Pénzügyi modul
Könyvelési és számlázási integráció az ingatlankezeléshez
A számlák és a továbbszámlázási számlák ugyanabból a portfólió- és mérési adatból készülnek, amelyet Ön amúgy is karbantart; a kiállításuk a számlázó platformon keresztül történik, a számaik pedig visszakerülnek a főkönyvbe. Semmit nem kell kétszer rögzíteni.
- A továbbszámlázási számla magában hordozza azt a fogyasztási részletezést, amelyből készült
- Számlázóplatform-integráció bizonylattípusokkal, számlaszám-tartományokkal és pénzforgalmi áfa-elszámolással
- Könyvelési csatoló GraphQL-en, ügyféloldali SSL-tanúsítvánnyal hitelesítve
- Felhasználónkénti hozzáférési adatok, így minden bizonylat a megfelelő személy fiókjából kerül ki
Az érv
Az a szám kerül a főkönyvbe, amely a továbbszámlázási motorból kijön
A közüzemi továbbszámlázás legtöbbször ugyanúgy végződik. Kimegy egy táblázat. Valaki leolvassa a felosztott összegeket az egyik képernyőről, és beírja őket egy másikba. Egy hónappal később a bérlő rákérdez egy sorra, és csak úgy lehet válaszolni, ha a számítást fejből újra felépítik.
Minden ilyen átadás egy-egy pont, ahol egy szám megváltozhat. Nem gyakran, de elég gyakran ahhoz, hogy az egyeztetés állandó feladattá váljon, ne pedig ellenőrzéssé.
Itt a lánc nem szakad meg. A mérőállásból fogyasztási adat lesz. A felosztási kulcs ebből továbbszámlázási tételt képez, egy adott ügyfélhez és egy adott egységhez rendelve. A továbbszámlázási tételből továbbszámlázási számla lesz. A számlát a rendszer a számlázó platformon keresztül állítja ki, majd a külső számlaszéria, a bizonylat kelte és a hivatkozás a rekord mellé kerül.
Ha a bérlő rákérdez a sorra, a számlát megnyitva visszafelé eljut a mérőállásig. Ugyanaz a szám, egyetlen levezetés, egyetlen napló.
Mit csinál a modul
Számlázás a portfólió adataira építve, nem azok újragépelésével
A pénzügyi modul a már vezetett nyilvántartásra ül rá. Nem kéri, hogy ugyanazt még egyszer rögzítse.
Számlák és továbbszámlázási számlák
Két bizonylatfajta. Az egyszerű számla egy ügyfélre, és a továbbszámlázási számla, amely egy elszámolási időszakot fed le, és magában a rekordban hordozza a fogyasztás részletezését: mely továbbszámlázási tételek, mely fogyasztási helyek.
A forrásadatokból előállítva
A számla összegei a rendszerben már meglévő szerződésekből, ártételekből, továbbszámlázási tételekből és mérés nélküli tételekből származnak. Nincs exportálási lépés, nincs közbeiktatott táblázat, és nincs második igazság, amelyet szinkronban kellene tartani.
Előnézet a kiállítás előtt
A továbbszámlázási számlák előnézetben megtekinthetők, mielőtt bármi a számlázó platformra kerülne. Látszik minden bizonylat összetétele, a hibásnak tűnő szám a forrásánál javítható, és ha az időszak rendben van, a kiállítás kötegelten történik.
A számozás az Ön kezében
A bizonylattípus, a számlaszám-tartomány előtagja és utótagja, a bizonylat megnevezése, az eladó és az ügyfél megnevezése, valamint a napokban megadott fizetési határidő hozzáférési adatkészletenként állítható be, így a kiállított bizonylatok azt a számozást követik, amelyet a könyvelő elvár.
Pénzforgalmi áfa-elszámolás
A pénzforgalmi áfa-elszámolás alá tartozó fiókok – Romániában TVA la încasare – a hozzáférési adatok szintjén jelölhetők meg, és a kiállított bizonylatokra ez a jelölés eleve rákerül, nem a könyvelő javítja utólag.
Kézbesítés és külső hivatkozás
A kiállított bizonylat a számlázó platformon keresztül e-mailben elküldhető az ügyfélnek, igény szerint rejtett másolattal. A külső számlaszéria, a bizonylat kelte és a bizonylatra mutató közvetlen hivatkozás visszakerül a rekordba.
Egy szám útja
A mérőállástól a lekönyvelt bizonylatig
Öt szakasz, és egyik között sincs kézi átírás.
