Alkalmazási terület
White label közüzemi továbbszámlázó szoftver szolgáltatóknak
Szállítói bizonylatok és mérőállások érkeznek be olyan épületekről, amelyek nem az Önéi, és olyan elszámolások mennek ki, amelyeknek a megkérdőjelezést is ki kell bírniuk. Ez a kettő közötti gépezet.
- A gyűjtőszámla egyetlen szállítói bizonylatot fed le, amely több közműtípusra vagy több időszakra vonatkozik
- A kötegelt leolvasás képernyői az épület mérőóráról mérőórára történő bejárásához készültek, nem ahhoz, hogy mérőóránként külön rekordot kelljen megnyitni
- A felosztási képletek konfigurálható kifejezések, amelyeket a rendszer továbbszámlázási tételenként értékel ki, az egyedi kulcsokat is beleértve
- Számlaelőnézet a kötegelt kiállítás előtt, így az időszakot egyszer kell ellenőrizni és egyszer kiadni
- A Private Cloud dedikált, EU-n belüli telepítés white label megjelenéssel, tükrözött biztonsági mentésekkel és SLA-val
A munka természete
Számlázás olyan épületekre, amelyek nem az Önéi
Egy továbbszámlázási szolgáltató másfajta feladattal néz szembe, mint egy bérbeadó. A bérbeadó egyetlen portfóliót visz, és ismeri is. Ön sokat visz, egyik sem a sajátja, és mindegyiknek megvan a maga szállítói megállapodása, a maga mérőóra-állománya, a maga megállapodott kulcsa és a maga elképzelése arról, mikor zárul az időszak.
A nyilvántartási hierarchia ügyfelenkénti külön telepítés nélkül adja meg a szükséges elhatárolást: legfelül az ingatlancsoport, alatta az ingatlan, majd az ingatlanegység, végül a helyiségek és a közös területek. Ügyfelenként egy ingatlancsoport tartja együtt az adott ügyfél épületeit, csoportonkénti statisztikákkal és ingatlancsoport szerint bontott árbevétel-idővonalakkal.
Ahol Ön maga állítja ki a bizonylatokat, egy fiókban több jogi személy is szerepelhet, a szerződések és a számlák pedig ahhoz a jogi személyhez kerülnek, amelyik ténylegesen kiállítja őket. Ahol egy ügyfélnek saját, elkülönített környezetre van szüksége, vagy ahol a szolgáltatásnak a saját arculata alatt kell futnia, arra való a Private Cloud.
Minden fiókszinten van elhatárolva, azon belül pedig rekordonkénti biztonsági hatókör érvényesül. Egy felhasználó hozzáférési adatai kizárólag a saját Workspace-én belül érvényesek, a bejelentkezéshez pedig az e-mail-cím és a jelszó mellett a Workspace ID is kell.
Beérkezés
Ahogy a szállítói valóság bekerül a rendszerbe
A szolgáltatók nem küldenek épületenként, időszakonként és közműtípusonként egy-egy tiszta számlát. A beérkezési oldalnak azt kell feldolgoznia, ami ténylegesen megérkezik.
Szállítói számlák
A felosztandó bizonylat rögzítése, a beszkennelt példány csatolásával és az időszak megadásával. Ez az az összeg, amelyet az elszámolásnak maradéktalanul szét kell osztania, és végig látható marad.
Gyűjtőszámlák
Az a szállítói bizonylat, amely több közműtípusra vagy több időszakra vonatkozik, gyűjtőszámlaként rögzíthető, és a rendszer arra a bontásra osztja szét, amelyre az egyes elszámolásoknak szükségük van, ahelyett hogy részenként kézzel kellene újra begépelni.
Közüzemi szerződések és árlisták
A közműszolgáltatók, a közüzemi szerződések és az árlisták fogyasztási helyenként vannak nyilvántartva, minden árhoz megadott érvényességi időszakkal, így a tarifákat a rendszer kikeresi, nem pedig minden időszakban újra be kell gépelni.
Szolgáltatói mérőállások
A szolgáltató által leolvasott értékek a saját leolvasásoktól elkülönítve szerepelnek. A kettő közötti eltérés – az a pont, ahonnan minden vita indul – látható marad, nem csendben egyenlítődik ki.
