Modulul Închirieri și contracte
Software de gestiune a contractelor de închiriere pentru portofolii imobiliare
Contracte de închiriere, contracte de comodat și rezilieri anticipate, împreună cu actele lor adiționale, prețurile, garanțiile și termenele, păstrate ca o singură evidență datată pentru fiecare contract. Nimic nu se suprascrie; fiecare modificare își păstrează data.
- Trei tipuri de contract: contract de închiriere, contract de comodat, acord de reziliere anticipată
- Actele adiționale se atașează contractului pe care îl modifică și îl înlocuiesc începând cu propria dată de început
- Prețuri exprimate pe săptămână, pe lună sau pe an, în orice multiplu, normalizate pentru comparație
- Memento-uri pentru reînnoire și pentru data de încetare, emise de procese de fundal, cu evidența a ceea ce s-a trimis și cui
Ce conține un contract
O singură evidență pentru fiecare contract, cu tot ce prevede contractul în realitate
Un contract nu înseamnă doar o dată de început și o valoare a chiriei. Are un titlu de document și un număr de înregistrare, spațiile pe care le acoperă, o garanție, un grafic de plăți, un istoric al prețurilor și un final. Toate acestea se află pe aceeași evidență.
Contracte de închiriere
Acordul cu preț dintre o entitate juridică și un client. Titlul documentului, numărul de înregistrare, data semnării, perioada de valabilitate, ziua de plată și intervalul de plată, valoarea garanției și moneda, descrierea și etichetele libere.
Contracte de comodat
Folosință gratuită, împrumut de folosință, comodat. Aceeași structură ca la un contract de închiriere, dar fără preț obligatoriu, pentru spațiile predate unei firme din grup, unui membru al familiei sau unui administrator de bloc, fără chirie.
Acorduri de reziliere anticipată
O reziliere anticipată se atașează contractului pe care îl încheie. Data efectivă de încetare a întregului contract se mută la data rezilierii, iar memento-urile deschise din arborele contractului pot fi soluționate în același pas.
Poziții de închiriere cu cote
Un singur contract poate acoperi mai multe spații: un apartament, un spațiu de depozitare și un loc de parcare. Fiecare poziție trimite către o entitate din portofoliu și poartă o cotă procentuală, iar cotele dintr-un contract trebuie să însumeze 100%.
Clienți
Chiriași și utilizatori ai unui spațiu, cu date de firmă, adresă și țară. Un client poartă contractele, facturile și pozițiile de refacturare proprii, astfel încât o singură pagină arată ce dețin și ce datorează.
Garanții și restituire
Tipul garanției, valoarea și moneda se află pe contract, împreună cu numărul de zile convenit pentru restituirea garanției după predare. Actele adiționale preiau termenul de restituire din contractul pe care îl modifică.
Acte adiționale
Contractele sunt arbori, nu rânduri într-o listă
O majorare de chirie nu înseamnă o închiriere nouă. O prelungire nu înseamnă o închiriere nouă. În practică, majoritatea contractelor adună un șir de acte adiționale, fiecare modificându-l pe cel dinainte, iar o evidență a chiriilor care păstrează doar ultima versiune pierde exact istoricul cerut la următorul audit.
Aici, un act adițional este un contract care trimite către contractul pe care îl modifică. Sistemul identifică contractul principal, parcurge întregul arbore și stabilește care document este aplicabil la orice dată aleasă: actul adițional în vigoare înlocuiește contractul principal începând cu propria dată de început, iar ecranul de listare marchează fiecare rând ca aplicabil în prezent sau ca înlocuit de documentul care i-a luat locul.
Aceeași parcurgere produce data efectivă de încetare pentru contractul principal și pentru actele adiționale deopotrivă, astfel încât o prelungire semnată acum trei ani și o reziliere semnată luna trecută ajung în același rezultat.
Filtrați registrul după contracte principale, acte adiționale sau reziliate anticipat, după activ sau inactiv, după client, după etichetă, după adresă sau după denumirea unității închiriate.
Prețuri
Poziții de preț cu normalizarea intervalelor
Portofoliile adună prețuri în unitatea în care a fost scris fiecare contract: pe lună, pe an, pe săptămână, pe trimestru. Compararea lor manuală este punctul în care evidența chiriilor începe să dea erori.
