Modul Nebenkosten & Kostenumlage
Nebenkostenabrechnung, die jede Belastung erklärt
Zähler ablesen, Lieferantenrechnung erfassen, Umlageschlüssel wählen, prüfen und gesammelt ausstellen. Jede Belastung bleibt bis zu ihrer Quelle rückverfolgbar.
- Zähler und Unterzähler für Strom, Wasser, Warmwasser, Gas, Heizung, Abwasser und Internet
- Sammelablesung, ausgelegt für den Rundgang durch das Objekt, Zähler für Zähler
- Umlage nach Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauchsanteil oder eigener Formel
- Abrechnungsblatt als PDF je Kunde mit dem Rechenweg zu jeder Zahl
Die gesamte Kette
Vom Versorgungsvertrag bis zum Zähler
Eine belastbare Weiterberechnung braucht saubere Versorgungsdaten. Versorger, Verträge, Preislisten, Verbrauchsstellen und Zähler bleiben getrennt, da sie sich zu unterschiedlichen Terminen ändern.
Versorger und Versorgungsverträge
Erfassen Sie jeden Versorger und Vertrag. Der Vertrag enthält Versorgungsart, Zeitraum und Konditionen für das gesamte Modul.
Preislisten der Versorger
Arbeitspreise und Grundgebühren bleiben beim Versorgungsvertrag. So gilt je Zeitraum die richtige Preisliste statt eines globalen Tarifs.
Verbrauchsstellen
Eine Versorgung kann ein Objekt, Treppenhaus oder einen Innenhofanschluss bedienen. Die Verbrauchsstelle verbindet Vertrag, Zähler und Umlageformeln.
Zähler und Unterzähler
Erfassen Sie Haupt- und Unterzähler samt Hierarchie. Jeder Zähler gehört zum versorgten Objekt, zur Einheit oder Gemeinschaftsfläche.
Zählerstände
Führen Sie datierte Zählerstände als abgelesen, geschätzt oder interpoliert. Bei verschobenen Periodengrenzen lässt sich der Verbrauch neu berechnen.
Lieferantenrechnungen
Erfassen Sie Versorgerstände und Rechnungen. Sammelrechnungen werden vor der Umlage nach Versorgungsart, Zeitraum oder Kostenart geteilt.
Der Ablauf
So läuft eine Abrechnungsperiode
Der gleiche Ablauf gilt für monatliche Durchleitungen und jährliche Nebenkostenabrechnungen. Nur Zeitraum und Belegzahl ändern sich.
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Ablesen
Erfassen Sie die Werte Zähler für Zähler in Einbaureihenfolge. Schätzungen und Interpolationen bleiben gekennzeichnet.
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Belege des Versorgers erfassen
Erfassen Sie Versorgerstände und Rechnungen. Teilen Sie Sammelrechnungen nach Versorgungsart, Zeitraum oder Kostenart.
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Umlagepositionen erzeugen
Gruppieren Sie Positionen nach Versorgungs- und Umlageart. Heizung, Wasser und Strom bleiben getrennt.
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Umlage festlegen
Wählen Sie je Position einen Schlüssel oder schreiben Sie eine Formel. Das System prüft sie beim Speichern, vor der Abrechnung.
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Vor dem Ausstellen prüfen
Prüfen Sie jede Rechnungsvorschau und gleichen Sie die Umlagesumme mit dem Lieferantenbeleg ab.
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Gesammelt ausstellen
Stellen Sie den gesamten Zeitraum gesammelt unter dem richtigen Rechtsträger aus. Die Rechnungen gehen an die angebundene Plattform.
Messung
Unterzählung für den Ablesegang
Die Sammelablesung folgt dem Rundgang: ein Feld je Zähler einer Verbrauchsstelle, in der Reihenfolge vor Ort.
Unterzähler bleiben ihrem Hauptzähler zugeordnet. Die Differenz zur Summe der Unterzähler, etwa Gemeinschaftsverbrauch, bleibt sichtbar.
Abgelesene, geschätzte und interpolierte Werte behalten ihre Kennzeichnung bis zum Abrechnungsblatt. Stromzähler können auch Blindarbeit führen.
Die Versorgerseite
Sammelrechnungen und Grundgebühren trennen
Eine Rechnung kann mehrere Versorgungsarten, Monate oder Korrekturen umfassen. Erfassen Sie den Originalbeleg und teilen Sie ihn in umlagefähige Bestandteile.
Grundgebühren, Zählermiete und Netzentgelte haben keinen Zählerstand. Sie erhalten einen eigenen Schlüssel, während Verbrauchskosten den Zählern folgen.
Die Trennung macht die Abrechnung prüfbar: Mieter erkennen gemessenen Verbrauch und Gebühren aus Rechnungszeilen getrennt.
