Modul Nebenkosten & Kostenumlage
Software für Nebenkostenabrechnung und Kostenumlage, die ihren Rechenweg zeigt
Zähler ablesen, Lieferantenrechnung erfassen, Umlageschlüssel wählen, Ergebnis prüfen, gesammelt ausstellen. Jede Zahl auf der Abrechnung eines Mieters lässt sich bis zu dem Beleg zurückverfolgen, aus dem sie stammt.
- Zähler und Unterzähler für Strom, Wasser, Warmwasser, Gas, Heizung, Abwasser und Internet
- Sammelablesung, ausgelegt für den Rundgang durch das Objekt, Zähler für Zähler
- Umlage nach Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauchsanteil oder eigener Formel
- Abrechnungsblatt als PDF je Kunde, das den Rechenweg zu jeder Zahl zeigt
Die gesamte Kette
Vom Versorgungsvertrag bis zum Zähler, der den Verbrauch misst
Eine Weiterberechnung hält nur stand, wenn die Versorgungsseite sauber abgebildet ist. Versorger, Vertrag, Preisliste, Verbrauchsstelle und Zähler sind eigene Datensätze, weil sie sich in der Praxis zu unterschiedlichen Terminen ändern.
Versorger und Versorgungsverträge
Jeder Versorger, von dem Sie beziehen, und die Versorgungsverträge, die Sie mit ihm halten. Der Vertrag trägt die Versorgungsart, den Zeitraum und die Konditionen, auf die der Rest des Moduls zugreift.
Preislisten der Versorger
Arbeitspreise und feste Bestandteile werden am Versorgungsvertrag geführt. Der Verbrauch wird damit zu der Preisliste bewertet, die zu diesem Vertrag und diesem Zeitraum gehört, und nicht zu einem einzigen globalen Tarif.
Verbrauchsstellen
Der Punkt, an dem eine Versorgung ankommt: ein Objekt, ein Treppenhaus, ein Anschluss im Innenhof. Verbrauchsstellen liegen zwischen dem Versorgungsvertrag und den Zählern, und auf sie beziehen sich die Umlageformeln.
Zähler und Unterzähler
Hauptzähler und Unterzähler, mit der Hierarchie dazwischen. Jeder Zähler hängt an der Einheit, die er versorgt — Objekt, Nutzungseinheit oder Gemeinschaftsfläche — in m³, Litern, kWh oder MWh.
Zählerstände
Ablesungen werden als datierte Reihe geführt und als abgelesen, geschätzt oder linear interpoliert gekennzeichnet. Der Verbrauch zwischen zwei beliebigen Stichtagen lässt sich neu berechnen, wenn sich eine Periodengrenze verschiebt.
Lieferantenrechnungen
Ablesungen des Versorgers und Lieferantenrechnungen, einschließlich Sammelrechnungen, die mehrere Versorgungsarten oder Zeiträume auf einmal abdecken und aufgeteilt werden müssen, bevor etwas umgelegt werden kann.
Der Ablauf
Wie eine Abrechnungsperiode läuft, vom Ablesetag bis zur ausgestellten Rechnung
Dieselbe Reihenfolge gilt für die monatliche Durchleitung wie für die jährliche Nebenkostenabrechnung. Es ändern sich nur die Länge des Zeitraums und die Zahl der Belege.
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Ablesen
Gehen Sie durch das Objekt und erfassen Sie die Werte in der Sammelablesung, Zähler für Zähler, in der Reihenfolge, in der sie verbaut sind. Geschätzte und interpolierte Werte werden als solche gekennzeichnet.
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Belege des Versorgers erfassen
Erfassen Sie die Ablesungen des Versorgers und die Lieferantenrechnung. Deckt ein Beleg mehrere Versorgungsarten oder Zeiträume ab, erfassen Sie ihn als Sammelrechnung und teilen ihn in seine Bestandteile auf.
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Umlagepositionen erzeugen
Die Positionen werden nach Versorgungsart und Umlageart gruppiert — laufende Durchleitung oder periodische Abrechnung gegen einen Abrechnungszeitraum —, sodass Heizung, Wasser und Strom nie vermischt werden.
