Politica de confidențialitate

1. Două seturi de date, două roluri diferite

Această politică acoperă două lucruri care se confundă adesea și le tratează separat în mod deliberat. Primul sunt datele despre dumneavoastră în calitate de vizitator al acestui site — paginile pe care le solicitați, mesajul pe care îl trimiteți prin formularul de contact, înscrierea pe care o finalizați. Pentru aceste date noi suntem operatorul în sensul art. 4 pct. 7 din GDPR (Regulamentul general privind protecția datelor, RGPD). Noi decidem de ce și cum sunt prelucrate, iar această politică este nota noastră de informare conform art. 13 din GDPR.

Al doilea sunt datele pe care clienții noștri le introduc în aplicație: proprietățile lor, chiriașii și clienții lor, contractele lor, indexurile contoarelor lor, facturile lor. Noi nu decidem ce ajunge acolo și nu folosim aceste date în scopuri proprii. Clientul este operatorul; noi acționăm în calitate de persoană împuternicită de operator, conform art. 28 din GDPR, pe baza unor instrucțiuni documentate și în temeiul unui acord de prelucrare a datelor (Auftragsverarbeitungsvertrag).

Dacă sunteți chiriaș, proprietar sau partener de service ale cărui date se află în Workspace-ul unui locator, noi nu suntem punctul dumneavoastră de contact. Locatorul sau administratorul de imobile care operează acel Workspace este operatorul și răspunde cererilor dumneavoastră de acces, rectificare și ștergere. Vă comunicăm cine este acesta dacă ne solicitați și dacă putem identifica Workspace-ul, însă nu putem divulga și nici modifica înregistrările sale la instrucțiunea dumneavoastră.

Secțiunile 2-6 și 8-9 ale acestei politici descriu site-ul. Secțiunea 7 descrie aplicația.

2. Cine este responsabil și cum ne puteți contacta

Operatorul pentru prelucrarea datelor vizitatorilor site-ului descrisă în această politică este:

Webservices Engineering GmbH
Bergstraße 17
82380 Peißenberg
Germania
Telefon +49 176 69014969
E-mail devops@webservices-engineering.de

Reprezentată prin

Andreas Philippi și Klaus Copony, asociați administratori (Geschäftsführende Gesellschafter). Înregistrarea în registrul comerțului și celelalte date ale societății sunt prezentate în mențiunile legale, iar cele două pagini trebuie să coincidă.

Cod de înregistrare în scopuri de TVA

DE305060668, atribuit în temeiul § 27a din Legea germană privind taxa pe valoarea adăugată (UStG).

Contact pentru chestiuni de protecția datelor

Scrieți la devops@webservices-engineering.de sau la adresa poștală de mai sus, cu mențiunea „în atenția protecției datelor”. Răspundem gratuit, la această adresă, cererilor formulate în temeiul art. 15-21 din GDPR.

Responsabil cu protecția datelor

Atunci când desemnarea unui responsabil nu este obligatorie conform art. 37 din GDPR și § 38 BDSG, răspunderea pentru protecția datelor revine conducerii, iar solicitările sunt tratate la adresa de mai sus. Dacă în acest caz desemnarea este obligatorie este unul dintre punctele care se confirmă în verificarea menționată la începutul acestei pagini.

Autoritate de supraveghere

Autoritatea competentă pentru noi este Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach, Germania. Puteți depune o plângere la această autoritate sau la autoritatea de la locul reședinței dumneavoastră obișnuite ori de la locul de muncă.

3. Ce prelucrăm atunci când folosiți acest site

Acest site este un site de prezentare și de informare. Nu are conturi de vizitator, nu are conținut personalizat și nu creează profiluri. Apar patru categorii de date.

Date din jurnalele serverului

Fiecare cerere este consemnată cu adresa IP solicitantă, data și ora, resursa solicitată, starea HTTP și volumul transferat, referrerul și agentul de utilizator. Jurnalele securizează și stabilizează serviciul și nu sunt combinate cu alte surse de date.

Formularul de contact și e-mailul

Numele, adresa de e-mail, opțional societatea și numărul de telefon, precum și conținutul mesajului dumneavoastră. Le prelucrăm pentru a vă răspunde și pentru a păstra o evidență a ceea ce s-a întrebat și s-a răspuns.

Formularul de înscriere

Datele necesare pentru crearea unui Workspace: denumirea societății, numele persoanei de contact, adresa de e-mail, planul și modulele alese, datele de facturare. Sunt prelucrate pentru pregătirea și executarea contractului pe care l-ați solicitat.

Evidența consimțământului pentru cookie-uri

Decizia dumneavoastră privind consimțământul, momentul acesteia, versiunea consimțământului și un identificator pseudonim. O stocăm pentru a dovedi decizia conform art. 7 alin. (1) din GDPR și pentru a evita să vă întrebăm din nou la fiecare vizită.

