Caz de utilizare
Software de administrare imobiliară pentru clădiri mixte, care separă comercialul de rezidențial
O clădire, trei tipuri de spații, două categorii de ocupanți și rareori o singură cheie de repartizare care să li se potrivească amândurora. Sistemul înregistrează separat apartamentele, spațiile comerciale și spațiile de depozitare și le facturează pe fiecare după regulile proprii.
- Unitățile imobiliare au tipul apartament, spațiu comercial sau spațiu de depozitare, fiecare cu încăperile, suprafețele și contractele proprii
- Contoarele divizionare pot sta sub un contor principal, astfel încât un spațiu comercial contorizat și apartamente necontorizate coexistă în același decont
- Formulele de repartizare se configurează pentru fiecare poziție de refacturare: pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau printr-o formulă personalizată
- Facturile pot fi emise din mai multe entități juridice într-un singur cont, iar TVA la încasare este acceptat prin integrarea cu Factureaza.ro
Structura
Un model de unități care recunoaște că există și spații comerciale, și depozite
Majoritatea programelor de administrare a portofoliului presupun că fiecare unitate este un apartament. O clădire mixtă nu este construită așa. Parterul este închiriat unei firme, subsolul este închiriat ca spațiu de depozitare la metru pătrat, curtea este comună, iar locul de parcare se închiriază încă o dată, separat.
Ierarhia este explicită: grup de proprietăți, apoi proprietate, apoi unitate imobiliară, apoi încăperi și spații comune. Unitățile imobiliare au tipul apartament, spațiu comercial sau spațiu de depozitare. Încăperile au propriul tip — cameră de zi, baie, bucătărie, debara, coridor, pod, subsol, casa scării — iar spațiile comune și exterioare acoperă curtea, locul de parcare, terenul, clădirea, coridorul și casa scării.
Suprafețele și dimensiunile se însumează automat de la încăperi la unități, de la unități la proprietăți, de la proprietăți la grupuri. Măsurătoarea se înregistrează o singură dată, la nivelul la care a fost efectiv luată, iar totalurile de care depind cheile de repartizare rămân coerente.
Datele cadastrale, cele din cartea funciară și datele topografice stau pe entitatea căreia îi aparțin. Etichetele libere permit marcarea a ceea ce ierarhia nu exprimă — parter, comerț cu amănuntul, depozitare frigorifică, uz propriu — iar graficul vizual al ierarhiei arată întreaga structură dintr-o singură privire.
Contorizare
Contorizare divizionară comercială alături de consumul rezidențial
Un chiriaș comercial consumă de obicei mai mult, la alte ore, și se așteaptă să i se factureze ceea ce s-a măsurat, nu o cotă din clădire. Pentru asta sunt necesare contoare sub contoare și un proces de citire care rezistă contactului cu o casă a scării reală.
Contoare și contoare divizionare
Înregistrați un contor principal la punctul de furnizare și contoare divizionare sub el, pe unitate sau pe circuit. Consumul unui spațiu comercial contorizat poate fi scăzut înainte ca restul să fie repartizat celorlalți.
Locuri de consum
Grupați contoarele după locul pe care îl măsoară, astfel încât o clădire cu mai multe puncte de furnizare sau un grup de clădiri pe un singur contract rămâne inteligibilă la închiderea perioadei de citire.
Introducerea citirilor în lot
Introduceți citirile pentru o clădire întreagă într-un singur ecran, în ordinea în care o parcurgeți, în loc să deschideți câte o înregistrare pentru fiecare contor. Citirile sunt datate și păstrate ca serie, nu suprascrise.
Facturi furnizor
Înregistrați documentul furnizorului care trebuie repartizat, împreună cu indecșii de contor comunicați de furnizor. Facturile compuse acoperă un singur document care cuprinde mai multe utilități sau mai multe perioade.
Poziții necontorizate
Tarifele fixe, taxele de bază și componentele forfetare se înregistrează ca poziții de consum necontorizat, astfel încât partea fixă a unei facturi se repartizează după cheia proprie, în loc să fie strecurată în partea contorizată.
