Alkalmazási terület
Ingatlankezelő szoftver vegyes hasznosítású épületekhez, amely külön kezeli az üzleti és a lakáscélú részt
Egy épület, háromféle terület, kétféle használó, és ritkán akad olyan felosztási kulcs, amely mindkettőre illik. A rendszer külön modellezi a lakásokat, az üzlethelyiségeket és a raktárhelyiségeket, és mindegyiket a saját feltételei szerint számlázza.
- Az ingatlanegységek típusa lakás, üzlethelyiség vagy raktárhelyiség, mindegyik saját helyiségekkel, alapterületekkel és szerződésekkel
- Az almérők a főmérő alá rendelhetők, így egy mért üzlethelyiség és mérés nélküli lakások ugyanabban az elszámolásban szerepelhetnek
- A felosztási képlet továbbszámlázási tételenként állítható be: alapterület, személyek, egységek, fogyasztási hányad szerint vagy egyedi képlettel
- Egy fiókon belül több jogi személy nevében is kiállítható számla, a pénzforgalmi áfa-elszámolást pedig a számlázóplatform-integráció támogatja
A szerkezet
Egységmodell, amely tudomásul veszi, hogy üzletek és raktárak is vannak
A legtöbb portfóliókezelő szoftver abból indul ki, hogy minden egység lakás. Egy vegyes hasznosítású épület nem így épül fel. A földszintet üzlet bérli, a pincét négyzetméterre adják ki raktárnak, az udvar közös, a parkolót pedig megint külön bérlik.
A hierarchia kifejezett: ingatlancsoport, majd ingatlan, majd ingatlanegység, majd helyiségek és közös területek. Az ingatlanegység típusa lakás, üzlethelyiség vagy raktárhelyiség. A helyiségeknek saját típusuk van – nappali, fürdőszoba, konyha, tároló, folyosó, padlás, pince, lépcsőház –, a közös és kültéri területek pedig lefedik az udvart, a parkolót, a telket, az épületet, a folyosót és a lépcsőházat.
Az alapterületek és a méretek automatikusan összegződnek a helyiségekről az egységekre, az egységekről az ingatlanokra, az ingatlanokról a csoportokra. A mérést egyszer kell rögzíteni, azon a szinten, ahol ténylegesen elvégezték, és azok az összesítések, amelyekre a felosztási kulcsok épülnek, konzisztensek maradnak.
A kataszteri adatok, az ingatlan-nyilvántartási és a topográfiai adatok azon a rekordon szerepelnek, amelyhez tartoznak. A szabadon adható címkékkel jelölhető, amit a hierarchia nem fejez ki – földszint, kiskereskedelem, hűtött raktár, saját használat –, a vizuális hierarchiagráf pedig egyszerre mutatja a teljes szerkezetet.
Mérés
Üzleti almérés a lakossági fogyasztás mellett
Egy üzleti bérlő jellemzően többet fogyaszt, más időben, és azt várja, hogy a mért mennyiség alapján fizessen, ne az épületre jutó hányad szerint. Ehhez mérőórák kellenek a mérőórák alatt, és olyan leolvasási folyamat, amely egy valódi lépcsőházban is megállja a helyét.
Mérőórák és almérők
A betáplálási ponton főmérő, alatta pedig egységenként vagy áramkörönként almérők rögzíthetők. A mért üzlethelyiség fogyasztását a rendszer levonja, mielőtt a maradékot felosztaná a többiek között.
Fogyasztási helyek
A mérőórák aszerint a hely szerint csoportosíthatók, amelyet mérnek, így a több betáplálási pontú épület vagy az egyetlen szerződésen futó épületcsoport is áttekinthető marad a leolvasási időszak lezárásakor.
Kötegelt leolvasás
Egy egész épület mérőállásai egyetlen képernyőn rögzíthetők, a bejárás sorrendjében, nem pedig mérőóránként külön rekordot megnyitva. A mérőállások dátumot kapnak, és sorozatként őrződnek meg, nem íródnak felül.
Szállítói számlák
A felosztandó szállítói bizonylat rögzíthető, a hozzá tartozó szolgáltatói mérőállásokkal együtt. A gyűjtőszámla azt az egyetlen bizonylatot fedi le, amely több közművet vagy több időszakot érint.
Mérés nélküli tételek
Az alapdíjak, a rendelkezésre állási díjak és az átalányelemek mérés nélküli tételként rögzülnek, így a számla fix része saját kulcs szerint oszlik fel, nem pedig észrevétlenül a mért részbe csúszik.
