1 bis 50 Einheiten
Software für private Vermieter und Familienportfolios
Die Tabellenkalkulation trägt bis zu dem Jahr, in dem Sie belegen müssen, wie eine Heizkostenrechnung aufgeteilt wurde. Dies ist das System für Eigentümer, die dieses Jahr erreicht haben und die Antwort einmal schriftlich festhalten wollen.
- Mietverträge, Leihverträge und Aufhebungsverträge in einem Verzeichnis
- Automatische E-Mail-Erinnerungen vor Vertragsende und Verlängerungsfristen, mit Nachweis darüber, was versendet wurde
- Zählerstände je Zähler und je Zeitraum gespeichert, sodass die Zahlen des Vorjahres im nächsten Jahr noch vorliegen
- Der Tarif Standard ist auf ein Portfolio dieses Zuschnitts ausgelegt — Objekte, Nutzungseinheiten und Räume innerhalb der veröffentlichten Kontingente
Der Moment, in dem es kippt
Die Tabellenkalkulation versagt nicht allmählich
Die meisten privaten Portfolios werden an drei Stellen gleichzeitig geführt: in einer Tabelle der Mietverhältnisse, in einem Ordner voller PDFs und im Gedächtnis einer Person, die weiß, was vereinbart wurde. Das ist nicht dumm. Eine Zeit lang ist es tatsächlich günstiger als jede Software.
Es versagt an einem bestimmten Tag. Ein Mieter fragt, warum sein Anteil an den Heizkosten gestiegen ist. Sie brauchen die Anfangs- und Endzählerstände des Vorjahres, die Lieferantenrechnung, die Flächen, mit denen aufgeteilt wurde, und die Fassung der Tabelle von vor den letzten drei Korrekturen. Zwei dieser fünf Dinge sind vorhanden. Der Rest muss rekonstruiert werden, und die Rekonstruktion ist das, was den Abend kostet.
Ein System rechnet nicht klüger. Es macht die Rechnung auffindbar. Ablesungen, Lieferantenrechnung, Umlageschlüssel und das daraus entstehende Abrechnungsblatt je Kunde liegen als ein zusammenhängender Datensatz vor, und im nächsten Jahr steht dieselbe Struktur bereits.
Was darin steht
Was ein privates Portfolio wirklich erfasst haben muss
Nicht alles im Produkt ist in dieser Größenordnung relevant. Dies sind die Teile, die sich in einem Portfolio aus elf Wohnungen und zwei Lagereinheiten ihren Platz verdienen.
Das Gebäude, Raum für Raum
Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Lagereinheiten, jeweils mit Räumen und Gemeinschaftsflächen. Flächen summieren sich automatisch von den Räumen über die Einheiten bis zum Objekt, sodass eine korrigierte Wohnfläche überall auf einmal korrigiert ist.
Verträge und ihre Historie
Mietverträge, Leihverträge und Aufhebungsverträge, mit Vertragsverläufen. Sie sehen, wer eine Einheit in einem beliebigen vergangenen Zeitraum bewohnt hat, ohne einen Ordner zu öffnen.
Preise mit Intervallen
Preispositionen tragen ihre eigene Intervalleinheit und -anzahl und werden für den Vergleich normalisiert. Eine monatliche Miete, eine vierteljährliche Gebühr und ein Jahresbeitrag lassen sich endlich auf einer Skala lesen.
Erinnerungen an Fristen
Benachrichtigungen gehen vor Vertragsende und Verlängerungsfristen per E-Mail hinaus, ausgelöst von Hintergrundprozessen. Das Änderungsprotokoll hält fest, was an wen ging, und klärt spätere Streitfragen schnell.
Zähler und Ablesungen
Zähler und Unterzähler je Verbrauchsstelle, mit Zählerständen je Zeitraum und einem Ableseverlauf. Über die Sammelablesung gehen Sie einmal durch das Gebäude und tippen anschließend alles ein.