- Poziții de preț datate — Fiecare preț poartă o dată de la care se aplică, o monedă, un indicator de TVA și o descriere. O majorare de chirie este o poziție nouă, nu o modificare, astfel încât prețul aplicabil la orice dată din trecut poate fi reconstituit oricând.
- Orice interval, o singură comparație — Un preț este exprimat pe săptămână, pe lună sau pe an, în orice multiplu al unității respective. Software-ul normalizează fiecare poziție la un interval comun înainte de a o compara, de a o însuma sau de a o reprezenta grafic.
- Preț pe metru pătrat — Suprafața utilă se însumează din încăperile și spațiile pe care le acoperă contractul, inclusiv spațiile comune, astfel încât tariful pe metru pătrat rezultă din evidența portofoliului, în loc să fie introdus manual și lăsat să se învechească.
- Perioade fără preț — Sistemul semnalează perioadele dintr-un arbore de contracte pe care nicio poziție de preț nu le acoperă, ceea ce indică de regulă un act adițional lipsă sau o prelungire pe care nimeni nu a introdus-o după predare.
- Grafic de plăți — Ziua de plată, împreună cu unitatea și numărul intervalului de plată, se află pe contract și sunt afișate ca etichetă lizibilă a graficului de plăți pe ecranul contractului și în exportul CSV.
- Mai multe monede — Prețurile își păstrează propria monedă. Totalurile pe un arbore de contracte sunt grupate pe monede, în loc să fie convertite tacit la un curs cu care nu a fost nimeni de acord.
Termene
Memento-uri care se emit singure și lasă o urmă
Când un contract este salvat cu o dată de încetare, se creează automat pentru el un eveniment de notificare pentru finalul perioadei, datat cu două luni înainte de acea dată și setat să se repete la fiecare două săptămâni până la soluționare. Dacă schimbați data de încetare, memento-ul se mută odată cu ea.
Evenimentele de notificare își numesc destinatarii. Un proces de fundal le trimite prin e-mail, marchează data ca emisă, astfel încât același memento să nu plece niciodată de două ori, și recuperează o dată scadentă dacă procesul nu rula atunci când aceasta a trecut. Fiecare notificare emisă este păstrată, așa că puteți arăta ce s-a trimis, cui și când.
Memento-urile nu se limitează la finalul perioadei. Orice dată care contează — o revizuire a indexării, un termen de opțiune, eliberarea garanției — poate fi introdusă ca eveniment, cu propriul interval de repetare și cu proprii destinatari, apoi soluționată atunci când a fost rezolvată.
Corespondența poate pleca prin propriul dumneavoastră server SMTP, astfel încât un memento către un coleg sau o notificare către un chiriaș ajunge de pe domeniul dumneavoastră, nu de pe al nostru.
Memento-urile sunt e-mailuri interne de notificare și înregistrări de evenimente. Acesta nu este un portal de autoservire pentru chiriași și nu există o aplicație mobilă.
Rapoarte și export
Cronologii, evoluția veniturilor și o evidență a chiriilor pe care o puteți preda
Fiecare ecran de contract are propriile grafice, iar întregul registru se exportă în CSV pentru contabil, pentru auditor sau pentru dosarul de due diligence al cumpărătorului.
Cronologia contractelor
Contractul principal și fiecare act adițional, desenate pe o singură axă temporală, astfel încât o prelungire, o majorare de chirie și o reziliere se văd în ordinea în care au fost semnate și pentru perioadele pe care le acoperă.
Evoluția prețurilor
Fiecare poziție de preț din arborele contractului, reprezentată începând cu data de la care se aplică, cu monedă și interval, arătând exact când a preluat fiecare valoare locul celei dinainte.
Evoluția veniturilor
Veniturile normalizate ale unui arbore de contracte în timp, pe entitate juridică. Același calcul stă la baza cronologiilor de venituri la nivelul întregului portofoliu, grupate pe grup de proprietăți și pe entitate juridică.
Export CSV
Tip, titlu, număr de înregistrare, contract principal, date, perioadă, client, unități închiriate, suprafață utilă, grafic de plăți și prețul lunar normalizat de astăzi, plus prețul imediat anterior și cel imediat ulterior intrării în vigoare a contractului.
Filtre și selecții
Restrângeți registrul după client, etichetă, data semnării, data de început sau de încetare, adresă, denumirea unității sau o listă de ID-uri de contract, apoi exportați exact selecția filtrată.
