcurgerea clădirii. Facturile furnizor și tarifele fixe se înregistrează pe locul de consum, pentru aceeași perioadă.
-
Costul se repartizează
Pozițiile de refacturare grupează costul pe tip de utilitate și mod de refacturare, apoi îl împart cu o cheie de repartizare — pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau după o formulă personalizată.
-
Factura se emite
Previzualizați rezultatul, apoi emiteți în lot. Facturile pleacă prin platforma de facturare conectată, sub entitatea juridică potrivită și cu datele de acces ale utilizatorului potrivit, cu seria de numerotare convenită.
-
Perioada se raportează
Aceleași cifre apar în evoluția veniturilor și a consumului, grupate pe grup de proprietăți, pe entitate juridică sau pe ambele, și în fișa de decont PDF a fiecărui client, care arată cum a rezultat fiecare cifră.
Peste tot, nu per modul
Funcții ale platformei, prezente în toate cele șase
Acestea sunt proprietăți ale sistemului, nu funcții ale unui anumit modul. Se aplică oricare ar fi combinația pe care o folosiți.
- Autentificare la nivel de Workspace — autentificarea cere un Workspace ID, o adresă de e-mail și o parolă. Datele de acces sunt valabile doar în Workspace-ul propriu, așa că doi clienți pot folosi același domeniu de e-mail fără să intre în conflict
- Mai multe entități juridice într-un singur cont — contractele și facturile pot fi repartizate pe firmele proprietare cărora le aparțin efectiv, iar veniturile pot fi raportate atât pe entitate juridică, cât și pe grup de proprietăți
- Roluri și acces supravegheat — roluri de administrator, supervizor, doar citire și suport. Comutarea de utilizator supravegheată permite echipei de suport să acționeze în interiorul unui cont, cu un jurnal de audit al a ceea ce s-a făcut și de către cine
- Identitate vizuală pe documentele generate — siglă, schemă de culori și dimensiuni de font proprii fiecărui cont pe documentele PDF generate, inclusiv pe fișa de decont a clientului. White labelling complet este disponibil în implementarea Private Cloud
- SMTP propriu fiecărui cont — memento-urile pentru contracte și celelalte e-mailuri către chiriași pleacă prin serverul dumneavoastră SMTP, de pe domeniul dumneavoastră, nu de la o adresă a platformei pe care ocupanții nu o recunosc
- Trei limbi de interfață — engleză, germană și română, astfel încât administratorul de bloc care introduce citirile și contabilul care verifică facturile să lucreze fiecare în limba lui
Cum se compune un abonament
Luați nucleul, apoi adăugați doar rolurile pe care le aveți cu adevărat
Fiecare cont pornește cu administrarea portofoliului, pe un plan Standard sau Extended. Numai atât este deja un sistem utilizabil: evidența a ceea ce dețineți, suprafețele, datele cadastrale, documentele și statisticile.
De acolo, întrebarea onestă este care dintre celelalte roluri le faceți în prezent manual. Dacă aveți închirieri și termene de preaviz, adăugați modulul de închirieri și contracte. Dacă primiți o factură furnizor și trebuie să o împărțiți între ocupanți, adăugați facturarea utilităților — este partea cea mai dezvoltată a produsului și cea care economisește cele mai multe ore. Dacă emiteți deja facturi în Factureaza.ro sau înregistrați documente în Hamor, adăugați integrarea de contabilitate și facturare.
Modulele pot fi adăugate ulterior fără o migrare, pentru că nu există nimic de migrat. Înregistrările erau deja acolo; modulul pur și simplu începe să le folosească.
Dacă nu sunteți sigur ce combinație se potrivește situației dumneavoastră, paginile de cazuri de utilizare descriu configurații tipice — de la un proprietar privat cu câteva unități, până la un administrator de imobile care gestionează portofolii ale terților.
Pagini conexe
Întrebările care urmează de obicei
Harta modulelor răspunde la întrebarea ce face software-ul. Aceste pagini răspund la cum este operat, conectat și securizat.
