Anwendungsfall
Software für Wohnungsgenossenschaften und WEGs: Gemeinschaftskosten umlegen und belegen
Eine Wohnungsgenossenschaft oder Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) wendet den größten Teil ihres Verwaltungsaufwands für zwei Dinge auf: Kosten aufzuteilen, die allen gehören, und die Aufteilung denjenigen zu erklären, die sie bezahlen. Beides entsteht hier aus demselben Datensatz.
- Gemeinschaftsflächen sind eigenständige Datensätze: Innenhof, Stellplatz, Grundstück, Gebäude, Flur und Treppenhaus, jeweils mit eigener Fläche
- Umlageformeln sind je Kostenart konfigurierbar — nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder über eine eigene Formel
- Jedes Mitglied kann ein Abrechnungsblatt als PDF im eigenen Erscheinungsbild erhalten, das die Herleitung jeder Zahl zeigt
- Verläufe von Zählerständen und Verbräuchen machen den Vorjahresvergleich zu einer Abfrage statt zu einer Rekonstruktion
Umlage
Kosten aufteilen, die als eine einzige Rechnung ankommen
Der Versorger schickt einen Beleg für das ganze Gebäude. Die Gemeinschaft schuldet jedem Mitglied einen belastbaren Anteil daran. Das sind die Bausteine, die aus dem einen das andere machen.
Konfigurierbare Umlageschlüssel
Eine Formel-Engine wertet den Schlüssel je Kostenart aus: nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder über eine eigene Formel für den Fall, den Ihre Satzung oder Teilungserklärung beschreibt und den kein Standardschlüssel abdeckt.
Lieferanten- und Sammelrechnungen
Erfassen Sie den Lieferantenbeleg, der verteilt werden muss — auch als Sammelrechnung, wenn ein Beleg mehrere Versorgungsarten oder mehrere Zeiträume abdeckt —, mit dem Scan am Datensatz.
Grundgebühren bleiben getrennt
Verbrauchsunabhängige Positionen nehmen Grundgebühren und pauschale Bestandteile auf. Fixkosten werden damit über einen eigenen Schlüssel umgelegt, statt im Verbrauch aufzugehen und ihn unbemerkt zu verzerren.
Zähler und Unterzähler
Wo Unterzähler vorhanden sind, wird der gemessene Verbrauch abgezogen, bevor der Rest aufgeteilt wird. Wo es keine gibt, wird der gesamte Kostenblock über den konfigurierten Schlüssel verteilt. Beide Fälle liegen in derselben Abrechnung.
Gruppierte Umlagepositionen
Positionen werden nach Versorgungsart und Umlageart gruppiert. Heizung, Wasser, Strom und Gebäudedienste folgen so jeweils der für sie vereinbarten Behandlung und nicht einer pauschalen Regel.
Übersicht zum Abrechnungsstand
Die Umlage-Übersicht zeigt, welche Kostenarten vollständig sind, welche noch auf eine Ablesung oder eine Lieferantenrechnung warten und welche ausgestellt werden können. Einen Abrechnungszeitraum zu schließen ist damit keine Gedächtnisleistung mehr.
Das Dokument
Das Abrechnungsblatt, das die Diskussion beendet
Die meisten Auseinandersetzungen in einer Gemeinschaft drehen sich nicht um den Betrag. Sie drehen sich darum, dass nicht erkennbar ist, woher der Betrag stammt. Eine Summe auf einer Zahlungsaufforderung weckt Misstrauen; eine Herleitung nicht.
Das Abrechnungsblatt je Kunde ist ein PDF im eigenen Erscheinungsbild, je Mitglied aus denselben Datensätzen erzeugt, aus denen auch die Rechnung entstanden ist. Es zeigt den Kostenblock, den darauf angewendeten Umlageschlüssel, die Zählerstände oder Flächen, die in den Schlüssel eingegangen sind, und den daraus folgenden Anteil. Jede Zahl auf dem Blatt führt auf etwas zurück, das erfasst, datiert und zuordenbar ist.
Weil das System es erzeugt und niemand es von Hand zusammenstellt, weicht es nicht von der Rechnung ab, und es lässt sich Jahre später erneut erzeugen — auch für ein Mitglied, das erst nach dem betreffenden Zeitraum hinzugekommen ist.
Das Erscheinungsbild wird je Konto festgelegt: Logo, Farbschema und Schriftgrößen auf dem erzeugten PDF. Abrechnungen können über einen eigenen SMTP-Server je Konto aus Ihrer eigenen Domain versendet werden, damit der Schriftverkehr der Gemeinschaft auch nach dem Schriftverkehr der Gemeinschaft aussieht.