Umlageschlüssel
Umlageschlüssel je Kostenart wählen
Der Formelinterpreter wertet jeden Schlüssel über die Verbrauchsstellen aus. Gängige Schlüssel werden direkt konfiguriert, Sonderregeln als Formel.
| Umlageschlüssel | Wodurch geteilt wird | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Nach Fläche | Erfasste Fläche der Einheit im Verhältnis zur gesamten umlagefähigen Fläche | Heizung, Gebäudeversicherung, allgemeine Nebenkosten |
| Nach Personen | Personenzahl der Einheit | Wasser, Warmwasser, Müll und Abwasser |
| Nach Einheiten | Gleicher Anteil auf alle von der Verbrauchsstelle versorgten Einheiten | Grundgebühren, Zählermiete, Treppenhausbeleuchtung |
| Nach Verbrauchsanteil | Zählerstand des Unterzählers der Einheit im Verhältnis zum gesamten gemessenen Verbrauch | Strom, einzeln gemessenes Wasser und Wärme |
| Eigene Formel | Rechnen über beliebige Verbrauchsstellen der Position, ergänzt um feste Koeffizienten | Gemischte Schlüssel, teilweise Durchleitung, ausgehandelte Aufteilungen für einen einzelnen Gewerbemieter |
Flächen summieren sich von Räumen über Einheiten bis zu Objekten. Die Flächenumlage nutzt den Objektbestand statt einer separaten Tabelle.
Rechenbeispiel
Heizkosten von der Lieferantenrechnung bis zum Mieter
Beispiel: sechs Wohnungen, eine Gewerbeeinheit, ein Gasanschluss, ein Hauptwärmezähler und ein Unterzähler für das Gewerbe.
Teilen Sie die Heizkosten in gemessenen Verbrauch und eine Grundgebühr für Anschluss und Zählermiete.
Der Versorgerstand beträgt 120.000 kWh. Verbrauchskosten geteilt durch diese Menge ergeben den belegten Periodenpreis.
Ordnen Sie die 18.000 kWh des Gewerbes direkt nach Verbrauchsanteil zu. Für die Wohnungen bleiben 102.000 kWh.
Die Wohnungen umfassen 600 m². Eine 72-m²-Wohnung erhält 12 % des Rests: 12.240 kWh zum gleichen Preis.
Erfassen Sie die Grundgebühr als verbrauchsunabhängige Position und teilen Sie sie auf sieben Einheiten.
Die Mieterposition kombiniert flächenbezogene Verbrauchskosten und den Anteil an der Grundgebühr. Das Abrechnungsblatt zeigt jeden Schritt und seine Quelle.
Die Zahlen sind beispielhaft und beschreiben, wie die Berechnung abläuft. Sie sind kein Kundenergebnis und kein Angebot.
Bevor es hinausgeht
Nebenkosten vor dem Ausstellen prüfen
Ein Umlagefehler kann alle Mieter gleichzeitig erreichen. Die Übersicht erkennt Abweichungen, bevor Rechnungen entstehen.
- Umlage-Übersicht — alle Positionen des Zeitraums an einer Stelle, gruppiert nach Versorgungsart und Umlageart, offene und bereits verarbeitete Positionen klar getrennt
- Rechnungsvorschau je Kunde — die Rechnung sehen, die jeder Kunde erhalten würde, samt ihren Verbrauchszeilen, bevor ein Beleg entsteht — wie viel Verbrauchsdetail auf der Rechnung erscheint, ist konfigurierbar
- Formelprüfung — Umlageformeln werden beim Speichern geparst, sodass ein nicht auflösbarer Bezug oder eine Division durch null als Validierungsfehler an der Position gemeldet wird, statt beim Ausstellen aufzufallen
- Verbrauchsauswertungen — Verbrauchsauswertungen und Verläufe der Zählerstände je Verbrauchsstelle und je Zähler, in denen sich ein undichtes Rohr oder ein falsch gesetzter Unterzähler als Sprung zeigt, bevor sich ein Mieter meldet
Der Beleg, den Mieter behalten
Eine Nebenkostenabrechnung, die Mieter prüfen können
Stellen Sie je Kunde ein gestaltetes PDF mit Versorgerbeleg, Zeitraum, Kosten, Umlageschlüssel, Zählerständen und Rechenweg aus.
Mieter verfolgen den Weg vom eigenen Zähler bis zur Belastung, ohne den Versorgerbeleg anzufordern.
Abrechnungsblatt und Rechnung nutzen dieselben Datensätze. Schätzungen und Interpolationen bleiben gekennzeichnet.
Kein Werkzeug für sich
Daten für die Nebenkostenabrechnung
Das Modul nutzt vorhandene Portfolio-, Vertrags- und Rechtsträgerdaten, ohne sie erneut zu erfassen.
Portfolio und Flächen
Zähler hängen an Objekten, Nutzungseinheiten und Gemeinschaftsflächen aus dem Modul Immobilienverwaltung, und flächenbasierte Schlüssel rechnen mit den Flächen, die sich aus den Räumen summieren.
Verträge und Kunden
Wer für welche Einheit und über welche Zeiträume abgerechnet wird, kommt aus dem Modul Mietverwaltung, einschließlich Leihverträgen und Aufhebungsverträgen, die einen Abrechnungszeitraum mitten in der Laufzeit verändern.
Rechnungsstellung und Buchhaltung
Ausgestellte Umlagerechnungen fließen in die Finanz- und Buchhaltungsintegrationen: die angebundene Rechnungsplattform mit Ist-Versteuerung und die Buchhaltungsschnittstelle über GraphQL.