Mérés nélküli tételek
Az alapdíjak, a rendelkezésre állási díjak és az átalánytételek mérés nélküli tételként szerepelnek, és saját kulcs szerint oszlanak fel, így a számla fix része kimarad a fogyasztási számításból.
Fogyasztási helyek
A mérőórák aszerint csoportosulnak, melyik helyet mérik, így az egy épületben lévő több csatlakozási pont vagy az egy szerződésen szereplő több épület is átlátható marad az időszak zárásakor.
Terepmunka
Kötegelt leolvasás az épületbejárás sorrendjében
A leolvasások begyűjtésén áll vagy bukik a szolgáltató árrése. A képernyők bejárási útvonalhoz készültek, nem egyetlen rekordhoz.
-
Az épület egyetlen listaként
A fogyasztási hely kötegelt leolvasási képernyőjén az értékek egymás után, abban a sorrendben rögzíthetők, ahogy a mérőórák a helyszínen sorra kerülnek, ahelyett hogy egyesével kellene rákeresni az egyes mérőórákra.
-
Főmérők és almérők egy menetben
A főmérők és az alattuk lévő almérők ugyanabban a menetben rögzíthetők. A mért fogyasztást a rendszer később levonja, mielőtt a maradékot szétosztaná a mérő nélküli használók között.
-
Az idősor megmarad
A mérőállások dátumozott tételek egy idősorban, nem pedig felülírható aktuális értékek. A mérőállás-idővonalak megőrzik azt az előzményt, amelyből egy megtámadott szám megvédhető.
-
Összevetés a szolgáltatóval
A szolgáltatói mérőállások ugyanarra az időszakra a sajátjai mellett szerepelnek, így a szolgáltató összesenje és az almérők összege közötti eltérés a számlák kiállítása előtt derül ki, nem utána.
Logika
Felosztási képletek, amelyeket Ön állít be, nem funkciók, amelyeket meg kell rendelni
Minden ügyfél olyan kulccsal érkezik, amely majdnem szabványos. Alapterület szerint, de csak a fűtött alapterületre. Személyek szerint, de az üzlethelyiség háromnak számít. Egységek szerint, a földszint kivételével. Olyan üzletet nem lehet vinni, amelyben mindegyikhez külön szoftverfejlesztésre kell várni.
A továbbszámlázási tételek közműtípus és továbbszámlázási mód szerint csoportosulnak, és minden tétel a saját felosztási képletét hordozza. A képletmotor konfigurálható kifejezéseket értékel ki, így a kulcs lehet alapterület szerinti, személyek szerinti, egységek szerinti, fogyasztási hányad szerinti vagy éppen az adott esetre megírt kifejezés.
A képletet a rendszer azzal a tétellel együtt tárolja, amelyet előállított. Egy három időszakkal korábban kiállított elszámolás ma is az akkor érvényes szabályok szerint magyarázza el önmagát – pontosan erre van szükség, amikor az ügyfél könyvvizsgálója egy már lezárt időszakról kérdez.
A továbbszámlázási áttekintő a folyamatban lévő munka minden költségcsoportjának állapotát mutatja: kész, leolvasásra vár, szállítói számlára vár, vagy kiállításra kész.
Átfutás
Előbb az időszak előnézete, aztán egyetlen menetben a kiállítás
Az ellenőrzés és a mennyiség rendszerint egymás ellen dolgozik. Az alábbi sorrend úgy épül fel, hogy az ellenőrzés egyszer történjen meg, ott, ahol a hiba még olcsó.
-
Az időszak lezárása az áttekintőn
A továbbszámlázási áttekintő megmutatja, mely tételek készültek el, és melyek akadtak el. Nem kell párhuzamos táblázatban vezetni, mi van még hátra.
-
A számlák előnézete
A számlaelőnézet még a kiállítás előtt megmutatja, mit kapna kézhez az egyes használó. A javítás a továbbszámlázási tételen történik, nem egy már elküldött bizonylaton.
-
Kötegelt kiállítás
A teljes időszak egyetlen lépésben kiadható. A kiállítás a csatlakoztatott számlázó platformon keresztül fut, a beállított bizonylattípusokkal, valamint a számlaszám-tartomány előtagjaival és utótagjaival.
