1–50 egység
Bérbeadói szoftver magán- és családi portfóliókhoz
A táblázat addig működik, amíg el nem jön az az év, amikor bizonyítani kell, hogyan osztották fel a fűtésszámlát. Ez a rendszer azoknak a tulajdonosoknak szól, akik ehhez az évhez megérkeztek, és szeretnék, ha a válasz egyszer, írásban rögzülne.
- Bérleti szerződések, haszonkölcsön-szerződések és megszüntető megállapodások egyetlen nyilvántartásban
- Automatikus e-mail-emlékeztetők a szerződés lejárata és a megújítási határidők előtt, a kiküldöttek rögzítésével
- Mérőállások mérőóránként és időszakonként nyilvántartva, így a tavalyi értékek jövőre is megvannak
- A Standard csomag pontosan ilyen méretű portfólióra van szabva – ingatlanok, ingatlanegységek és helyiségek a közzétett keretek szerint
Amikor megváltozik
A táblázat nem fokozatosan mondja fel a szolgálatot
A magánportfóliók többségét egyszerre három helyről vezetik: egy táblázatból a bérletekről, egy mappából a PDF-ekkel, és valakinek az emlékezetéből arról, miben állapodtak meg. Ez nem ostoba megoldás. Egy ideig valóban olcsóbb bármelyik szoftvernél.
Egy meghatározott napon mondja fel a szolgálatot. Egy bérlő megkérdezi, miért nőtt a fűtésszámlából rá eső rész. Ehhez kell a tavalyi nyitó és záró mérőállás, a szállítói számla, a felosztáshoz használt alapterületek, valamint a táblázatnak az a változata, amelyik az utolsó három javítás előtt volt. Ebből az ötből kettő van meg. A többit rekonstruálni kell, és a rekonstrukció viszi el az estét.
Egy rendszertől nem lesz okosabb a számítás. Attól lesz előkereshető. A mérőállásokat, a számlát, a felosztási kulcsot és az ebből következő ügyfelenkénti elszámolólapot a rendszer egyetlen összefüggő nyilvántartásként tárolja, jövőre pedig ugyanez a szerkezet már készen áll.
Mit tart nyilván
Mit kell valójában nyilvántartani egy magánportfólióban
Ekkora méretnél nem a termék minden része releváns. Ezek azok a részek, amelyek egy tizenegy lakásból és két raktárhelyiségből álló portfólióban is megérdemlik a helyüket.
Az épület, helyiségről helyiségre
Lakások, üzlethelyiségek és raktárhelyiségek, mindegyik a saját helyiségeivel és közös területeivel. Az alapterületek automatikusan összegződnek a helyiségektől az egységeken át az ingatlanig, így egy javított alapterület egyszerre mindenhol javul.
Szerződések és előzményeik
Bérleti szerződések, haszonkölcsön-szerződések és megszüntető megállapodások, szerződés-idővonallal. Bármelyik korábbi időszakról megnézhető, ki használta az adott egységet, anélkül hogy mappát kellene kinyitni.
Ártételek intervallumokkal
Az ártételek saját intervallum-egységet és -darabszámot hordoznak, és az összehasonlításhoz normalizálva jelennek meg. A havi bérleti díj, a negyedéves terhelés és az éves díj végre egyetlen skálán olvasható.
Határidő-emlékeztetők
Az értesítési események e-mailt küldenek a szerződés lejárata vagy a megújítási határidő előtt; a kiküldést háttérfolyamatok végzik. A naplózás rögzíti, mi ment ki és kinek, ami a későbbi vitákat gyorsan lezárja.
Mérőórák és mérőállások
Mérőórák és almérők fogyasztási helyenként, időszakonként nyilvántartott mérőállásokkal és leolvasási idővonallal. A kötegelt leolvasás képernyőin elég egyszer végigjárni az épületet, és utólag begépelni mindent.
Elszámolás, amely átadható
Az ügyfelenkénti elszámolólap saját arculatú PDF, amely megmutatja, hogyan jött ki minden egyes szám. Az Ön logóját, színeit és betűméreteit viseli, nem egy szoftvergyártóét.
Évente egyszer
Az éves rezsielszámolás, elejétől a végéig
Erre a sorrendre épül a közüzemi modul. Egy kis portfóliónál ez egyetlen délután, és a délután nagyobb része az első lépés.
-
A mérőállások rögzítése
Az épületet végigjárva a kötegelt leolvasás képernyőjén rögzíthetők a záró mérőállások, mérőóráról mérőórára. Az almérők ugyanahhoz a fogyasztási helyhez kerülnek, mint a fölöttük álló főmérő.
-
A szállítói számla rögzítése
Rögzíteni kell az időszak szállítói számláját – vagy azt a gyűjtőszámlát, amely egyszerre több közműtípusra és időszakra vonatkozik –, a kapott szolgáltatói mérőállásokkal együtt.
-
A felosztási kulcs kiválasztása
Alapterület szerint, személyek szerint, egységek szerint, fogyasztási hányad szerint vagy egyedi képlettel. Az alapdíjak és az átalányelemek mérés nélküli tételként rögzülnek.