Cronologia citirilor
Fiecare contor păstrează cronologia citirilor sale și a consumului rezultat. Unui chiriaș comercial care contestă o cifră i se poate arăta seria din care provine cifra, perioadă cu perioadă.
Repartizare
Două chei de repartizare în aceeași clădire
Repartizarea costurilor într-o clădire mixtă se reduce rareori la o singură regulă. Încălzirea poate urma consumul măsurat pentru spațiul comercial și suprafața încălzită pentru apartamente. Apa poate urma contoarele divizionare acolo unde există și numărul de persoane acolo unde nu există. Curățenia casei scării poate să nu îl privească deloc pe chiriașul de la parter.
Pozițiile de refacturare sunt grupate după tipul de utilitate și după modul de refacturare, iar fiecare are propria formulă de repartizare. Motorul de formule evaluează expresii configurabile, așa că o cheie poate fi pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau o expresie pe care o scrieți pentru un caz fără denumire standard.
Pentru că aceste chei sunt date, nu cod, schimbarea tratamentului unei grupe de costuri pentru o singură perioadă nu cere un sistem nou, un tabel nou sau un telefon la noi. Formula se păstrează împreună cu poziția pe care a produs-o, așa că un decont emis acum doi ani se explică singur și astăzi.
Panoul de refacturare arată care poziții sunt complete, care așteaptă o citire sau o factură furnizor și care sunt gata de emitere.
Ciclul
De la factura furnizorului la factura emisă chiriașului
Ordinea lucrărilor este aceeași în fiecare perioadă. Sistemul păstrează starea între pași, astfel încât o regularizare întreruptă poate fi reluată din punctul în care s-a oprit.
-
Înregistrarea contractelor de furnizare
Furnizorii de utilități, contractele de furnizare și listele de prețuri se înregistrează o singură dată pentru fiecare loc de consum, inclusiv perioadele în care se aplică fiecare preț. Pașii următori le citesc, în loc să vă ceară să retastați tarifele.
-
Citirea contoarelor
Parcurgeți clădirea și introduceți în lot indecșii contoarelor principale și ai celor divizionare. Indecșii comunicați de furnizor se înregistrează separat, astfel încât diferența dintre ceea ce a măsurat furnizorul și ceea ce au măsurat contoarele dumneavoastră divizionare rămâne vizibilă.
-
Înregistrarea documentului furnizorului
Introduceți factura furnizorului sau o factură compusă care acoperă mai multe utilități și perioade și atașați scanarea. Aceasta este suma pe care regularizarea trebuie să o repartizeze integral.
-
Construirea pozițiilor de refacturare
Pozițiile sunt grupate după tipul de utilitate și modul de refacturare, fiecare cu formula proprie de repartizare. Consumul comercial contorizat se scade întâi; restul se repartizează după cheia configurată pentru acea grupă de costuri.
-
Previzualizare înainte de emitere
Previzualizarea facturii arată ce ar primi fiecare ocupant, înainte ca ceva să fie emis. Corecțiile se fac asupra poziției, nu asupra unui document care a plecat deja.
-
Emitere în lot
Emiteți întreaga perioadă dintr-o singură dată. Facturile trec prin platforma de facturare conectată, iar fiecare client poate primi o fișă de decont în PDF care arată cum au rezultat cifrele sale.
Facturare
TVA, entități juridice și cine emite factura
Portofoliile mixte nu aparțin de obicei unei singure societăți. Spațiul comercial este deținut de o societate operațională, apartamentele de un holding de familie, iar locul de parcare de cine l-a cumpărat. Fiecare cont poate conține mai multe entități juridice, iar contractele se atribuie entității care le deține în realitate, astfel încât raportarea veniturilor și facturarea urmează proprietatea reală, nu o simplificare comodă.
Facturarea se face prin integrarea cu Factureaza.ro, cu tipuri de documente, cu prefixe și sufixe pentru seriile de numerotare și cu suport pentru TVA la încasare, acolo unde acest regim se aplică entității emitente. Datele de acces se păstrează pentru fiecare utilizator, astfel încât un document este emis din contul persoanei care are dreptul să îl emită.