Vergleich
Mehrjahresvergleich beim Verbrauch, ohne das Vorjahr neu aufzubauen
Die häufigste Frage in der Mitgliederversammlung lautet, ob dieses Jahr schlechter ist als das vorige. Sie sauber zu beantworten setzt voraus, dass das Vorjahr noch in vergleichbarer Form vorliegt.
Ablesungen als Reihe erhalten
Zählerstände sind datierte Datensätze in einer Reihe und kein aktueller Wert, der überschrieben wird. Jeder Zeitraum behält die Ablesungen, aus denen er entstanden ist, einschließlich der Ablesungen beim Zählerwechsel.
Verläufe der Zählerstände
Jeder Zähler führt einen Verlauf aus Ablesungen und daraus abgeleitetem Verbrauch. Stellt man zwei Heizperioden nebeneinander, wird der Unterschied zwischen einem kälteren Winter und einer undichten Steigleitung sichtbar.
Verbrauchsauswertungen
Verbrauch je Zähler, je Einheit und je Verbrauchsstelle über mehrere Zeiträume. Nützlich vor einer Mitgliederversammlung und ebenso, wenn ein Eigentümer darauf besteht, sein Anteil habe sich verdoppelt.
Umsatz- und Kostenverläufe
Umsatzverläufe lassen sich global, je Objektgruppe, je Rechtsträger oder nach beidem zugleich betrachten — relevant dort, wo eine Gemeinschaft mehr als ein Gebäude verwaltet.
Zeiträume, die reproduzierbar bleiben
Die Umlageformel wird zusammen mit der Position gespeichert, die aus ihr entstanden ist. Eine Abrechnung von vor drei Jahren erklärt sich weiterhin aus den damals geltenden Regeln und nicht aus den heute geltenden.
Zwischengespeicherte Übersichten
Diagramm-Übersichten werden zwischengespeichert, aufwendige Berechnungen laufen in Hintergrundprozessen. Die Historie einer großen Gemeinschaft öffnet sich damit in brauchbarer Geschwindigkeit, statt auf dem Weg zur Versammlung in einen Timeout zu laufen.
Auskunft an Mitglieder
Was Sie einem Mitglied auf Nachfrage aushändigen können
Transparenz in einer Gemeinschaft ist überwiegend Organisation: das Dokument zu haben, es in der richtigen Sprache zu haben und jemanden hineinsehen zu lassen, ohne dass er etwas ändern kann.
- Die Herleitung, schriftlich — ein Abrechnungsblatt je Mitglied als PDF, mit Kostenblock, Umlageschlüssel, Eingangsgrößen und Anteil. Es beantwortet die Frage in der Form, in der sie gestellt wurde — als Dokument, nicht als Telefonat
- Nur-Lese-Zugriff — es gibt die Rollen Administrator, Supervisor und Nur-Lese-Zugriff sowie eine Support-Rolle. Ein Beiratsmitglied erhält damit Einsicht in die Datensätze, ohne eine Ablesung ändern oder eine Abrechnung neu ausstellen zu können
- Belege dort, wo sie hingehören — Lieferantenrechnungen, Verträge, Schriftverkehr und Fotos liegen an der Entität, zu der sie gehören, in einem S3-gestützten Dokumentenspeicher. Der Nachweis steht damit bei der Zahl und nicht im Postfach einer einzelnen Person
- Kommentare im Änderungsprotokoll — Kommentare halten neben einer manuellen Korrektur fest, warum sie vorgenommen wurde. Das zählt, wenn ein Jahr später nicht derselbe Verwalter vor den Mitgliedern steht
- Erinnerungen an Fristen — Benachrichtigungen versenden E-Mail-Erinnerungen vor Vertragsende und Verlängerungsfristen, ausgelöst von Hintergrundprozessen, mit einem Änderungsprotokoll darüber, was an wen versendet wurde
- Drei Oberflächensprachen — Englisch, Deutsch und Rumänisch. Eigentümer verschiedener Nationalitäten sind in europäischen Wohnanlagen normal, und die Oberfläche sollte nicht die Hürde sein
Das Modell in Zahlen
Was die Ebene der Gemeinschaft tatsächlich enthält
Keine Marktaussagen, sondern der Zuschnitt des Datenmodells, in dem Sie arbeiten würden.