Planuri, limite și prețuri ale modulelor
Limitele planurilor Standard și Extended pentru utilizatori, proprietăți, unități, spații și stocare, tarifele de depășire peste Extended, cele patru module opționale și pachetul de implementare.
Implementare Private Cloud
O implementare dedicată, cu un singur client, într-un centru de date din UE, cu infrastructură proprie de backup și failover, copii de siguranță oglindite la sediul dumneavoastră, monitorizare 24/7, SLA și white labelling.
Securitate și protecția datelor
Cum funcționează în practică izolarea pe Workspace, delimitarea pe cont, rolurile, accesul supravegheat și jurnalul de audit și unde se află efectiv documentele și baza de date.
Integrări
Facturare prin Factureaza.ro cu tipuri de documente, serii de numerotare și TVA la încasare, conectorul Hamor pentru contabilitate, prin GraphQL, cu certificate SSL de client, și modul în care se adaugă conectori noi.
Întrebări
Ce se întreabă înainte de alegerea unui modul
Ce părți din software-ul de administrare imobiliară sunt incluse și care sunt module cu plată?
Administrarea portofoliului este nucleul și este inclusă în planurile Standard și Extended. Patru module opționale au un preț lunar fix, la tariful de modul publicat: închirieri și contracte, facturare utilități și repartizare costuri, integrare contabilitate și facturare, respectiv analize de investiții și de afaceri. Facility management este disponibil, dar nu figurează în lista publicată de prețuri ale modulelor — cereți-ne acoperirea și prețul. Toate prețurile sunt fără TVA.
Pot începe cu un singur modul și adăuga altele mai târziu?
Da. Modulele citesc aceleași înregistrări pe care nucleul le conține deja, așa că adăugarea unuia este o simplă activare, nu o migrare de date. Un portofoliu înregistrat pentru evidența suprafețelor și a documentelor este imediat utilizabil pentru contracte, iar unitățile pe care le-ați descris deja sunt exact unitățile între care o cheie de repartizare va împărți o factură furnizor.
Modulele folosesc aceleași date sau trebuie să introduc o unitate de două ori?
Le folosesc în comun. O unitate imobiliară se introduce o singură dată, cu încăperile, suprafețele și datele cadastrale. Modulul de contracte atașează un contract acelei unități, modulul de utilități îi atribuie contoare divizionare, modulul de finanțe emite facturi care o referențiază, iar rapoartele o reprezintă grafic. Modificați suprafața o singură dată și fiecare cifră dependentă se ajustează.
Ce produce, concret, modulul de refacturare a utilităților?
Poziții de refacturare grupate pe tip de utilitate și mod de refacturare, împărțite cu o cheie de repartizare configurabilă — pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau după o formulă personalizată. Aveți o previzualizare a facturii înainte de emitere, emitere în lot și o fișă de decont PDF pentru fiecare client, cu identitatea dumneavoastră vizuală, care arată cum a rezultat fiecare cifră.
Este un CRM sau un portal de anunțuri imobiliare?
Nu. Este un software administrativ pentru clădirile pe care le dețineți sau le administrați deja. Nu există flux de lead-uri, distribuire de anunțuri sau generator de site-uri de prezentare. Acoperirea este evidența proprietăților, contractele, contorizarea și repartizarea costurilor, echipamentele tehnice și predarea către facturare și contabilitate.
Pot lucra mai multe firme proprietare în interiorul unui singur cont?
Da. Un cont poate conține mai multe entități juridice, așa că contractele și facturile se împart între firmele cărora le aparțin efectiv, iar evoluția veniturilor poate fi grupată pe entitate juridică, pe grup de proprietăți sau pe ambele. Autentificarea este delimitată de Workspace ID, ceea ce menține izolate datele fiecărui client.
Pasul următor
Alegeți modulul care corespunde muncii pe care o faceți manual
Începeți cu evidența proprietăților, apoi adăugați contractele, refacturarea, facility management sau finanțele, pe măsură ce apare nevoia. Dacă preferați să discutăm mai întâi pe portofoliul dumneavoastră, spuneți-ne câte proprietăți și unități administrați.