-
A leolvasás rögzítése
A mérőóra vagy az almérő mérőállása önmagában is rögzíthető, vagy a kötegelt képernyőn, amely mérőóránként végigvezet az épületen. A szolgáltatói mérőállások és a szállítói számlák ugyanahhoz az időszakhoz rögzíthetők.
-
A fogyasztás felosztása
Ekkor lép működésbe a felosztási kulcs: alapterület szerint, személyek szerint, egységek szerint, fogyasztási hányad szerint vagy egyedi képlet alapján, amelyet a képletmotor értékel ki. Az alapdíjak mérés nélküli tételként lépnek be.
-
A továbbszámlázási tételek képzése
A felosztott fogyasztást a rendszer közműtípus és továbbszámlázási mód szerint továbbszámlázási tételekbe csoportosítja; mindegyik tétel ahhoz az ügyfélhez és ahhoz a területhez kötődik, amelyikhez tartozik, és mindegyik megőrzi az összegéhez vezető levezetést.
-
A számla előnézete és kiállítása
A tételekből továbbszámlázási számlák állnak össze, amelyek a továbbszámlázási áttekintőben átnézhetők, majd a rendszer kötegelten állítja ki őket a számlázó platformon keresztül, a megfelelő felhasználó hozzáférési adataival és a megfelelő jogi személy nevében.
-
Főkönyv és elemzés
A kiállított bizonylat a külső számlaszériával és a keltével tér vissza. A könyvelési integráció a lekönyvelt árbevétel- és költségtételeket időszakonként és épületenként olvassa vissza a kimutatási rétegbe.
Számlázó platform
A számlázó platform integrációja
A bizonylatok a csatlakoztatott számlázó platform API-ján keresztül jönnek létre, nem exportálva, hogy valaki újra begépelje őket, és a kiállított bizonylat hiteles nyilvántartása továbbra is maga a platform.
Mindaz, amire a platformnak a helyes bizonylathoz szüksége van, hozzáférési adatkészletenként áll rendelkezésre: a bizonylattípus, a számlaszám-tartomány előtagja és utótagja, a bizonylat és a felek megnevezése, a napokban megadott fizetési határidő, valamint az, hogy a fiók pénzforgalmi áfa-elszámolás alá tartozik-e.
Egyes beállítások megkövetelik, hogy minden ügyfél belső hivatkozással rendelkezzen, mielőtt bizonylatot lehetne kiállítani rá. Ahol ez érvényes, a rendszer már az ellenőrzéskor kikényszeríti: a hiány a köteg indítása előtt derül ki, nem akkor, amikor a platform elutasítja a huszadik bizonylatot.
A kiállítás után minden rekord megőrzi a külső hivatkozást, a visszakapott számlaszériát és a bizonylat keltét, a megtekintési hivatkozást, valamint a kommunikációs naplót arról, hogy mi és mikor ment át a platform felé.
Könyvelési integráció
A főkönyv, GraphQL-en, tanúsítvánnyal hitelesítve
A könyvelési oldalt egy erre a célra készült csatoló szolgálja ki. GraphQL-t beszél, és ügyféloldali SSL-tanúsítvánnyal hitelesít, így a portfóliórendszer és a könyvelési rendszer közötti csatorna nem egy beállítási mezőbe bemásolt közös jelszó.
A csatoló visszaolvassa a lekönyvelt számokat: az árbevétel- és költségtételeket egy választott időszakra, a teljes fiókra vagy egyetlen épületre szűkítve. Ezek a számok az árbevétel-idővonalakat, valamint a beruházási és üzleti elemzéseket táplálják, nem pedig egy külön kimutatásban állnak, amelyet senki nem nyit meg.
A hívások sorosítva futnak, és a rendszer gyorsítótárazza őket, ami akkor számít, amikor egy nagy portfólió egyszerre kér le egy teljes évnyi tételt az összes épületre. A kimutatási képernyők használhatók maradnak, a könyvelési rendszert pedig nem terheli túl a lekérdezés.
Az integrációs réteg további csatolók fogadására készült. Ma kettő van: az egyik a kiállításhoz, a másik a főkönyvhöz. Egy harmadik hozzáadása egy meglévő szerkezethez írt csatolómunka, nem a pénzügyi modul újraírása.
Ki mit állít ki
A megfelelő bizonylat, a megfelelő személytől, a megfelelő cég nevében
Egy portfólió ritkán fér el egyetlen cégben, és a számlákat ritkán állítja ki egyetlen ember. A rendszer mindkét tényt modellezi, nem megkerüli.