Eine Abrechnung, die Sie aushändigen können
Das Abrechnungsblatt je Kunde ist ein PDF im eigenen Erscheinungsbild und zeigt, wie jede Zahl zustande gekommen ist. Es trägt Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Schriftgrößen, nicht die eines Softwareanbieters.
Einmal im Jahr
Die jährliche Nebenkostenabrechnung, von Anfang bis Ende
Das ist der Ablauf, um den herum das Modul Nebenkosten & Kostenumlage gebaut ist. Für ein kleines Portfolio ist es ein Nachmittag, und der größte Teil des Nachmittags ist Schritt eins.
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Zählerstände erfassen
Gehen Sie durch das Gebäude und erfassen Sie die Endstände Zähler für Zähler auf der Maske für die Sammelablesung. Unterzähler werden derselben Verbrauchsstelle zugeordnet wie ihr übergeordneter Zähler.
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Lieferantenrechnung erfassen
Erfassen Sie die Lieferantenrechnung für den Zeitraum oder eine Sammelrechnung über mehrere Versorgungsarten und Zeiträume zugleich, zusammen mit den Zählerständen, die Ihnen der Versorger mitgeteilt hat.
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Umlageschlüssel wählen
Nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder als eigene Formel. Grundgebühren und pauschale Bestandteile kommen als verbrauchsunabhängige Positionen hinein.
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Vor dem Ausstellen prüfen
Umlagepositionen sind nach Versorgungsart und Umlageart gruppiert, und die Rechnungsvorschau zeigt das Ergebnis, bevor irgendetwas ausgestellt wird. Korrekturen passieren hier und nicht danach.
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Ausstellen und aushändigen
Stellen Sie den Stapel gesammelt aus und erzeugen Sie anschließend für jeden Mieter das Abrechnungsblatt je Kunde. Jede Zahl auf dem Blatt lässt sich auf eine Ablesung, eine Rechnungszeile und einen Umlageschlüssel zurückführen.
Die stillen Fehler
Die vier Dinge, die private Vermieter Geld kosten
Nichts davon ist dramatisch. Es sind die kleinen Verwaltungsfehler, die ein System wirklich gut verhindert.
- Eine verstrichene Kündigungsfrist — Erinnerungen an Vertragsende und Verlängerungsfristen werden von Hintergrundprozessen automatisch vor dem Termin ausgelöst, sodass ein Indexierungsfenster oder eine Kündigung nicht davon abhängt, dass jemand daran denkt
- Ein fehlender Anfangszählerstand — weil Zählerstände je Zähler und je Zeitraum vorliegen, hat ein Mieterwechsel einen Endstand und einen Anfangsstand im Datensatz statt einer vor zwei Jahren mündlich vereinbarten Schätzung
- Eine Umlage, die Sie nicht begründen können — der Umlageschlüssel ist als Formel hinterlegt und wird nicht von Hand in einer Tabelle angewendet; fragt ein Mieter nach seinem Anteil, steht der Rechenweg bereits auf dem Abrechnungsblatt
- Ein Dokument, das niemand findet — Dokumente und Anhänge hängen an der Entität, zu der sie gehören — am Objekt, an der Einheit, am Vertrag, am Zähler — mit Speicherung auf S3 statt in einem Mailverlauf
Was es kostet
Was der Tarif Standard abdeckt
Die meisten privaten Portfolios und Familienportfolios passen in Standard. Entscheidend ist dabei meist nicht die Zahl der Einheiten, sondern die der Räume und Gemeinschaftsflächen, denn diese werden einzeln gezählt.
Standard
Für ein einzelnes Portfolio, dem die Tabellenkalkulation zu eng geworden ist.
- Benutzer 3
- Objekte 10
- Nutzungseinheiten 50
- Räume und Gemeinschaftsflächen 200
- Dokumentenspeicher 25 GB
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Extended
Für Verwaltungen mit mehreren Objekten und Rechtsträgern.