Leolvasási idővonalak
Minden mérőóra megőrzi a mérőállásainak és a belőlük számított fogyasztásnak az idővonalát. Ha egy üzleti bérlő rákérdez egy számra, megmutatható neki az a sorozat, amelyből a szám származik, időszakról időszakra.
Felosztás
Két felosztási kulcs ugyanabban az épületben
Egy vegyes hasznosítású épületben a költségfelosztás ritkán vezethető vissza egyetlen szabályra. A fűtés az üzlethelyiségnél a mért fogyasztást követheti, a lakásoknál a fűtött alapterületet. A víz ott, ahol van almérő, az almérőt követheti, ahol nincs, a lakószámot. A lépcsőház takarítása pedig a földszinti bérlőt akár egyáltalán nem érinti.
A továbbszámlázási tételek közműtípus és továbbszámlázási mód szerint csoportosulnak, és mindegyik saját felosztási képletet hordoz. A képletmotor konfigurálható kifejezéseket értékel ki, így a kulcs lehet alapterület, személyek, egységek vagy fogyasztási hányad szerinti, illetve olyan kifejezés, amelyet egy bevett névvel nem rendelkező esetre írnak meg.
Mivel a kulcsok adatok, nem programkód, egyetlen költségcsoport kezelésének megváltoztatása egyetlen időszakra nem igényel új rendszert, új táblázatot, sem hívást felénk. A képlet azzal a tétellel együtt tárolódik, amelyet létrehozott, így egy két éve kiállított elszámolás ma is megmagyarázza önmagát.
A továbbszámlázási áttekintő megmutatja, mely tételek készültek el, melyek várnak mérőállásra vagy szállítói számlára, és melyek állnak készen a kiállításra.
A ciklus
A szállítói számlától a kiállított bérlői számláig
A munka sorrendje minden időszakban ugyanaz. A rendszer megőrzi az állapotot a lépések között, így a félbehagyott elszámolás ott folytatható, ahol abbamaradt.
-
Közüzemi szerződések rögzítése
A közműszolgáltatók, a közüzemi szerződések és az árlisták fogyasztási helyenként egyszer rögzülnek, azokkal az időszakokkal együtt, amelyekre az egyes árak vonatkoznak. A későbbi lépések ezeket olvassák, ahelyett hogy újra be kellene gépelni a tarifákat.
-
Leolvasás
Az épület bejárása során a mérőórák és az almérők állása kötegelten rögzíthető. A szolgáltatói mérőállások külön rögzülnek, így látható marad a különbség aközött, amit a szolgáltató mért, és amit az almérők.
-
A szállítói bizonylat rögzítése
A szállítói számla – vagy a több közművet és időszakot lefedő gyűjtőszámla – rögzítése, a szkennelt bizonylat csatolásával. Ez az az összeg, amelyet az elszámolásnak maradéktalanul fel kell osztania.
-
Továbbszámlázási tételek képzése
A tételek közműtípus és továbbszámlázási mód szerint csoportosulnak, mindegyik a saját felosztási képletével. Először a mért üzleti fogyasztást vonja le a rendszer; a maradékot az adott költségcsoportra beállított kulcs szerint osztja fel.
-
Előnézet a kiállítás előtt
A számlaelőnézet még a kiállítás előtt megmutatja, mit kapna az egyes használó. A javítás a tételen történik, nem egy már kiküldött bizonylaton.
-
Kötegelt kiállítás
A teljes időszak egy menetben kiállítható. A számlák a csatlakoztatott számlázó platformon keresztül futnak, és minden ügyfél kaphat elszámolólapot PDF-ben, amely megmutatja a rá vonatkozó számok levezetését.
Számlázás
Áfa, jogi személyek és az, hogy kitől jön a számla
A vegyes hasznosítású portfóliók jellemzően nem egyetlen cég tulajdonában állnak. Az üzlethelyiséget egy működtető társaság tartja, a lakásokat egy családi holding, a parkolót pedig az, aki megvette. Egy fiók több jogi személyt is tartalmazhat, és a szerződések ahhoz a jogi személyhez tartoznak, amely ténylegesen a tulajdonosuk, így az árbevétel-kimutatás és a számlázás a valós tulajdonviszonyokat követi, nem egy kényelmes egyszerűsítést.
A számlázás a csatlakoztatott számlázó platformon keresztül fut: bizonylattípusokkal, a számlaszám-tartományok előtagjaival és utótagjaival, valamint a pénzforgalmi áfa-elszámolás támogatásával ott, ahol ez a rendszer vonatkozik a kiállító jogi személyre. A hozzáférési adatok felhasználónként tárolódnak, így a bizonylat annak a személynek a fiókjából áll ki, aki jogosult a kiállítására.