- Felhasználónkénti hozzáférési adatok — a külső platformok hozzáférési adatait a rendszer felhasználónként, titkosítva tárolja. A kolléga által kiállított bizonylat az ő platformfiókjából, az ő számozási beállításaival megy ki, nem közös bejelentkezéssel
- Több jogi személy — egy fiókban több szervezet is szerepelhet. A szerződések és a belőlük következő számlák azok között a bérbeadó cégek között oszlanak meg, amelyekhez valójában tartoznak, nem olvadnak össze egyetlen számlázási identitássá
- A munkához illeszkedő szerepkörök — a rendszergazdai, a felügyelői és a csak olvasható szerepkör a pénzügyi rekordokra ugyanúgy érvényes, mint mindenhol máshol. A külső könyvelő csak olvasható hozzáférést kaphat a kiállított bizonylatokhoz anélkül, hogy joga lenne a szerződésekhez vagy a mérési adatokhoz
- Nyilvántartás arról, mi ment ki — minden kiállított bizonylat megőrzi a számlázó platformmal folytatott kommunikáció naplóját, a külső hivatkozását és számlaszériáját, valamint a rekordon hagyott megjegyzéseket. A hónapokkal későbbi kérdésekre nyilvántartott válasz van
- Elszámolás, amelyet a bérlő is megért — az ügyfelenkénti elszámolólap saját arculatú PDF-ként készül, és megmutatja, hogyan jött ki minden egyes szám – mérőállások, felosztási kulcs, hányad, időszak –, az Ön logójával, színeivel és betűméreteivel
A csatolók kimenő irányúak. A termék bizonylatokat állít ki a számlázó platformon, és számokat olvas vissza a főkönyvből; nem tesz közzé nyilvános API-t, amelyen keresztül külső rendszerek írhatnának bele.
Előtte és utána
A kézi út és az integrált út
A különbség nem csak a gyorsaság. Az is, hogy az időszak lezárása után hány egymástól független másolat létezik ugyanabból a számból.
| Lépés | Táblázat és kézi rögzítés | A pénzügyi modullal |
|---|---|---|
| A közüzemi költségek felosztása | Kézzel karbantartott képletek egy munkafüzetben, időszakonként továbbmásolva | A felosztási kulcs a továbbszámlázási tételen van, és a képletmotor értékeli ki |
| A számlasorok előállítása | Az összegek leolvasása az egyik képernyőről, begépelése a másikba | A továbbszámlázási számlák magukból a tételekből készülnek |
| Számozás és bizonylattípus | Bizonylatonként az állítja be, aki aznap kiállítja | Hozzáférési adatkészletenként egyszer beállítva, minden kiállításnál érvényes |
| Pénzforgalmi áfa-elszámolás | Fejben tartva, vagy utólag a könyvelő javítja | A hozzáférési adatok szintjén megjelölve, a kiállított bizonylatokon érvényesítve |
| Kiállítás a megfelelő cég nevében | Cégenként külön munkafüzet vagy külön platformbelépés | Több jogi személy egyetlen fiókon belül |
| Válasz a bérlő kérdésére | A számítás újbóli felépítése, bízva abban, hogy egyezni fog | A számla megnyitása, visszakövetés a mérőállásig |
| A számok bejuttatása a főkönyvbe | Újragépelés a számlázó platformról | A lekönyvelt tételek visszaolvasása a könyvelési integráción keresztül |
Mennyibe kerül
Modulként, az alapcsomag mellé árazva
A portfóliókezelés mindig része a csomagnak. A könyvelési és számlázási integráció a négy választható modul egyike, mindegyik azonos áron.
Standard
Egyetlen portfólióhoz, amely már kinőtte a táblázatkezelőt.
- Felhasználók 3
- Ingatlanok 10
- Ingatlanegységek 50
- Helyiségek és közös területek 200
- Dokumentumtár 25 GB
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
Extended
Több épületet és jogi személyt kezelő ingatlankezelőknek.
- Felhasználók 10
- Ingatlanok 50
- Ingatlanegységek 250
- Helyiségek és közös területek 1,000
- Dokumentumtár 100 GB
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
Az árak áfa nélkül értendők. A csomagok teljes keretei, a túlhasználati díjak és a Private Cloud feltételei az árak oldalon találhatók.
Választható modulok
Melyik modul mit ad hozzá
A Könyvelési és számlázási integráció az a modul, amelyet ez az oldal bemutat: számlák, továbbszámlázási számlák, a számlázó platform és a könyvelési integráció.
Bérlemények és szerződések
Bérleti szerződések, haszonkölcsön-szerződések, bérlők és határidő-emlékeztetők.