- Benutzer 10
- Objekte 50
- Nutzungseinheiten 250
- Räume und Gemeinschaftsflächen 1.000
- Dokumentenspeicher 100 GB
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Beide Tarife werden pro Monat berechnet, zzgl. MwSt. Extended ist dieselbe Software mit größeren Inklusivkontingenten, für Eigentümer, die Einheiten über mehrere Objekte oder Familiengesellschaften hinweg halten.
Ergänzen, was Sie brauchen
Module werden einzeln zugeschaltet
Die Immobilienverwaltung ist in jedem Tarif enthalten. Viele private Vermieter beginnen mit Vermietung & Verträge, um Mietverhältnisse, Preise und Fristerinnerungen in Ordnung zu bringen, und ergänzen Nebenkosten & Kostenumlage vor der ersten Nebenkostenabrechnung, die sie im System erstellen müssen.
Vermietung & Verträge
Mietverträge, Leihverträge, Mieter und Erinnerungen an Fristen.
Nebenkosten & Kostenumlage
Zähler, Lieferantenrechnungen, Umlageschlüssel und Umlagerechnungen.
Buchhaltung & Rechnungsintegration
Belege auf Ihrer Rechnungsplattform ausstellen und in die Buchhaltung übernehmen.
Investitions- & Betriebsanalysen
Umsatzverläufe, Verbrauchsauswertungen und Investitionsrechnungen.
Facility Management
Anlagenkataster, Anlagenverknüpfungen und Servicepartner.
Jedes Modul wird pro Monat zum veröffentlichten Preis zusätzlich zum Tarif berechnet und kann dann hinzukommen, wenn die Arbeit es verlangt, statt gleich zu Beginn.
Wenn das Portfolio wächst
Über den größten Tarif hinaus
Ein Familienportfolio, das weiter zukauft, wird nicht auf ein anderes Produkt umgestellt. Kapazität über die Kontingente von Extended hinaus wird nach dem abgerechnet, was Sie tatsächlich halten — Objekte, Nutzungseinheiten, Räume und Gemeinschaftsflächen sowie gespeicherte Dokumente.
| Inklusivkontingent | In Extended enthalten | Jede weitere darüber hinaus |
|---|---|---|
| Objekte | 50 | €1.00 pro Objekt |
| Nutzungseinheiten | 250 | €0.25 pro Einheit |
| Räume und Gemeinschaftsflächen | 1.000 | €0.10 pro Raum oder Fläche |
| Dokumentenspeicher | 100 GB | €0.10 pro GB |
Abrechnung je Einheit und Monat über die Inklusivkontingente von Extended hinaus. Alle Preise netto, zzgl. MwSt.
Der Einstieg
Onboarding, einmalig
Die Einrichtung eines kleinen Portfolios ist ein sorgfältiger Nachmittag Inventur. Das Onboarding-Paket gibt es, damit dieser Nachmittag nicht allein verbracht wird.
Onboarding-Paket
€ 400
Einrichtung des Kontos, vier Stunden Schulung vor Ort, Anfahrt, bis zu fünf Telefonberatungen und zehn E-Mail-Wechsel in den ersten sechs Wochen.
Support, Beratung und Schulung
€ 75 /Stunde
Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.
Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.
Wenn Sie drei Wohnungen in einem Gebäude besitzen, alle nach Standardverträgen vermietet, alle einzeln beheizt, ohne Unterzähler und ohne Kostenumlage, ist ein System wahrscheinlich nicht gerechtfertigt. Standard plus ein Modul ist eine reale monatliche Ausgabe gegen einen Verwaltungsaufwand von wenigen Stunden im Jahr. Behalten Sie die Tabellenkalkulation und setzen Sie zwei Kalendererinnerungen.
Das Bild ändert sich, sobald eines davon zutrifft: Sie legen eine gemeinsame Kostenposition auf mehr als eine Handvoll Bewohner um; Sie haben Unterzähler; Sie halten Einheiten in mehr als einem Objekt oder mehr als einer Familiengesellschaft; die Person, die weiß, wie alles zusammenhängt, möchte nicht länger die Einzige sein, die es weiß; oder jemand hat bereits eine Abrechnung beanstandet.