A könyvelés felé a csatoló GraphQL-en kommunikál, ügyféloldali SSL-tanúsítványokkal hitelesített kapcsolaton. Az integrációs réteg úgy készült, hogy további csatolókat is fogadjon.
A szoftver azokat az adó- és számozási beállításokat alkalmazza, amelyeket a csatlakoztatott platformon beállítanak; nem ad adótanácsadást, és nem dönti el, melyik áfarendszer vonatkozik az adott jogi személyre. A csatolók jelenleg egy számlázó platformot és egy könyvelési rendszert fednek le — az integrációk oldala sorolja fel őket.
Átláthatóság
Mit lehet ténylegesen megmutatni egy üzleti bérlőnek
Az üzleti használók gyakrabban kérdeznek rá az elszámolásra, mint a lakók, és írásban teszik. Az alábbiak azért vannak, hogy a válasz egy dokumentum legyen, ne pedig utólagos rekonstrukció.
- Ügyfelenkénti elszámolólap — saját arculatú PDF ügyfelenként, amely megmutatja minden szám levezetését: a felosztandó összeget, a kulcsot, a mérőállásokat és a hányadot. Ezt kell csatolni, ha a bérlő rákérdez, miért változott az összeg.
- Fogyasztási kimutatások — mérőóránkénti és egységenkénti fogyasztás időszakokon át, így a növekedés még a vita előtt hozzárendelhető a hosszabb időszakhoz, a magasabb tarifához vagy a ténylegesen nagyobb használathoz.
- Leolvasási idővonalak — a teljes mérőállás-sorozat bármely fogyasztási adat mögött, dátumokkal. Akkor hasznos, ha egy almérőt az időszak közben cseréltek, és a számítást el kell magyarázni.
- Csatolt bizonylatok — a szállítói számlák, a szerződések és a levelezés azon a rekordon tárolódnak, amelyhez tartoznak, S3-alapú dokumentumtárban, így az alátámasztó bizonylat ott van, ahol a szám.
- Naplózott megjegyzések — a rekordokhoz fűzött megjegyzések a kézi javítás indokát a javítás mellett tartják, ami akkor számít, ha nem az válaszol a kérdésre, aki a javítást végezte.
- Az Ön arculata, az Ön feladója — a generált PDF-ek logója, színvilága és betűméretei fiókonként állíthatók, a fiókonkénti SMTP pedig azt jelenti, hogy az elszámolások az Ön saját domainjéről indulnak, nem a miénkről.
Költség
Mennyibe kerül egy vegyes hasznosítású épület kezelése
A portfóliókezelés az alap, és minden csomagban benne van. A vegyes hasznosítású munkához jellemzően két modul jön hozzá: a szerződések és a közüzemi számlázás.
Standard
Egyetlen portfólióhoz, amely már kinőtte a táblázatkezelőt.
- Felhasználók 3
- Ingatlanok 10
- Ingatlanegységek 50
- Helyiségek és közös területek 200
- Dokumentumtár 25 GB
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
Extended
Több épületet és jogi személyt kezelő ingatlankezelőknek.
- Felhasználók 10
- Ingatlanok 50
- Ingatlanegységek 250
- Helyiségek és közös területek 1,000
- Dokumentumtár 100 GB
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
A modulok havi átalánydíjasak, az Extended csomag keretein felüli kapacitásért egységenként kell fizetni, a bevezetés pedig külön, egyszeri csomag. A teljes bontás és a költségkalkulátor az árak oldalon található.
Modulok
A modulok, amelyeket a vegyes hasznosítás jellemzően igényel
A Bérlemények és szerződések modul viszi az üzleti és a lakáscélú bérleteket. A Továbbszámlázás és költségfelosztás viszi a mérőórákat, a szállítói számlákat, a felosztási képleteket és az elszámolólapokat. A Könyvelési és számlázási integráció viszi a csatolókat és a kiállított bizonylat mögötti, felhasználónkénti hozzáférési adatokat.
Bérlemények és szerződések
Bérleti szerződések, haszonkölcsön-szerződések, bérlők és határidő-emlékeztetők.
Továbbszámlázás és költségfelosztás
Mérőórák, szállítói számlák, felosztási kulcsok és továbbszámlázási számlák.
Könyvelési és számlázási integráció
Bizonylatok kiállítása a számlázó platformon és átadásuk a könyvelésbe.
Beruházási és üzleti elemzések
Árbevétel-előzmények, fogyasztáselemzés és beruházási számítások.