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Umlage festlegen
Wählen Sie den Umlageschlüssel je Position oder schreiben Sie eine Formel über die beteiligten Verbrauchsstellen. Die Formel wird beim Speichern geparst und geprüft, nicht erst beim Ausstellen der Rechnung.
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Vor dem Ausstellen prüfen
Die Umlage-Übersicht zeigt die Positionen des Zeitraums und je Kunde eine Rechnungsvorschau. Prüfen Sie, ob die umgelegten Beträge in der Summe wieder die Lieferantenrechnung ergeben, bevor etwas das System verlässt.
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Gesammelt ausstellen
Positionen auswählen und ausstellen. Die Rechnungen entstehen für den gesamten Zeitraum auf einmal, unter dem richtigen Rechtsträger, und werden an die angebundene Rechnungsplattform übergeben.
Messung
Zählerverwaltung und Unterzählung, gebaut um den Ablesegang herum
Ein Objekt wird nicht vom Schreibtisch aus abgelesen. Jemand öffnet einen Zählerschrank, notiert eine Zahl und geht zum nächsten Strang. Genau dafür ist die Sammelablesung gebaut: die Zähler einer Verbrauchsstelle, je ein Feld, in der Reihenfolge, in der Sie sie ablaufen.
Unterzähler hängen unter Hauptzählern, und dieses Verhältnis ist hinterlegt. Die Differenz zwischen dem, was der Versorger am Hauptzähler gemessen hat, und dem, was die Unterzähler erklären, bleibt sichtbar, statt stillschweigend zu verschwinden — der Verbrauch der Gemeinschaftsflächen steckt meist genau in dieser Lücke.
Ablesungen sind als abgelesen, geschätzt oder linear interpoliert typisiert, und eine Schätzung bleibt bis zum Abrechnungsblatt des Mieters als Schätzung gekennzeichnet. Stromzähler können neben der umlagerelevanten Wirkarbeit auch induktive und kapazitive Blindarbeit führen.
Die Versorgerseite
Sammelrechnungen und Grundgebühren
Versorger senden selten einen sauberen Beleg je Versorgungsart und Zeitraum. Eine einzelne Rechnung kann Gas und Strom umfassen, zwei Monate oder eine Korrektur zu einem bereits abgerechneten Zeitraum. Dafür gibt es die Sammelrechnung: Der Beleg wird so erfasst, wie er eingegangen ist, und anschließend in die Teile aufgeteilt, die sich umlegen lassen.
Nicht hinter jeder Kostenart steckt ein Zähler. Grundgebühren, Zählermiete, Netzentgelte und pauschale Bestandteile werden als verbrauchsunabhängige Positionen erfasst und über einen eigenen Schlüssel umgelegt — meist nach Einheiten oder nach Fläche —, während der Verbrauchsanteil den Ablesungen folgt.
Erst diese Trennung macht eine Jahresabrechnung belastbar. Der Mieter sieht einen Verbrauchswert, der von einem Zähler stammt, und eine Grundgebühr, die aus einer Rechnungszeile stammt, und nicht eine vermischte Zahl, die niemand mehr auseinandernehmen kann.
Umlageschlüssel
Den Umlageschlüssel für jede Kostenart wählen
Ein Umlageschlüssel ist eine Formel, die ein Formelinterpreter über die Verbrauchsstellen der Position auswertet. Die gängigen Schlüssel sind direkt konfigurierbar; alles Ungewöhnliche wird ausgeschrieben.