4. Temeiul juridic pentru fiecare scop și interesele legitime pe care ne întemeiem

Atunci când ne întemeiem pe art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR, testul de echilibrare ne obligă să numim interesul, nu doar să îl invocăm. Aceste interese sunt enunțate integral mai jos.

5. Cât timp se păstrează fiecare categorie

Ștergem sau anonimizăm datele odată ce scopul pentru care au fost colectate a încetat și nicio obligație legală de păstrare nu se opune.

6. Cine primește datele, unde sunt stocate și ce nu folosim în mod deliberat

Divulgăm date cu caracter personal doar atunci când o persoană împuternicită are nevoie de ele pentru a ne presta un serviciu, atunci când v-ați dat consimțământul sau atunci când avem o obligație legală în acest sens. Fiecare persoană împuternicită este ținută de un contract încheiat în temeiul art. 28 din GDPR.

Site-ul și aplicația rulează pe infrastructura operată de furnizorul de găzduire indicat mai jos, în centre de date situate în Uniunea Europeană. Acolo iau naștere datele din jurnalele serverului.

Furnizor de găzduire și infrastructură
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany
Centre de date în Uniunea Europeană

Stocarea documentelor și a obiectelor

Documentele și atașamentele încărcate în aplicație sunt păstrate într-un spațiu de stocare de obiecte compatibil S3, într-o regiune din UE, criptate în tranzit și în repaus. Furnizorul este indicat în lista noastră a persoanelor împuternicite, pe care o transmitem la cerere.

Livrarea e-mailurilor

E-mailurile tranzacționale — notificări, mementouri și mesaje privind contul — sunt trimise de platformă, iar orice persoană împuternicită cu livrarea lor este indicată în lista persoanelor împuternicite. Clienții pot configura în schimb SMTP propriu pentru fiecare cont, caz în care corespondența lor iese prin propriul server și nu ajunge niciodată la al nostru.

Fără publicitate, analiză sau urmărire

Acest site nu încarcă rețele de publicitate, servicii de analiză sau de statistică, manageri de etichete, plugin-uri de rețele sociale, înregistratoare de sesiune și nici pixeli de urmărire între site-uri. Nu există creare de profiluri și nici proces decizional automatizat în sensul art. 22 din GDPR.

Fără CDN-uri externe

Fonturile, foile de stil, scripturile, pictogramele și imaginile sunt servite din propria noastră infrastructură. Browserul dumneavoastră nu face nicio cerere către un furnizor terț de fonturi, scripturi sau pictograme în timp ce afișează acest site, astfel încât niciun astfel de furnizor nu primește adresa dumneavoastră IP.

Țări terțe

Nu transferăm date cu caracter personal către o țară din afara UE sau a SEE fără un mecanism de transfer valabil în temeiul capitolului V din GDPR. Orice persoană împuternicită care operează în afara SEE este indicată în lista noastră a persoanelor împuternicite, împreună cu decizia de adecvare sau cu clauzele contractuale standard pe care ne întemeiem.

7. Datele clienților prelucrate în interiorul aplicației

Tot ceea ce un client înregistrează într-un Workspace — proprietăți, date cadastrale, unități imobiliare, clienți și chiriași, contracte de închiriere și contracte de comodat, indexuri de contor, poziții de refacturare, facturi, documente încărcate — este prelucrat de noi exclusiv în numele acelui client. Suntem persoană împuternicită de operator, conform art. 28 din GDPR. Nu folosim aceste date în scopuri proprii, nu le vindem și nu le folosim pentru a antrena nimic.

Înainte de începerea prelucrării încheiem cu clientul un acord de prelucrare a datelor (Auftragsverarbeitungsvertrag). Acesta stabilește obiectul și durata, categoriile de persoane vizate și de date, obligația noastră de a acționa exclusiv pe baza unor instrucțiuni documentate, confidențialitatea personalului nostru, măsurile tehnice și organizatorice, regulile privind angajarea subîmputerniciților, asistența noastră în soluționarea cererilor persoanelor vizate și în îndeplinirea obligațiilor prevăzute la art. 32-36, precum și ce se întâmplă cu datele la final. Modelul actual și lista noastră a persoanelor împuternicite se transmit la cerere, prin pagina de contact.

Accesul de partea noastră este limitat la ceea ce impun operarea și susținerea sistemului. Fiecare înregistrare aparține exact unui singur cont și este delimitată la acesta. Membrii echipei de suport care trebuie să reproducă o problemă în Workspace-ul unui client o fac prin comutare de utilizator supravegheată, care se consemnează într-un jurnal de audit, astfel încât se poate reconstitui întotdeauna cine ce a văzut și când.