Der Umfang, offen gesagt
Was das Produkt abdeckt und was nicht
Dies ist eine Verwaltungssoftware für Portfolio und Weiterberechnung, kein Paket für Versammlungen und Beschlüsse einer Gemeinschaft. Die Grenze vor dem Kauf zu kennen ist nützlicher, als sie danach zu entdecken.
| Aufgabe | Im Produkt | Anmerkung |
|---|---|---|
| Gemeinsame Teile, Einheiten und Räume mit Flächen abbilden | Kern der Immobilienverwaltung, immer enthalten | |
| Lieferantenkosten über konfigurierbare Schlüssel auf Mitglieder umlegen | Modul Nebenkosten & Kostenumlage | |
| Herleitungsblatt je Mitglied als PDF im eigenen Erscheinungsbild | Erzeugt aus denselben Datensätzen wie die Rechnung | |
| Verbrauch und Umsatz über mehrere Jahre vergleichen | Verläufe und Auswertungen; Analysen im Modul Investitions- & Betriebsanalysen | |
| Rechnungen ausstellen und in die Buchhaltung übernehmen | Über die Rechnungs- und Buchhaltungsanbindungen | |
| Verträge mit Nutzern, auch zur unentgeltlichen Nutzung | Mietverträge, Leihverträge, Aufhebungsverträge | |
| Mitgliederversammlungen, Tagesordnungen, Protokolle, Abstimmungen | Bleiben, wo sie sind; ein Modul dafür gibt es im Produkt nicht | |
| Instandhaltungsrücklage und Rechnungslegung der Gemeinschaft | Läuft in Ihrem Buchhaltungssystem, das der Connector beliefert | |
| Ticketsystem für Instandhaltung oder eine App für Bewohner | Facility Management deckt das Anlagenkataster ab, kein Ticketsystem |
Facility Management ist als Modul verfügbar und der neueste Bereich des Produkts. Es bringt ein typisiertes Anlagenkataster je Gebäude, Anlagenverknüpfungen, Servicepartner mit vereinbarten Preislisten und Dokumente je Anlage mit. Ein Ticketsystem oder eine mobile App gehören nicht dazu.
Fragen
Gefragt von Vorständen, Beiräten und Verwaltern
Kann die Software gemeinschaftliche Gebäudekosten auf einzelne Eigentümer umlegen?
Ja. Lieferantenrechnungen werden als Kostenblöcke erfasst und über Umlagepositionen verteilt, jede mit einer eigenen konfigurierbaren Umlageformel. Die Schlüssel können nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder über eine eigene Formel arbeiten. Gemessener Verbrauch wird abgezogen, bevor der Rest aufgeteilt wird, und Grundgebühren werden gesondert umgelegt.
Wie sehen Mitglieder, wie ihr Anteil berechnet wurde?
Jedes Mitglied kann ein Abrechnungsblatt je Kunde als PDF im eigenen Erscheinungsbild erhalten, erzeugt aus denselben Datensätzen wie die Rechnung. Es zeigt den Kostenblock, den Umlageschlüssel, die Zählerstände oder Flächen, die eingegangen sind, und den daraus folgenden Anteil. Es lässt sich später erneut erzeugen, auch für Zeiträume vor dem Eintritt eines Mitglieds.
Lässt sich der Verbrauch über mehrere Jahre vergleichen?
Ja. Zählerstände werden als datierte Reihe gespeichert und nicht als ein einzelner aktueller Wert, und jeder Zähler führt einen Verlauf aus Ablesungen und Verbrauch. Verbrauchsauswertungen umfassen Zähler, Einheiten und Verbrauchsstellen über mehrere Zeiträume, und Umsatzverläufe lassen sich je Objektgruppe, je Rechtsträger oder nach beidem gruppieren.
Bildet die Software Versammlungen, Protokolle oder Abstimmungen ab?
Nein. Dies ist eine Verwaltungssoftware für Portfoliodaten, Kostenumlage und Rechnungsstellung, kein Paket für Versammlungen und Beschlüsse einer Gemeinschaft. Es gibt keine Versammlungsverwaltung, keine Abstimmungen und keine Buchführung zur Instandhaltungsrücklage. Die Buchhaltungsschnittstelle beliefert Ihr Buchhaltungssystem, und dorthin gehört die Rechnungslegung der Gemeinschaft.
Können Beirats- und Vorstandsmitglieder Zugriff erhalten, ohne etwas ändern zu können?
Ja. Es gibt die Rollen Administrator, Supervisor und Nur-Lese-Zugriff sowie eine Support-Rolle. Der Nur-Lese-Zugriff erlaubt es einem Beiratsmitglied, Datensätze, Abrechnungen und Verläufe einzusehen, ohne Ablesungen, Formeln oder ausgestellte Belege zu verändern. Der begleitete Benutzerwechsel für den Support wird im Änderungsprotokoll festgehalten.
Nächster Schritt
Die Umlage erklärbar machen, bevor die nächste Versammlung ansteht
Erfassen Sie die gemeinsamen Teile einmal, legen Sie jede Kostenart über den Schlüssel um, den Ihre Satzung tatsächlich vorsieht, und geben Sie jedem Mitglied die Herleitung statt der Summe.