| Umlageschlüssel | Wodurch geteilt wird | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Nach Fläche | Erfasste Fläche der Einheit im Verhältnis zur gesamten umlagefähigen Fläche | Heizung, Gebäudeversicherung, allgemeine Nebenkosten |
| Nach Personen | Personenzahl der Einheit | Wasser, Warmwasser, Müll und Abwasser |
| Nach Einheiten | Gleicher Anteil auf alle von der Verbrauchsstelle versorgten Einheiten | Grundgebühren, Zählermiete, Treppenhausbeleuchtung |
| Nach Verbrauchsanteil | Zählerstand des Unterzählers der Einheit im Verhältnis zum gesamten gemessenen Verbrauch | Strom, einzeln gemessenes Wasser und Wärme |
| Eigene Formel | Rechnen über beliebige Verbrauchsstellen der Position, ergänzt um feste Koeffizienten | Gemischte Schlüssel, teilweise Durchleitung, ausgehandelte Aufteilungen für einen einzelnen Gewerbemieter |
Flächen summieren sich automatisch von den Räumen über die Nutzungseinheiten bis zu den Objekten. Ein flächenbasierter Schlüssel rechnet damit mit denselben Zahlen wie der übrige Objektbestand und nicht mit einer separaten Tabellenkalkulation.
Rechenbeispiel
Heizkostenabrechnung für ein Objekt, von der Lieferantenrechnung bis zur Position beim Mieter
Ein gemischt genutztes Objekt: sechs Wohnungen und eine Gewerbeeinheit im Erdgeschoss, ein Gasanschluss, ein Hauptwärmezähler, ein Unterzähler an der Gewerbeeinheit. Verfolgen Sie die Belastung eines einzelnen Mieters durch den Zeitraum.
Die Lieferantenrechnung für die Heizperiode geht ein und zerfällt in zwei Teile: einen Verbrauchsanteil, der den Zählern folgt, und eine Grundgebühr für den Anschluss und die Zählermiete.
Der Hauptzähler bestimmt den Arbeitspreis. Die Ablesung des Versorgers weist 120.000 kWh Verbrauch an der Verbrauchsstelle des Objekts über den Zeitraum aus; der Verbrauchsanteil geteilt durch diese Menge ergibt die Kosten je kWh für diesen Zeitraum — hergeleitet aus den Belegen und nicht aus dem Vorjahr übernommen.
Die unterzählte Einheit wird zuerst herausgerechnet. Die Gewerbeeinheit hat einen eigenen Wärme-Unterzähler mit 18.000 kWh, bewertet zum Preis des Zeitraums und über den Schlüssel nach Verbrauchsanteil unmittelbar diesem Mieter zugeordnet. Damit bleiben 102.000 kWh, die auf die Wohnungen zu verteilen sind.
Der Rest wird nach Fläche umgelegt. Die sechs Wohnungen haben zusammen 600 m² beheizte Fläche; eine Wohnung mit 72 m² trägt damit 12 % des Rests — 12.240 kWh — bewertet zum selben Preis des Zeitraums.
Die Grundgebühr folgt ihrem eigenen Schlüssel. Sie wird als verbrauchsunabhängige Position erfasst und nach Einheiten auf alle sieben vom Anschluss versorgten Einheiten aufgeteilt, einschließlich der Wohnung aus diesem Beispiel.
Die Position des Mieters ist die Summe aus beidem: der Flächenanteil an den Verbrauchskosten zuzüglich des Anteils je Einheit an der Grundgebühr. Das Abrechnungsblatt zeigt jeden dieser Schritte, sodass der Mieter die Rechnung nachvollziehen kann, ohne bei Ihnen die Lieferantenrechnung anzufordern.
Die Zahlen sind beispielhaft und beschreiben, wie die Berechnung abläuft. Sie sind kein Kundenergebnis und kein Angebot.
Bevor es hinausgeht
Die Prüfungen zwischen Berechnung und Ausstellung
Fehler in der Weiterberechnung sind teuer, weil sie schriftlich, gleichzeitig und bei jedem Mieter im Haus ankommen. Die Umlage-Übersicht ist dazu da, sie einen Schritt früher abzufangen.