Továbbszámlázás és költségfelosztás
Mérőórák, szállítói számlák, felosztási kulcsok és továbbszámlázási számlák.
Könyvelési és számlázási integráció
Bizonylatok kiállítása a számlázó platformon és átadásuk a könyvelésbe.
Beruházási és üzleti elemzések
Árbevétel-előzmények, fogyasztáselemzés és beruházási számítások.
Létesítménygazdálkodás
Műszaki eszköznyilvántartás, eszközkapcsolatok és szolgáltató partnerek.
A Továbbszámlázás és költségfelosztás modult általában mellé választják, mert az állítja elő a kiszámlázandó számokat, a Beruházási és üzleti elemzések pedig azokat a főkönyvi számokat használja, amelyeket a könyvelési integráció visszaolvas.
Az első lépések
Bevezetés és támogatás
Bevezetési csomag
€ 400
A fiók beállítása, négy óra helyszíni oktatás, kiszállás, valamint telefonos és e-mailes támogatás az első hat hétben.
Támogatás, tanácsadás és oktatás
€ 75 /óra
Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
Kérdések
Amit az kérdez, akinek egyeztetnie kell
Melyik számlázó platformmal integrálódik a szoftver?
Ma egy számlázó platform van beépítve; az integrációk oldala teljes körűen bemutatja, a jelenlegi listával együtt. A bizonylatok az API-ján keresztül jönnek létre, a beállított bizonylattípussal, a számlaszám-tartomány előtagjával és utótagjával, a bizonylat és a felek megnevezésével, a napokban megadott fizetési határidővel és a pénzforgalmi áfa-elszámolás beállításával. A kiállított bizonylat visszaadja a külső számlaszériát, a bizonylat keltét és egy megtekintési hivatkozást, amelyeket a portfóliórendszer a számla rekordján tárol.
Hogyan kerüli el a könyvelési integráció a számok újragépelését?
A számlák és a továbbszámlázási számlák ugyanazokból a rekordokból készülnek, amelyek az összegeket előállították: szerződésekből, ártételekből, továbbszámlázási tételekből és mérés nélküli tételekből. Semmi nem kerül ki táblázatba, hogy aztán visszagépeljék. A bizonylatokat a rendszer közvetlenül a számlázó platformon keresztül állítja ki, a könyvelési integráció pedig visszaolvassa a lekönyvelt árbevétel- és költségtételeket a kimutatásokhoz.
Támogatja a pénzforgalmi áfa-elszámolást (TVA la încasare)?
Igen. A pénzforgalmi áfa-elszámolás a bizonylatok kiállításához használt hozzáférési adatokon állítható be, így az ezzel a beállítással kiállított minden bizonylat már a kiállítás pillanatában megkapja a jelölést, nem utólag javítják. Ez azoknál a román fiókoknál számít, amelyek e szabály szerint működnek, ahol a pénzforgalmi áfa-elszámolásnak magán a bizonylaton kell megjelennie.
Kiállíthatók számlák több bérbeadó cég nevében egyetlen fiókból?
Igen. Egy fiókban több jogi személy – szervezet – is szerepelhet, a szerződések pedig ahhoz a céghez kapcsolódnak, amelyé valójában. A számlák ezt a kapcsolatot követik. A számlázó platform felhasználónkénti hozzáférési adataival együtt így minden bizonylat a megfelelő cég nevében és a megfelelő személy platformfiókjából megy ki.
Mi a helyzet, ha más könyvelőrendszert használunk?
Ma két csatoló létezik: egy számlázó platform a bizonylatok kiállításához és egy könyvelési rendszer a főkönyvhöz. Az integrációs réteg további csatolók fogadására készült, így egy újabb hozzáadása meglévő szerkezethez végzett munka, nem újraírás. Írja meg, milyen rendszert használ, és még az elköteleződés előtt őszinte visszajelzést adunk.
Biztonságos a könyvelési kapcsolat?
A könyvelési csatoló GraphQL-en fut, és ügyféloldali SSL-tanúsítvánnyal hitelesít, nem egy beállítási mezőben tárolt közös jelszóval. A külső platformok hozzáférési adatait a rendszer felhasználónként, titkosítva tárolja. Az üzemeltetésről, a szerepkörökről és az adatvédelemről az adatbiztonsági oldalon olvashat bővebben.
Következő lépés
Ne a saját számait egyeztesse
Ha a rezsielszámolást és a főkönyvet ma egy táblázat és egy figyelmes ember köti össze, van rövidebb út is. Írja meg, milyen számlázó és könyvelőrendszert használ.