-
Előnézet a kiállítás előtt
A továbbszámlázási tételek közműtípus és továbbszámlázási mód szerint csoportosulnak, a számlaelőnézet pedig még a kiállítás előtt megmutatja az eredményt. A javítás itt történik, nem utólag.
-
Kiállítás és átadás
A köteg kiállítása után minden bérlőhöz elkészül az ügyfelenkénti elszámolólap. Az elszámolólap minden száma visszavezethető egy mérőállásra, egy számlasorra és egy felosztási kulcsra.
A csendes hibák
Az a négy dolog, ami pénzbe kerül a magánbérbeadóknak
Egyik sem drámai. Ezek azok az apró adminisztratív kicsúszások, amelyek megelőzésében egy rendszer valóban jó.
- Egy elmulasztott felmondási határidő — a lejárati és a megújítási emlékeztetőket háttérfolyamatok küldik ki automatikusan a dátum előtt, így egy indexálási időablak vagy egy felmondás nem azon múlik, hogy eszébe jut-e valakinek
- Egy hiányzó nyitó mérőállás — ha a mérőállások mérőóránként és időszakonként vannak nyilvántartva, a bérlőváltáshoz záró és nyitó érték tartozik a nyilvántartásban, nem egy két éve szóban elfogadott becslés
- Egy védhetetlen felosztás — a felosztási kulcs képletként van eltárolva, nem táblázatban kézzel alkalmazva, így amikor egy bérlő rákérdez a rá eső részre, a levezetés már ott van az elszámolólapon
- Egy dokumentum, amit senki nem talál — a dokumentumok és a csatolmányok ahhoz a rekordhoz tartoznak, amelyikhez valók – az ingatlanhoz, az egységhez, a szerződéshez, a mérőórához –, S3-alapú tárolással, nem egy levelezőszálban
Mennyibe kerül
Mit fed le a Standard csomag
A magán- és családi portfóliók többsége belefér a Standard csomagba. Rendszerint nem az egységek száma dönt, hanem a helyiségeké és a közös területeké, mert ezeket egyenként számoljuk.
Standard
Egyetlen portfólióhoz, amely már kinőtte a táblázatkezelőt.
- Felhasználók 3
- Ingatlanok 10
- Ingatlanegységek 50
- Helyiségek és közös területek 200
- Dokumentumtár 25 GB
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
Extended
Több épületet és jogi személyt kezelő ingatlankezelőknek.
- Felhasználók 10
- Ingatlanok 50
- Ingatlanegységek 250
- Helyiségek és közös területek 1,000
- Dokumentumtár 100 GB
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
Mindkét csomag havidíjas, és az árak áfa nélkül értendők. Az Extended ugyanaz a szoftver nagyobb keretekkel, azoknak a tulajdonosoknak, akiknek több ingatlanban vagy több családi cégben vannak egységeik.
Bővítés igény szerint
A modulok külön-külön kapcsolhatók be
A portfóliókezelés mindig része a csomagnak. Sok magánbérbeadó a Bérlemények és szerződések modullal kezd, hogy rendbe tegye a bérleteket, az árakat és a határidő-emlékeztetőket, majd az első olyan éves elszámolás előtt, amelyet már a rendszerben kell elkészítenie, hozzáveszi a Továbbszámlázás és költségfelosztás modult.
Bérlemények és szerződések
Bérleti szerződések, haszonkölcsön-szerződések, bérlők és határidő-emlékeztetők.
Továbbszámlázás és költségfelosztás
Mérőórák, szállítói számlák, felosztási kulcsok és továbbszámlázási számlák.
Könyvelési és számlázási integráció
Bizonylatok kiállítása a számlázó platformon és átadásuk a könyvelésbe.
Beruházási és üzleti elemzések
Árbevétel-előzmények, fogyasztáselemzés és beruházási számítások.
Létesítménygazdálkodás
Műszaki eszköznyilvántartás, eszközkapcsolatok és szolgáltató partnerek.
Minden modul havidíjas, a közzétett díjszabás szerint, a csomag árán felül, és nem feltétlenül az induláskor, hanem akkor vehető hozzá, amikor a munka megkívánja.
Ha a portfólió nő
A legnagyobb csomagon túl
A folyamatosan gyarapodó családi portfóliót nem tesszük át másik termékre. Az Extended kereteit meghaladó kapacitást a ténylegesen kezelt állomány alapján számoljuk – ingatlanok, ingatlanegységek, helyiségek és közös területek, valamint a tárolt dokumentumok szerint.
| Keret | Az Extended csomagban | Minden ezen felüli |
|---|---|---|
| Ingatlanok | 50 | €1.00 ingatlanonként |
| Ingatlanegységek | 250 | €0.25 egységenként |
| Helyiségek és közös területek | 1,000 | €0.10 helyiségenként vagy területenként |
| Dokumentumtár | 100 GB | €0.10 GB-onként |
Az Extended keretein felül tételenként és havonta számolva. Minden ár nettó, áfa nélkül értendő.