- Umlage-Übersicht — alle Positionen des Zeitraums an einer Stelle, gruppiert nach Versorgungsart und Umlageart, offene und bereits verarbeitete Positionen klar getrennt
- Rechnungsvorschau je Kunde — die Rechnung sehen, die jeder Kunde erhalten würde, samt ihren Verbrauchszeilen, bevor ein Beleg entsteht — wie viel Verbrauchsdetail auf der Rechnung erscheint, ist konfigurierbar
- Formelprüfung — Umlageformeln werden beim Speichern geparst, sodass ein nicht auflösbarer Bezug oder eine Division durch null als Validierungsfehler an der Position gemeldet wird, statt beim Ausstellen aufzufallen
- Verbrauchsauswertungen — Verbrauchsauswertungen und Verläufe der Zählerstände je Verbrauchsstelle und je Zähler, in denen sich ein undichtes Rohr oder ein falsch gesetzter Unterzähler als Sprung zeigt, bevor sich ein Mieter meldet
Der Beleg, den Mieter behalten
Das Abrechnungsblatt: eine Nebenkostenabrechnung, die sich selbst erklärt
Für jeden Kunden lässt sich ein Abrechnungsblatt als PDF ausstellen, mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Schriftgrößen. Es ist keine Zusammenfassung. Es zeigt die Herleitung: Beleg und Zeitraum des Versorgers, die Gesamtkosten, den angewendeten Umlageschlüssel, die verwendeten Zählerstände und den Rechenweg hinter der Zahl auf der Rechnung.
Das ist der Unterschied zwischen einer Betriebskostenabrechnung, die bezahlt wird, und einer, die einen Monat Schriftverkehr auslöst. Der Mieter kann die Linie vom eigenen Zähler bis zur eigenen Belastung verfolgen.
Das Blatt entsteht aus denselben Datensätzen, aus denen die Rechnung ausgestellt wurde; beide können daher nicht auseinanderlaufen. Wurde ein Zeitraum geschätzt oder interpoliert, steht das auf dem Blatt.
Kein Werkzeug für sich
Was die Weiterberechnung aus dem übrigen System liest
Das Nebenkostenmodul lohnt sich, weil es auf denselben Datensätzen sitzt wie alles andere. Nichts wird doppelt erfasst, und die Flächen, Verträge und Rechtsträger, mit denen es rechnet, sind die bereits hinterlegten.
Portfolio und Flächen
Zähler hängen an Objekten, Nutzungseinheiten und Gemeinschaftsflächen aus dem Modul Immobilienverwaltung, und flächenbasierte Schlüssel rechnen mit den Flächen, die sich aus den Räumen summieren.
Verträge und Kunden
Wer für welche Einheit und über welche Zeiträume abgerechnet wird, kommt aus dem Modul Mietverwaltung, einschließlich Leihverträgen und Aufhebungsverträgen, die einen Abrechnungszeitraum mitten in der Laufzeit verändern.
Rechnungsstellung und Buchhaltung
Ausgestellte Umlagerechnungen fließen in die Finanz- und Buchhaltungsintegrationen: die angebundene Rechnungsplattform mit Ist-Versteuerung und die Buchhaltungsschnittstelle über GraphQL.
Auswertungen
Verbrauchs- und Zählerstandsverläufe treffen in den Auswertungen und Analysen auf die Umsatzverläufe, gruppiert nach Objektgruppe, Rechtsträger oder beidem.
Wer diesen Ablauf betreibt
Wo die Weiterberechnung von Nebenkosten den Großteil der Arbeit ausmacht
Am stärksten gefordert wird das Modul von denen, die die Abrechnung von Versorgungsleistungen zum Beruf haben, und von Verwaltungen, die denselben Periodenabschluss für viele Objekte gleichzeitig fahren.
Abrechnungsdienstleister
Für Unternehmen, deren Kerngeschäft die Weiterberechnung von Versorgungsleistungen an die Nutzer ist: Sammelrechnungen, Sammelablesungen, eigene Umlageformeln und eine Vorschau, bevor etwas ausgestellt wird.
Hausverwaltungen
Die Zielgruppe, die diesen Ablauf am ehesten für viele Objekte gleichzeitig fährt, unter mehreren Rechtsträgern, mit einer Abrechnung im eigenen Erscheinungsbild je Kunde.
Facility Management
Heizungsanlagen, Wärmepumpen und Photovoltaikanlagen werden als technische Anlagen neben den Zählern erfasst, die sie messen.