Es ändert sich auch, wenn die Nachfolge ansteht. Ein Familienportfolio, das an die nächste Generation übergeben werden muss, ist ein Portfolio, dessen Aufzeichnungen außerhalb eines einzelnen Kopfes vorliegen müssen. Das ist ein berechtigter Grund, früher anzufangen, als es die reine Rechnung nahelegt.
Nächster Schritt
In einem Gespräch klären, ob es passt
Sagen Sie uns die Zahl der Einheiten, ob Sie Versorgungsleistungen umlegen und wie viele Personen Zugang brauchen. Das genügt für ein Ja, ein Nein oder ein Noch nicht.
Fragen
Was private Eigentümer zuerst fragen
Ab welchem Portfolio lohnt sich eine Software für Vermieter?
Es gibt keine feste Schwelle, aber der praktische Auslöser ist die Kostenumlage und nicht die Zahl der Einheiten. Wenn Sie eine gemeinsame Rechnung für Heizung, Wasser oder Abfall auf die Bewohner aufteilen und jeden Anteil begründen müssen, rechnet sich ein System schnell. Wird jede Einheit direkt von ihrem eigenen Versorger abgerechnet, sind eine Tabellenkalkulation und zwei Kalendererinnerungen womöglich weiterhin die richtige Antwort.
Kann ich ein Familienportfolio, das mehreren Gesellschaften gehört, in einem Konto führen?
Ja. Ein Konto kann mehrere Rechtsträger enthalten, und jeder Vertrag wird dem Rechtsträger zugeordnet, der ihn unterschrieben hat. Umsatzverläufe lassen sich nach Rechtsträger, nach Objektgruppe oder nach beidem gruppieren. So bleibt ein Portfolio, das zwischen einem privaten Eigentümer und einer Familiengesellschaft aufgeteilt ist, lesbar, ohne zwei getrennte Systeme zu pflegen.
Erzeugt es eine Betriebskostenabrechnung, die ich einem Mieter aushändigen kann?
Es erzeugt ein Abrechnungsblatt je Kunde als PDF im eigenen Erscheinungsbild, das zeigt, wie jede Zahl zustande gekommen ist — von den Zählerständen und Lieferantenrechnungen über den Umlageschlüssel bis zum berechneten Betrag. Ihr Logo, Ihre Farbgebung und Ihre Schriftgrößen werden angewendet. Ob dieses Dokument einer bestimmten nationalen gesetzlichen Form genügt, ist eine Frage, die vor dem Kauf zu klären ist.
Wie funktionieren die Vertragserinnerungen?
Benachrichtigungen werden von Hintergrundprozessen vor Vertragsende und Verlängerungsfristen ausgelöst und per E-Mail versendet. Ein Änderungsprotokoll hält fest, was an wen versendet wurde. Der Versand kann über Ihren eigenen SMTP-Server laufen, sodass Erinnerungen die Mieter aus Ihrer eigenen Domain erreichen und nicht von einer Plattformadresse.
Brauche ich das Modul für die Nebenkostenabrechnung von Anfang an?
Nein. Die Immobilienverwaltung ist immer enthalten, und Module kommen unabhängig voneinander zum veröffentlichten Modulpreis hinzu. Viele private Vermieter beginnen mit Vermietung & Verträge, um Mietverhältnisse, Preise und Fristerinnerungen in Ordnung zu bringen, und ergänzen Nebenkosten & Kostenumlage vor der ersten Nebenkostenabrechnung, die sie im System erstellen müssen.
Mit diesem Jahr anfangen
Die Zählerstände dieses Jahres dort ablegen, wo sie nächstes Jahr noch sind
Die Einrichtung eines kleinen Portfolios ist ein sorgfältiger Nachmittag Inventur. Alles danach ist Zählerstände erfassen und Abrechnungen ausstellen.
Für das Anlegen eines Workspace ist keine Zahlungskarte nötig.