Documente și comentarii
PDF-ul semnat, procesul-verbal de predare-primire și corespondența se atașează chiar contractului, iar comentariile de audit rămân pe evidență pentru nota care explică de ce o clauză este formulată așa cum este.
Perioadele contractuale și suprafețele închiriate sunt baza de repartizare pentru decontul de cheltuieli, iar cifrele pe care le produce un contract devin documente emise prin modulul de finanțe. Evidența contractului este locul în care încep amândouă.
Entități juridice
Portofolii deținute de mai multe firme
Holdingurile de familie și administratorii de imobile semnează rareori totul prin aceeași entitate. O clădire stă în GmbH, alta pe numele privat al unui proprietar, a treia într-un SRL, pentru că acolo a fost cumpărat terenul.
Un cont poate conține mai multe entități juridice, iar fiecare contract este atribuit celei care l-a semnat efectiv. Când un contract este creat fără entitate, iar spațiile închiriate aparțin toate aceleiași entități, atribuirea este dedusă, nu cerută.
Veniturile se raportează apoi global, pe grup de proprietăți, pe entitate juridică sau pe amândouă deodată, iar aceasta este perspectiva care arată cât a câștigat fiecare firmă anul acesta, fără să exportați trei foi de calcul și să le reconciliați manual.
Datele rămân în interiorul Workspace-ului dumneavoastră pe tot parcursul. Fiecare înregistrare aparține unui singur cont, iar utilizatorii se autentifică cu un Workspace ID alături de adresa de e-mail și de parolă, astfel încât datele de acces sunt valabile doar în propriul Workspace.
Cum intră datele
De la documentul semnat la registrul actualizat
-
Mai întâi spațiile
Contractele trimit către entități reale din portofoliu: un apartament, un spațiu comercial, un spațiu de depozitare, un loc de parcare. Configurați o singură dată proprietatea și unitățile ei, iar fiecare contract ulterior le referențiază, în loc să repete adresa.
-
Înregistrați clientul
Nume, date de firmă, adresă, țară. Creat o singură dată, reutilizat de fiecare contract, factură și poziție de refacturare care privește acel chiriaș, ceea ce face ca ecranul clientului să merite deschis.
-
Introduceți contractul
Datele calendaristice, numărul de înregistrare, entitatea juridică, garanția și graficul de plăți, apoi spațiile închiriate cu cotele lor procentuale și pozițiile de preț cu datele de la care se aplică. Atașați PDF-ul semnat.
-
Lăsați termenele să curgă
Memento-ul pentru finalul perioadei se creează odată cu contractul. Adăugați orice alte evenimente vă sunt necesare, atribuiți destinatari, iar procesele de fundal preiau de acolo, în timp ce registrul rămâne la zi.
-
Modificați prin acte adiționale, nu prin suprascriere
Prelungirile, majorările de chirie și rezilierile intră ca acte adiționale care trimit către contractul pe care îl modifică. Documentul aplicabil, data efectivă de încetare și cronologiile urmează automat.
Cost
Planul pe care se sprijină modulul
Administrarea portofoliului este inclusă în fiecare plan. Închirieri și contracte este un modul opțional, adăugat unui abonament Standard sau Extended.
Standard
Pentru un singur portofoliu care nu mai încape într-o foaie de calcul.
- Utilizatori 3
- Proprietăți 10
- Unități imobiliare 50
- Încăperi și spații comune 200
- Spațiu de stocare documente 25 GB
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Extended
Pentru administratorii care gestionează mai multe clădiri și entități juridice.
- Utilizatori 10
- Proprietăți 50
- Unități imobiliare 250
- Încăperi și spații comune 1.000
- Spațiu de stocare documente 100 GB
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Peste limitele incluse în Extended, capacitatea se taxează pentru fiecare proprietate suplimentară, pentru fiecare unitate imobiliară suplimentară, pentru fiecare încăpere sau spațiu comun suplimentar și pentru fiecare GB de stocare suplimentar, la tarifele publicate. Detalierea completă, împreună cu un calculator de costuri, se află pe pagina de prețuri.
Module
Cât costă modulul Închirieri și contracte
Închirieri și contracte acoperă contractele, clienții, pozițiile de preț, cronologia contractelor și evoluția prețurilor, evoluția veniturilor, memento-urile pentru termene și exportul CSV. Celelalte module sunt listate alături, pentru că majoritatea portofoliilor ajung să activeze mai mult de unul.