Preise
Was das Modul kostet
Nebenkosten & Kostenumlage ist ein optionales Modul zum Basistarif Standard oder Extended. Jedes Modul wird pauschal pro Monat zum veröffentlichten Preis berechnet.
Vermietung & Verträge
Mietverträge, Leihverträge, Mieter und Erinnerungen an Fristen.
Nebenkosten & Kostenumlage
Zähler, Lieferantenrechnungen, Umlageschlüssel und Umlagerechnungen.
Buchhaltung & Rechnungsintegration
Belege auf Ihrer Rechnungsplattform ausstellen und in die Buchhaltung übernehmen.
Investitions- & Betriebsanalysen
Umsatzverläufe, Verbrauchsauswertungen und Investitionsrechnungen.
Facility Management
Anlagenkataster, Anlagenverknüpfungen und Servicepartner.
Alle Preise zzgl. MwSt. Inklusivkontingente, Preise für Mehrnutzung bei größeren Portfolios und ein Preisrechner stehen auf der Preisseite.
Fragen
Was bei der Prüfung dieses Moduls gefragt wird
Ist das eine Software für die Heizkostenabrechnung oder für die Nebenkostenabrechnung insgesamt?
Beides. Heizung ist eine von acht Versorgungsarten, die das Modul abdeckt, neben Strom, Wasser, Warmwasser, Gas, Abwasser, Internet und einer allgemeinen Kategorie. Eine Heizkostenabrechnung verbindet typischerweise einen unterzählten Anteil mit einem flächenbasierten Rest und einer Grundgebühr, und alle drei werden als eigene Umlagepositionen zur selben Lieferantenrechnung konfiguriert.
Wie wird eine Lieferantenrechnung behandelt, die mehrere Versorgungsarten oder Zeiträume abdeckt?
Erfassen Sie sie als Sammelrechnung. Der Beleg bleibt so erhalten, wie er eingegangen ist, und wird anschließend in die umlagefähigen Bestandteile aufgeteilt: ein Teil je Versorgungsart, je Zeitraum oder je Kostenart. Jeder Teil wird zu einer eigenen Umlageposition mit eigenem Umlageschlüssel, und jeder Teil bleibt auf den Ursprungsbeleg zurückverfolgbar.
Welche Umlageschlüssel werden unterstützt?
Nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten und nach Verbrauchsanteil sind direkt konfigurierbar. Alles Weitere wird als Formel über die Verbrauchsstellen der Position geschrieben und von einem Formelinterpreter ausgewertet, was gemischte Schlüssel, teilweise Durchleitung und ausgehandelte Aufteilungen abdeckt. Formeln werden beim Speichern geparst und geprüft, nicht erst beim Ausstellen.
Können Mieter nachvollziehen, wie ihre Belastung berechnet wurde?
Ja. Für jeden Kunden lässt sich ein Abrechnungsblatt als PDF im eigenen Erscheinungsbild ausstellen, das den Beleg des Versorgers, den Zeitraum, die Gesamtkosten, den Umlageschlüssel, die verwendeten Zählerstände und die daraus folgende Zahl zeigt. Ablesungen, die geschätzt oder interpoliert und nicht physisch abgelesen wurden, sind auf dem Blatt als solche gekennzeichnet.
Was kostet das Nebenkostenmodul?
Nebenkosten & Kostenumlage ist ein optionales Modul und wird pro Monat zum veröffentlichten Modulpreis zusätzlich zum Basistarif Standard oder Extended berechnet. Alle Preise zzgl. MwSt. Vollständige Inklusivkontingente, Moduloptionen und ein Preisrechner stehen auf der Preisseite.
Nächster Schritt
Sehen Sie es an einem Objekt, das Sie tatsächlich verwalten
Bringen Sie eine Lieferantenrechnung und die Zählerliste eines Objekts in eine Vorführung mit, und wir bilden beides live ab. Das reicht meist, um zu beurteilen, ob die Umlagelogik zu Ihrer Abrechnungspraxis passt.