La încetarea contractului, clientul își poate exporta datele în intervalul convenit, după care le ștergem sau le returnăm conform instrucțiunilor și le eliminăm din copiile de siguranță pe măsură ce generația de copii iese din rotație. Detaliile comerciale ale acestui proces sunt stabilite în Termeni și condiții.

8. Drepturile dumneavoastră și cum le exercitați

Aceste drepturi se exercită față de operator. Pentru datele de pe site, operatorul suntem noi. Pentru datele aflate în Workspace-ul unui client, operatorul este acel client, iar noi vă transmitem mai departe cererea dacă nu îl puteți identifica.

Dreptul de acces (art. 15)

Puteți solicita să aflați dacă prelucrăm date cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, puteți obține o copie a acestora, împreună cu scopurile, categoriile, destinatarii, perioada de stocare preconizată și originea datelor.

Dreptul la rectificare (art. 16)

Puteți cere ca datele cu caracter personal inexacte să fie corectate fără întârzieri nejustificate, iar datele incomplete să fie completate, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.

Dreptul la ștergere (art. 17)

Puteți cere ștergerea atunci când datele nu mai sunt necesare, când consimțământul este retras, când vă opuneți cu succes sau când prelucrarea a fost ilegală — cu excepția cazului în care o obligație legală de păstrare sau o pretenție juridică ne impune să le păstrăm.

Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18)

Puteți cere restricționarea prelucrării pe durata contestării exactității datelor, în locul ștergerii atunci când aveți nevoie de date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept, ori pe durata evaluării unei opoziții formulate în temeiul art. 21.

Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20)

Atunci când prelucrarea se întemeiază pe consimțământ sau pe un contract și se efectuează prin mijloace automate, puteți primi datele dumneavoastră într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, sau puteți cere transmiterea lor către un alt operator.

Dreptul la opoziție (art. 21)

Vă puteți opune în orice moment, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, prelucrării întemeiate pe art. 6 alin. (1) lit. (f). În acest caz încetăm prelucrarea, cu excepția situației în care demonstrăm motive legitime imperioase care prevalează asupra intereselor dumneavoastră sau în care prelucrarea servește constatării, exercitării ori apărării unui drept.

Retragerea consimțământului (art. 7 alin. (3))

Consimțământul poate fi retras în orice moment, cu efect pentru viitor, la fel de ușor cum a fost acordat. Consimțământul pentru cookie-uri se retrage prin setările descrise pe pagina politicii de cookie-uri.

Dreptul de a depune o plângere (art. 77)

Puteți depune o plângere la o autoritate de supraveghere, în special în statul membru în care vă aveți reședința obișnuită, locul de muncă sau locul presupusei încălcări, fără a aduce atingere altor căi de atac.

9. Cum sunt protejate datele și cum se modifică această politică

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, conform art. 32 din GDPR. Traficul către acest site și către aplicație este criptat în tranzit cu TLS în versiune actuală. Documentele stocate sunt criptate în repaus. Parolele nu sunt niciodată păstrate într-o formă din care să poată fi recuperate. Accesul la sistemele de producție este limitat la persoane nominalizate, autentificate individual, și este consemnat în jurnale.

În interiorul aplicației, izolarea este structurală, nu doar recomandată. Autentificarea necesită un Workspace ID pe lângă adresa de e-mail și parolă, iar datele de acces sunt valabile exclusiv în interiorul propriului Workspace. Fiecare înregistrare aparține unui cont, iar interogările sunt delimitate la acesta. Rolurile limitează ce poate face un utilizator autentificat — administrator, supervizor, doar citire și un rol de suport — iar rolul de tip doar citire există tocmai pentru ca un contabil sau un auditor să poată vedea cifrele fără a le putea modifica.

Copiile de siguranță se realizează periodic, iar procedurile de restaurare sunt exersate. Într-o implementare Private Cloud, copiile de siguranță sunt în plus oglindite la sediul clientului, iar mediul rulează pe resurse dedicate, cu redundanță și monitorizare. Nicio măsură de securitate nu este absolută: transmiterea prin internet nu poate fi niciodată garantată ca fiind ferită de interceptare, iar noi nu pretindem contrariul.

Actualizăm această politică atunci când prelucrarea descrisă în ea se modifică, atunci când se schimbă infrastructura sau persoanele împuternicite ori atunci când jurisprudența sau orientările autorităților de supraveghere o impun. Versiunea în vigoare este cea publicată aici, datată 3 august 2026 (versiunea 1.0). Modificările semnificative care îi privesc pe clienți sunt notificate suplimentar în modul stabilit în Termeni și condiții. Recitirea acestei pagini înainte de o reînnoire merită cele două minute.