Létesítménygazdálkodás
Műszaki eszköznyilvántartás, eszközkapcsolatok és szolgáltató partnerek.
Minden modul fiókonként kapcsolható be, és ugyanígy kikapcsolható. A létesítménygazdálkodás egyedi árajánlat alapján érhető el, nem árlistáról.
A csomagon túl
Amikor az épületszám túllépi az Extended csomag kereteit
Egy vegyes hasznosítású ingatlan raktárrekeszekkel, közös területekkel és kültéri telekrészekkel több rekordot hoz létre, mint egy ugyanekkora lakóház. A legnagyobb csomag feletti kapacitásért egységenként, havonta kell fizetni, ahelyett hogy másik termékre kellene váltani.
| Keret | Az Extended csomagban | Minden ezen felüli |
|---|---|---|
| Ingatlanok | 50 | €1.00 ingatlanonként |
| Ingatlanegységek | 250 | €0.25 egységenként |
| Helyiségek és közös területek | 1,000 | €0.10 helyiségenként vagy területenként |
| Dokumentumtár | 100 GB | €0.10 GB-onként |
Minden ár áfa nélkül értendő. Az árak oldalon található költségkalkulátor a saját ingatlan-, egység- és helyiségszámokra számol árat.
Kezdés
Bevezetés és támogatás
A bevezetési csomag beállítja a fiókot, és felkészíti azokat, akik az időszakot le fogják futtatni. Az ezt követő támogatás és tanácsadás óradíjas.
Bevezetési csomag
€ 400
Account setup, 4 hours of on-site training, travel, plus 5 calls and 10 email exchanges in the first 6 weeks.
Támogatás, tanácsadás és oktatás
€ 75 /óra
Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
Kérdések
Vegyes hasznosítású épületek tulajdonosai kérdezik
Tartalmazhat egy épület üzleti és lakáscélú egységeket is?
Igen. Egy ingatlan lakás, üzlethelyiség vagy raktárhelyiség típusú ingatlanegységeket tartalmazhat, tetszőleges összetételben, mindegyiket saját helyiségekkel, alapterületekkel, szerződésekkel és mérőórákkal. Az alapterületek típustól függetlenül automatikusan összegződnek a helyiségekről az egységekre, onnan az ingatlanra, így az alapterületre épülő felosztási kulcsok akkor is helyesek maradnak, ha az összetétel megváltozik.
Számlázható az üzleti és a lakáscélú használó eltérő felosztási kulcs szerint?
Igen. A továbbszámlázási tételek közműtípus és továbbszámlázási mód szerint csoportosulnak, és minden tétel saját felosztási képletet hordoz. Egy mért üzlethelyiség a mért fogyasztás alapján számlázható, miközben a maradék költség alapterület, személyek, egységek szerint vagy egyedi képlettel oszlik el a lakások között.
Kezeli a rendszer a pénzforgalmi áfa-elszámolást az üzleti számláknál?
A számlák a csatlakoztatott számlázó platformon keresztül állnak ki, amely a bizonylattípusok és a számlaszám-tartományok előtagjai és utótagjai mellett a pénzforgalmi áfa-elszámolást is támogatja. A szoftver azokat a beállításokat alkalmazza, amelyek a kiállító jogi személyre és a kiállító felhasználó hozzáférési adataira vonatkoznak. Adótanácsadást nem ad, és nem dönti el, melyik rendszer vonatkozik Önre.
Hogyan működnek az almérők, ha csak egyes egységek mértek?
Az almérők egy fogyasztási helyen, a főmérő alá kerülnek nyilvántartásba. A mért fogyasztást a rendszer először levonja a szolgáltató végösszegéből, és csak a maradékot osztja fel a mérés nélküli használók között a beállított kulcs szerint. A mérés nélküli tételek fedik le az alapdíjakat és az átalányelemeket, így ezek felosztása külön történik.
Kiállítható számla egynél több cég nevében?
Igen. Egy fiók több jogi személyt is tartalmazhat, és minden szerződés ahhoz a jogi személyhez tartozik, amely a tulajdonosa. A számlázás és az árbevétel-kimutatás ezt a hozzárendelést követi, az árbevétel-idővonalak pedig jogi személy, ingatlancsoport vagy a kettő együttese szerint csoportosíthatók.
Következő lépés
Az üzlet és a lakások számlázása ugyanabból az elszámolásból
Képezze le az épületet úgy, ahogy van, ossza fel az egyes költségcsoportokat a hozzájuk illő kulcs szerint, és állítsa ki az időszakot egy menetben. Ha a saját épületén szeretné látni, írja le az összetételt, és közösen végigvesszük.