Auswertungen
Verbrauchs- und Zählerstandsverläufe treffen in den Auswertungen und Analysen auf die Umsatzverläufe, gruppiert nach Objektgruppe, Rechtsträger oder beidem.
Wer diesen Ablauf betreibt
Wer Nebenkostenabrechnungssoftware nutzt
Das Modul unterstützt Abrechnungsdienstleister und Verwaltungen beim Periodenabschluss über viele Objekte.
Abrechnungsdienstleister
Für Unternehmen, deren Kerngeschäft die Weiterberechnung von Versorgungsleistungen an die Nutzer ist: Sammelrechnungen, Sammelablesungen, eigene Umlageformeln und eine Vorschau, bevor etwas ausgestellt wird.
Hausverwaltungen
Die Zielgruppe, die diesen Ablauf am ehesten für viele Objekte gleichzeitig fährt, unter mehreren Rechtsträgern, mit einer Abrechnung im eigenen Erscheinungsbild je Kunde.
Facility Management
Heizungsanlagen, Wärmepumpen und Photovoltaikanlagen werden als technische Anlagen neben den Zählern erfasst, die sie messen.
Preise
Preis des Nebenkostenmoduls
Buchen Sie Nebenkosten & Kostenumlage zum veröffentlichten Monatspreis zu Standard oder Extended.
Vermietung & Verträge
Mietverträge, Leihverträge, Mieter und Erinnerungen an Fristen.
Nebenkosten & Kostenumlage
Zähler, Lieferantenrechnungen, Umlageschlüssel und Umlagerechnungen.
Buchhaltung & Rechnungsintegration
Belege auf Ihrer Rechnungsplattform ausstellen und in die Buchhaltung übernehmen.
Investitions- & Betriebsanalysen
Umsatzverläufe, Verbrauchsauswertungen und Investitionsrechnungen.
Facility Management
Anlagenkataster, Anlagenverknüpfungen und Servicepartner.
Alle Preise zzgl. MwSt. Inklusivkontingente, Preise für Mehrnutzung bei größeren Portfolios und ein Preisrechner stehen auf der Preisseite.
Fragen
FAQ zur Nebenkostenabrechnung
Ist das eine Software für die Heizkostenabrechnung oder für die Nebenkostenabrechnung insgesamt?
Beides. Heizung ist eine von acht Versorgungsarten, die das Modul abdeckt, neben Strom, Wasser, Warmwasser, Gas, Abwasser, Internet und einer allgemeinen Kategorie. Eine Heizkostenabrechnung verbindet typischerweise einen unterzählten Anteil mit einem flächenbasierten Rest und einer Grundgebühr, und alle drei werden als eigene Umlagepositionen zur selben Lieferantenrechnung konfiguriert.
Wie wird eine Lieferantenrechnung behandelt, die mehrere Versorgungsarten oder Zeiträume abdeckt?
Erfassen Sie sie als Sammelrechnung. Der Beleg bleibt so erhalten, wie er eingegangen ist, und wird anschließend in die umlagefähigen Bestandteile aufgeteilt: ein Teil je Versorgungsart, je Zeitraum oder je Kostenart. Jeder Teil wird zu einer eigenen Umlageposition mit eigenem Umlageschlüssel, und jeder Teil bleibt auf den Ursprungsbeleg zurückverfolgbar.
Welche Umlageschlüssel werden unterstützt?
Nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten und nach Verbrauchsanteil sind direkt konfigurierbar. Alles Weitere wird als Formel über die Verbrauchsstellen der Position geschrieben und von einem Formelinterpreter ausgewertet, was gemischte Schlüssel, teilweise Durchleitung und ausgehandelte Aufteilungen abdeckt. Formeln werden beim Speichern geparst und geprüft, nicht erst beim Ausstellen.
Können Mieter nachvollziehen, wie ihre Belastung berechnet wurde?
Ja. Für jeden Kunden lässt sich ein Abrechnungsblatt als PDF im eigenen Erscheinungsbild ausstellen, das den Beleg des Versorgers, den Zeitraum, die Gesamtkosten, den Umlageschlüssel, die verwendeten Zählerstände und die daraus folgende Zahl zeigt. Ablesungen, die geschätzt oder interpoliert und nicht physisch abgelesen wurden, sind auf dem Blatt als solche gekennzeichnet.
Was kostet das Nebenkostenmodul?
Nebenkosten & Kostenumlage ist ein optionales Modul und wird pro Monat zum veröffentlichten Modulpreis zusätzlich zum Basistarif Standard oder Extended berechnet. Alle Preise zzgl. MwSt. Vollständige Inklusivkontingente, Moduloptionen und ein Preisrechner stehen auf der Preisseite.
Nächster Schritt
Sehen Sie es an einem Objekt, das Sie tatsächlich verwalten
Bringen Sie eine Lieferantenrechnung und die Zählerliste eines Objekts in eine Vorführung mit, und wir bilden beides live ab. Das reicht meist, um zu beurteilen, ob die Umlagelogik zu Ihrer Abrechnungspraxis passt.