-
A levezetés csatolása
Minden ügyfél saját arculatú PDF-ben kaphat ügyfelenkénti elszámolólapot, amely megmutatja minden szám levezetését – ez az a dokumentum, amely telefonhívás nélkül megválaszolja a kérdések első körét.
-
Átadás a könyvelésnek
A könyvelési csatoló GraphQL-en adja át az adatokat, ügyféloldali SSL-tanúsítvánnyal hitelesített kapcsolaton. A felhasználónkénti hozzáférési adatok miatt a bizonylatok annak a személynek a fiókjából mennek ki, aki jogosult a kiállításukra.
-
Export, amire szükség van
A szerződések CSV-be exportálhatók, a fogyasztási és árbevételi kimutatások pedig alátámasztják azt az elszámolási összesítőt, amelyet az ügyfél a számlázási kör végén az elszámolásai mellé vár.
Üzemeltetés
Szolgáltatásként működtetve, nem mellékfeladatként
A nagy tömegű munka gyakrabban akad el az üzemeltetési peremeken, mint a számításon. Az alábbiak akkor kezdenek számítani, amikor ez már megélhetés.
- Háttérfolyamatok — a kiállítás, az értesítések és a gyorsítótárazás háttérfolyamatként, sorban fut, így egy nagy köteg nem tart fogva egy böngészőablakot, amíg le nem fut
- Gyorsítótárazás nagy portfóliókhoz — a modellszintű gyorsítótárazás és a gyorsítótárazott diagramos áttekintők a nagy portfóliókat is használhatóan tartják, a gyorsítótár érvénytelenítése pedig a háttérben fut, amint a mögöttes rekordok megváltoznak
- Szerepkörök és támogatói felhasználóváltás — rendszergazda, felügyelő, csak olvasható és támogatói szerepkör, felügyelt felhasználóváltással, így a támogatást nyújtó munkatárs a felhasználó környezetében dolgozhat, a váltás naplózásával együtt
- Fiókonkénti SMTP — a kimenő levelek saját SMTP-beállításon keresztül is küldhetők, így az elszámolások és az emlékeztetők az Ön domainjéről érkeznek a használókhoz, nem egy olyan platformról, amelyről még sosem hallottak
- Arculat a generált PDF-eken — a generált bizonylatok logója, színsémája és betűméretei fiókonként állíthatók, így az elszámolólap az Ön szolgáltatásának arculatával érkezik meg, nem a mi szoftverünkével
- Három felületi nyelv — angol, német és román, ami ott számít, ahol a leolvasást végző munkatársnak, a számlázást végzőnek és az ügyfeleknek nincs közös nyelvük
Azok a szolgáltatók, akik a számlázás mellett az adminisztrációt is átveszik – szerződések, határidők, tulajdonosi beszámolók –, közelebb állnak a szomszédos alkalmazási területhez, ahol a továbbszámlázás több feladat egyike, nem pedig maga a teljes szolgáltatás.
Telepítés
Private Cloud, white label megjelenéssel, az EU-ban
A Public Cloud megosztott, EU-ban tárolt SaaS a szokásos csomagokon, és ahhoz elég, hogy egy szolgáltatás elinduljon rajta. Amint a szolgáltatás maga az üzlet, a legtöbb szolgáltató azt szeretné, hogy a telepítés a sajátja legyen.
A Private Cloud dedikált, együgyfeles telepítés biztonságos, EU-n belüli adatközpontban, dedikált erőforrásokkal, köztük mentési és feladatátvételi infrastruktúrával. Az adatbázis- és tárolómentések tükrözve érkeznek az Ön saját telephelyére vagy irodájába, így az ügyfelei adatairól ott is van másolat, ahol Ön rendelkezik felette. Magas rendelkezésre állás és redundancia, 24/7 felügyelet, valamint SLA legfeljebb négyórás beavatkozási idővel munkaidőben és 24 órással azon kívül.
A white label megjelenés a Private Cloud környezetben érhető el. A hozzáférés-szabályozás és a felhasználókezelés testreszabható, a telepítés pedig saját felhasználó- és tárhelykerettel, valamint korlátlan adatforgalommal érkezik; ezek mind közzé vannak téve a Private Cloud oldalon.