Închirieri și contracte
Contracte de închiriere, contracte de comodat, chiriași și memento-uri pentru termene.
Facturare utilități și repartizare costuri
Contoare, facturi furnizor, chei de repartizare și facturi de refacturare.
Integrare contabilitate și facturare
Emiteți documente pe platforma de facturare și înregistrați-le în contabilitate.
Analize de investiții și de afaceri
Evoluția veniturilor, analiza consumului și calcule de investiții.
Facility Management
Registru de echipamente tehnice, legături între echipamente și parteneri de service.
Primii pași
Implementare, dacă doriți ca registrul să fie populat împreună cu noi
Contractele existente, actele lor adiționale și istoricul prețurilor pot fi introduse împreună în cadrul implementării, astfel încât registrul să fie la zi din prima lună, nu după o completare lentă a datelor vechi.
Pachet de implementare
€ 400
Configurarea contului, patru ore de instruire a personalului la sediu, deplasarea, plus consultanță telefonică și pe e-mail în primele șase săptămâni.
Suport, consultanță și instruire
€ 75 /oră
Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.
Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.
Întrebări
Ce ni se cere despre contracte
Acest software pentru contracte de închiriere este potrivit și pentru spații comerciale, nu doar pentru locuințe?
Da. Unitățile imobiliare sunt tipizate ca apartamente, spații comerciale sau spații de depozitare, iar un singur contract poate acoperi orice combinație a acestora, plus spații comune precum locuri de parcare și curți, fiecare cu propria cotă procentuală. Prețurile pot fi exprimate pe săptămână, pe lună sau pe an, în orice multiplu, ceea ce acoperă majoritatea structurilor de chirie comercială fără soluții improvizate.
Cum tratează software-ul o majorare de chirie sau o prelungire de contract?
Ca act adițional. Creați un contract care trimite către cel existent, cu propria dată de semnare, propria perioadă de valabilitate și propriile poziții de preț. De la data lui de început îl înlocuiește pe cel principal, iar registrul marchează contractul principal ca înlocuit. Documentul original, datele lui și prețul lui vechi rămân lizibile, iar acesta este exact lucrul pe care îl cere un audit.
Ce este un contract de comodat și de ce este un tip de contract separat?
Un contract de comodat, adică un împrumut de folosință, predă un spațiu spre folosință fără chirie. Are nevoie de aceeași evidență ca o închiriere, adică părți, perioadă, spații și garanție, dar fără preț, așa că este un tip distinct, care nu impune un preț și care este exclus din cifrele de venituri, în loc să fie numărat ca o chirie zero.
Pot exporta registrul de contracte?
Da. Orice selecție filtrată se exportă în CSV, incluzând tipul contractului, titlul, numărul de înregistrare, contractul principal, datele, perioada, clientul, unitățile închiriate, suprafața utilă totală, graficul de plăți și prețul lunar normalizat pentru ziua curentă, plus prețul imediat anterior și cel imediat ulterior intrării în vigoare a contractului. Este o evidență a chiriilor pe care contabilul dumneavoastră o poate deschide direct.
Memento-urile de reînnoire pleacă automat?
Când un contract este salvat cu o dată de încetare, se creează un eveniment pentru finalul perioadei cu două luni înainte de aceasta, care se repetă la fiecare două săptămâni până la soluționare. Procesele de fundal trimit e-mailurile, consemnează faptul că au fost trimise și nu trimit niciodată de două ori aceeași dată scadentă. Mutați data de încetare și memento-ul se mută odată cu ea.
Pot exista în același cont contracte care aparțin unor firme diferite?
Da. Un cont poate conține mai multe entități juridice, iar fiecare contract este atribuit celei care l-a semnat. Veniturile se raportează global, pe grup de proprietăți, pe entitate juridică sau grupate pe amândouă, astfel încât cifrele fiecărei firme se pot separa fără a întreține conturi paralele.
Pasul următor
Puneți contractele acolo unde se află deja clădirile
Contractele, prețurile și termenele aparțin aceleiași evidențe ca terenul, unitatea și contorul. Vedeți planurile sau scrieți-ne cum arată portofoliul dumneavoastră și vă spunem deschis dacă vi se potrivește.