Pentru contabilitate, conectorul Hamor comunică prin GraphQL, pe o conexiune autentificată cu certificate SSL de client. Nivelul de integrare este construit pentru a prelua și alți conectori.
Software-ul aplică setările fiscale și de numerotare pe care le configurați pe platforma conectată; nu oferă consultanță fiscală și nu stabilește ce regim de TVA se aplică entității dumneavoastră. Conectorii acoperă în prezent Factureaza.ro pentru facturare și Hamor pentru contabilitate.
Transparență
Ce i se poate arăta efectiv unui chiriaș comercial
Ocupanții comerciali contestă deconturile mai des decât cei rezidențiali și o fac în scris. Tot ce urmează există pentru ca răspunsul să fie un document, nu o reconstituire.
- Fișă de decont pentru fiecare client — un PDF cu identitatea dumneavoastră vizuală, pentru fiecare client, care arată cum a rezultat fiecare cifră: masa de repartizat, cheia, citirile, cota. Este documentul pe care îl atașați când un chiriaș întreabă de ce s-a schimbat suma.
- Rapoarte de consum — consumul pe contor și pe unitate, de-a lungul perioadelor, astfel încât o creștere poate fi pusă pe seama unei perioade mai lungi, a unui tarif mai mare sau a unui consum real mai mare, înainte ca cineva să o conteste.
- Cronologia citirilor — seria completă de citiri din spatele oricărei cifre de consum, cu date. Utilă atunci când un contor divizionar a fost înlocuit la mijlocul perioadei și calculul trebuie explicat.
- Documente justificative atașate — facturile furnizor, contractele și corespondența se păstrează pe entitatea căreia îi aparțin, într-un spațiu de stocare documente bazat pe S3, astfel încât documentul justificativ se află acolo unde se află cifra.
- Comentarii pentru audit — comentariile pe înregistrări păstrează motivul unei corecții manuale chiar lângă corecție, ceea ce contează atunci când persoana care a făcut-o nu este cea care răspunde la solicitare.
- Identitatea dumneavoastră vizuală, expeditorul dumneavoastră — logoul, schema de culori și mărimile de font ale PDF-urilor generate se setează pentru fiecare cont, iar SMTP configurat pentru fiecare cont face ca deconturile să plece de pe domeniul dumneavoastră, nu de pe al nostru.
Cost
Cât costă o configurație pentru clădiri mixte
Administrarea portofoliului este nucleul și este întotdeauna inclusă. Pentru clădirile mixte se adaugă de obicei două module: contractele și facturarea utilităților.
Standard
Pentru un singur portofoliu care nu mai încape într-o foaie de calcul.
- Utilizatori 3
- Proprietăți 10
- Unități imobiliare 50
- Încăperi și spații comune 200
- Spațiu de stocare documente 25 GB
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Extended
Pentru administratorii care gestionează mai multe clădiri și entități juridice.
- Utilizatori 10
- Proprietăți 50
- Unități imobiliare 250
- Încăperi și spații comune 1.000
- Spațiu de stocare documente 100 GB
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Modulele au un tarif lunar fix, capacitatea peste limitele incluse în Extended se taxează pe element, iar implementarea este un pachet unic, separat. Detalierea completă, împreună cu un calculator de costuri, se află pe pagina de prețuri.
Module
Modulele care se adaugă de obicei pentru clădirile mixte
Rentals & Contracts susține contractele comerciale și închirierile rezidențiale. Utility Billing / Cost Reallocation susține contoarele, facturile furnizor, formulele de repartizare și fișele de decont. Accounting & Invoicing Integration susține conectorii și datele de acces pe utilizator din spatele unui document emis.
Închirieri și contracte
Contracte de închiriere, contracte de comodat, chiriași și memento-uri pentru termene.
Facturare utilități și repartizare costuri
Contoare, facturi furnizor, chei de repartizare și facturi de refacturare.
Integrare contabilitate și facturare
Emiteți documente pe platforma de facturare și înregistrați-le în contabilitate.
Analize de investiții și de afaceri
Evoluția veniturilor, analiza consumului și calcule de investiții.