Az árak áfa nélkül értendők. A Public Cloud csomagjai, a választható modulok és a túlhasználati díjak az árak oldalon szerepelnek; a Private Cloud feltételeit teljes terjedelmében a Private Cloud oldal írja le.
Az indulás
Bevezetés, utána óradíjas támogatás
Egy számlázási szolgáltatás elindítása a rendszeren azt jelenti, hogy már meglévő épületeket, mérőórákat és szállítói megállapodásokat kell áthozni. A bevezetés egyszeri; minden, ami utána következik, óradíjas.
Bevezetési csomag
€ 400
Fiók beállítása, négy óra helyszíni munkatársi oktatás, utazás, valamint az első hat hétben legfeljebb öt telefonos konzultáció és tíz e-mailes egyeztetés.
Támogatás, tanácsadás és oktatás
€ 75 /óra
Támogatás, tanácsadás és oktatás a bevezetés után, legjobb szándék szerint.
Minden ár nettó ár, áfa nélkül értendő.
Kérdések
Amit a platformot értékelő szolgáltatók kérdeznek
Vihet egy közüzemi számlázási szolgáltató több ügyfél épületeit egyetlen Workspace-ben?
Igen. Ügyfelenként egy ingatlancsoport tartja együtt az adott ügyfél épületeit, egységeit, mérőóráit és szerződéseit, csoportonkénti statisztikákkal és ingatlancsoport szerint bontott árbevétel-idővonalakkal. Ahol egy ügyfélnek elkülönített környezetre van szüksége, vagy ahol a szolgáltatásnak a saját arculata alatt kell futnia, a Private Cloud dedikált, együgyfeles telepítést ad.
Hogyan kezeli a rendszer a gyűjtőszámlákat?
A gyűjtőszámla egyetlen olyan szállítói bizonylatot rögzít, amely több közműtípusra vagy több számlázási időszakra vonatkozik. Egyszer kell rögzíteni, a beszkennelt példány csatolásával, és a rendszer arra a bontásra osztja szét, amelyre az egyes elszámolásoknak szükségük van. A teljes szállítói összeg végig látható marad, így a felosztott tételek összege bármikor összevethető azzal, amit a szolgáltató ténylegesen kiszámlázott.
Testreszabhatók a felosztási kulcsok ügyfelenként?
Igen. Minden továbbszámlázási tétel a saját felosztási képletét hordozza, amelyet konfigurálható kifejezéseket elfogadó képletmotor értékel ki. A kulcs lehet alapterület szerinti, személyek szerinti, egységek szerinti, fogyasztási hányad szerinti vagy egyedi képlet. A képletet a rendszer azzal a tétellel együtt tárolja, amelyet előállított, így a lezárt időszakok az akkor érvényes szabályok szerint továbbra is reprodukálhatók.
Ellenőrizhető egy köteg, mielőtt a számlák kimennek?
Igen. A továbbszámlázási áttekintő megmutatja, mely költségcsoportok készültek el, és melyek akadtak el, a számlaelőnézet pedig azt, hogy az egyes használó mit kapna kézhez, mielőtt bármi kimenne. A javítás a továbbszámlázási tételen történik. Ha az időszak rendben van, a teljes köteg egyetlen menetben kiállítható.
Elérhető a white label megjelenés?
A white label megjelenés a Private Cloud környezetben érhető el, amely dedikált, EU-n belüli telepítés, saját közzétett havidíjjal, felhasználó- és tárhelykerettel. A Public Cloud környezetben a fiókonkénti arculat így is érvényes a generált PDF-eken – logó, színséma és betűméretek –, a fiókonkénti SMTP pedig az Ön saját domainjéről küldi a leveleket.
Következő lépés
Vigye a számlázási kört olyan gépezeten, amelyet erre építettek
Bemenetként gyűjtőszámlák, útközben felvett kötegelt leolvasások, saját kézzel beállított képletek, és egyetlen előnézet, mielőtt a teljes időszak kimegy.
Az árak áfa nélkül értendők, és teljes terjedelmükben az árak, illetve a Private Cloud oldalon szerepelnek.