Az indulás
Bevezetés, egyszer
Egy kis portfólió beállítása egyetlen gondos délutánnyi leltározás. A bevezetési csomag azért van, hogy ezt a délutánt ne egyedül kelljen végigcsinálni.
Bevezetési csomag
€ 400
Fiók beállítása, négy óra helyszíni munkatársi oktatás, utazás, valamint az első hat hétben legfeljebb öt telefonos konzultáció és tíz e-mailes egyeztetés.
Támogatás, tanácsadás és oktatás
€ 75 /óra
Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
Ha három lakása van egyetlen épületben, mindhárom szokásos szerződéssel kiadva, mindhárom egyedi fűtéssel, almérők és költségfelosztás nélkül, akkor egy rendszer valószínűleg nem indokolt. A Standard csomag egy modullal együtt valós havi költség, szemben egy évi néhány órányi adminisztratív teherrel. Maradjon a táblázat, és állítson be két naptári emlékeztetőt.
A kép akkor változik, ha ezek közül bármelyik igazzá válik: egy közös költséget néhánynál több használóra kell felosztani; vannak almérők; egynél több ingatlanban vagy egynél több családi cégben vannak egységei; aki tudja, hogyan működik az egész, szeretné, ha nem ő maradna az egyetlen, aki tudja; vagy valaki már megtámadott egy elszámolást.
És akkor is változik, amikor az öröklés kérdése felmerül. Egy családi portfólió, amelyet át kell adni a következő generációnak, olyan portfólió, amelynek a nyilvántartása nem maradhat egyetlen ember fejében. Ez önmagában is jogos ok arra, hogy korábban kezdjenek bele, mint amit a puszta számtan indokolna.
Következő lépés
Egyetlen beszélgetésből kiderül, hogy illik-e
Írja meg, hány egységről van szó, felosztja-e a közműköltségeket, és hány embernek kell hozzáférés. Ennyi elég ahhoz, hogy igent, nemet vagy „még nem”-et mondjunk.
Kérdések
Amit a magántulajdonosok először kérdeznek
Mekkora az a legkisebb portfólió, amelynél már megéri a bérbeadói szoftver?
Nincs rögzített küszöb, a gyakorlatban azonban nem az egységszám dönt, hanem a költségfelosztás. Ha egy közös fűtés-, víz- vagy hulladékszámlát kell szétosztani a használók között, és minden hányadot meg kell indokolni, egy rendszer gyorsan megtérül. Ha viszont minden egységet közvetlenül a saját szolgáltatója számláz, egy táblázat és két naptári emlékeztető még mindig jó válasz lehet.
Kezelhető egyetlen fiókban egy több cég tulajdonában álló családi portfólió?
Igen. Egy fiók több jogi személyt tarthat, és minden szerződés ahhoz a jogi személyhez kerül, amelyik aláírta. Az árbevétel-idővonalak jogi személy szerint, ingatlancsoport szerint vagy mindkettő szerint csoportosíthatók. Így egy magánszemély és egy családi cég között megosztott portfólió is átlátható marad, két külön rendszer fenntartása nélkül.
Készít olyan rezsielszámolást, amelyet át lehet adni a bérlőnek?
Ügyfelenkénti elszámolólapot készít saját arculatú PDF-ben, amely a mérőállásoktól és a szállítói számláktól a felosztási kulcson át a terhelt összegig megmutatja minden szám levezetését. A rendszer az Ön logóját, színvilágát és betűméreteit alkalmazza. Hogy ez a dokumentum megfelel-e egy adott ország jogszabályi formakövetelményének, olyan kérdés, amelyet érdemes még a vásárlás előtt feltenni.
Hogyan működnek a szerződéses emlékeztetők?
Az értesítési eseményeket háttérfolyamatok állítják elő a szerződés lejárata és a megújítási határidők előtt, és e-mailben küldik ki. A naplózás rögzíti, mi ment ki és kinek. A levelek saját SMTP-kiszolgálón keresztül is távozhatnak, így az emlékeztetők az Ön domainjéről érkeznek a bérlőkhöz, nem egy platform címéről.
Szükség van a közüzemi modulra már az induláskor?
Nem. A portfóliókezelés mindig benne van, a modulok pedig egymástól függetlenül, a közzétett modulár szerint adhatók hozzá. Sok magánbérbeadó a bérleményekkel és szerződésekkel kezd, hogy rendbe tegye a bérleteket, az árakat és a határidő-emlékeztetőket, majd az első olyan éves elszámolás előtt veszi hozzá a közüzemi továbbszámlázást, amelyet már a rendszerben kell elkészítenie.
Kezdés az idei évvel
Tegye az idei mérőállásokat oda, ahol jövőre is megvannak
Egy kis portfólió beállítása egyetlen gondos délutánnyi leltározás. Onnantól már csak a mérőállások rögzítése és az elszámolások kiállítása marad.
A Workspace létrehozásához nem kérünk bankkártyát.