Facility Management
Registru de echipamente tehnice, legături între echipamente și parteneri de service.
Fiecare modul se activează pentru fiecare cont în parte și poate fi dezactivat oricând. Facility Management se ofertează, nu este listat.
Peste limitele planului
Când numărul de clădiri depășește limitele incluse în Extended
O proprietate mixtă, cu boxe de depozitare, spații comune și terenuri exterioare, produce mai multe înregistrări decât un bloc de apartamente de aceeași mărime. Capacitatea peste cel mai mare plan se taxează pe element și pe lună, nu prin trecerea dumneavoastră la un alt produs.
| Limită inclusă | Inclus în Extended | Pentru fiecare peste această limită |
|---|---|---|
| Proprietăți | 50 | €1.00 pe proprietate |
| Unități imobiliare | 250 | €0.25 pe unitate |
| Încăperi și spații comune | 1.000 | €0.10 pe încăpere sau spațiu |
| Spațiu de stocare documente | 100 GB | €0.10 pe GB |
Toate prețurile sunt fără TVA. Calculatorul de costuri de pe pagina de prețuri calculează prețul pentru numărul dumneavoastră de proprietăți, unități și încăperi.
Primii pași
Implementare și suport
Pachetul de implementare configurează contul și instruiește persoanele care vor rula perioada de decontare. Suportul și consultanța de după se tarifează pe oră.
Pachet de implementare
€ 400
Account setup, 4 hours of on-site training, travel, plus 5 calls and 10 email exchanges in the first 6 weeks.
Suport, consultanță și instruire
€ 75 /oră
Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Întrebări
Întrebate de proprietarii de clădiri mixte
Poate o singură clădire să conțină atât unități comerciale, cât și rezidențiale?
Da. O proprietate conține unități imobiliare de tip apartament, spațiu comercial sau spațiu de depozitare, în orice combinație, fiecare cu încăperile, suprafețele, contractele și contoarele proprii. Suprafețele se însumează automat de la încăperi la unități și de la unități la proprietate, indiferent de tip, așa că cheile de repartizare bazate pe metri pătrați rămân corecte atunci când structura se schimbă.
Pot fi facturați ocupanții comerciali și cei rezidențiali după chei de repartizare diferite?
Da. Pozițiile de refacturare sunt grupate după tipul de utilitate și modul de refacturare, iar fiecare poziție are propria formulă de repartizare. Un spațiu comercial contorizat poate fi facturat după consumul măsurat, în timp ce costul rămas se repartizează apartamentelor pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate sau printr-o formulă personalizată.
Sistemul gestionează TVA la încasare pentru facturile comerciale?
Facturile se emit prin integrarea cu Factureaza.ro, care acceptă TVA la încasare, împreună cu tipurile de documente și cu prefixele și sufixele seriilor de numerotare. Software-ul aplică setările configurate pentru entitatea juridică emitentă și datele de acces ale utilizatorului emitent. Nu oferă consultanță fiscală și nu stabilește ce regim vi se aplică.
Cum funcționează contoarele divizionare când doar unele unități sunt contorizate?
Contoarele divizionare se înregistrează sub un contor principal, la un loc de consum. Consumul măsurat se scade întâi din totalul furnizorului, iar doar restul se repartizează ocupanților necontorizați, după cheia configurată. Pozițiile de consum necontorizat acoperă tarifele fixe și componentele forfetare, astfel încât acestea se repartizează separat.
Pot fi emise facturi din mai multe societăți?
Da. Un cont poate conține mai multe entități juridice, iar fiecare contract este atribuit entității care îl deține. Facturile și raportarea veniturilor urmează această atribuire, iar evoluția veniturilor poate fi grupată pe entitate juridică, pe grup de proprietăți sau pe ambele deodată.
Pasul următor
Facturați spațiul comercial și apartamentele din aceeași regularizare
Înregistrați clădirea așa cum este, repartizați fiecare grupă de costuri după cheia care i se potrivește și emiteți perioada dintr-o singură trecere. Dacă doriți să vedeți acest lucru pe clădirea dumneavoastră, descrieți-ne structura și o parcurgem împreună.