# Program administrare imobile pentru proprietari privați

> Program de administrare imobile pentru portofolii private și de familie, de la 1 la 50 de unități: contracte, termene, citiri de contoare și decont anual.

- Source: https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/private-landlords
- Language: Română (ro). English (en): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/use-cases/private-landlords · Deutsch (de): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/use-cases/private-landlords · Magyar (hu): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/hu/use-cases/private-landlords
- Site: Real Estate Management — The back office for real estate portfolios (Webservices Engineering GmbH)
- Index for machines: https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/llms.txt
- Every page of this website is also available as Markdown: append `.md` to its URL.

---

## Program de administrare imobile pentru portofolii private și de familie

Foaia de calcul funcționează până în anul în care trebuie să demonstrați cum a fost împărțită o factură de încălzire. Acesta este sistemul pentru proprietarii care au ajuns în acel an și vor ca răspunsul să fie scris o singură dată.

- Contracte de închiriere, contracte de comodat și acorduri de reziliere anticipată, într-o singură evidență
- Memento-uri automate pe e-mail înainte de încetarea contractului și de termenele de reînnoire, cu evidența a ceea ce s-a trimis
- Citirile de contor se păstrează pe fiecare contor și pe fiecare perioadă, astfel încât cifrele de anul trecut sunt acolo și anul viitor
- Planul Standard este dimensionat pentru un portofoliu de această formă — proprietăți, unități imobiliare și încăperi, la limitele publicate

- [Vedeți ce acoperă planul Standard](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/private-landlords#plans)
- [Întrebați dacă se potrivește portofoliului dumneavoastră](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/contact)

## Foaia de calcul nu cedează treptat

Majoritatea portofoliilor private sunt administrate din trei locuri deodată: o foaie de calcul cu închirierile, un dosar cu PDF-uri și memoria cuiva despre ce s-a convenit. Aranjamentul acesta nu este o prostie. O vreme, este într-adevăr mai ieftin decât orice software.

Cedează într-o zi anume. Un chiriaș întreabă de ce i-a crescut cota din factura de încălzire. Vă trebuie indecșii de început și de final de anul trecut, factura furnizor, suprafețele folosite la împărțire și versiunea foii de calcul dinaintea ultimelor trei corecții. Două dintre aceste cinci lucruri există. Restul trebuie reconstituit, iar reconstituirea este cea care vă costă seara.

Un sistem nu face calculul mai inteligent. Îl face regăsibil. Citirile, factura, cheia de repartizare și fișa de decont rezultată pentru fiecare client se păstrează ca o singură evidență legată, iar anul următor aceeași structură este deja acolo.

- [Cum funcționează repartizarea costurilor](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/utility-rebilling)

## Ce trebuie într-adevăr înregistrat într-un portofoliu privat

Nu tot ce există în produs este relevant la această dimensiune. Acestea sunt părțile care își merită locul într-un portofoliu de unsprezece apartamente și două spații de depozitare.

- **Clădirea, încăpere cu încăpere** — Apartamente, spații comerciale și spații de depozitare, fiecare cu încăperile și spațiile comune proprii. Suprafețele se însumează automat de la încăperi la unități și mai departe la proprietate, astfel încât o suprafață corectată este corectată peste tot deodată.
- **Contractele și istoricul lor** — Contracte de închiriere, contracte de comodat și acorduri de reziliere anticipată, cu cronologia contractelor. Puteți vedea cine a ocupat o unitate în orice perioadă trecută, fără să deschideți un dosar. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/rental-contracts)
- **Prețuri cu intervale** — Pozițiile de preț își poartă propria unitate de interval și propriul multiplu și sunt normalizate pentru comparație. O chirie lunară, o taxă trimestrială și un tarif anual pot fi citite, în sfârșit, pe aceeași scară.
- **Memento-uri pentru termene** — Evenimentele de notificare trimit e-mailuri înainte de încetarea unui contract sau de un termen de reînnoire și sunt emise de procese de fundal. Jurnalul de audit consemnează ce a plecat și către cine, ceea ce lămurește rapid disputele ulterioare.
- **Contoare și citiri** — Contoare și contoare divizionare pentru fiecare loc de consum, cu citiri păstrate pe perioade și o cronologie a citirilor. Ecranele de citire în lot vă permit să parcurgeți clădirea o singură dată și să introduceți totul după aceea. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/utility-rebilling)
- **Un decont pe care îl puteți înmâna** — Fișa de decont pentru fiecare client este un PDF sub marca dumneavoastră, care arată cum a rezultat fiecare cifră. Poartă logoul, culorile și corpurile de literă ale companiei dumneavoastră, nu pe cele ale unui furnizor de software.

## Decontul anual de cheltuieli, de la început până la sfârșit

Aceasta este succesiunea în jurul căreia este construit modulul de facturare a utilităților. Pentru un portofoliu mic înseamnă o după-amiază, iar cea mai mare parte a după-amiezii o ocupă primul pas.

1. **Introduceți citirile** — Parcurgeți clădirea și înregistrați indecșii de final pe ecranul de citire în lot, contor după contor. Contoarele divizionare se introduc pe același loc de consum ca și contorul din care se ramifică.
2. **Înregistrați factura furnizor** — Introduceți factura furnizor aferentă perioadei sau o factură compusă care acoperă mai multe utilități și perioade deodată, împreună cu indecșii de contor primiți de la furnizor.
3. **Alegeți cheia de repartizare** — Pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau după o formulă personalizată. Tarifele fixe și componentele forfetare se introduc ca poziții de consum necontorizat.
4. **Previzualizați înainte de emitere** — Pozițiile de refacturare sunt grupate pe tip de utilitate și pe mod de refacturare, iar previzualizarea facturii arată rezultatul înainte ca ceva să fie emis. Corecțiile se fac aici, nu după aceea.
5. **Emiteți și înmânați** — Emiteți lotul, apoi generați fișa de decont pentru fiecare chiriaș. Fiecare cifră de pe fișă poate fi urmărită înapoi până la o citire, o linie de factură și o cheie de repartizare.

## Patru lucruri care îi costă bani pe proprietarii privați

Niciunul dintre ele nu este dramatic. Sunt micile scăpări administrative pe care un sistem chiar știe să le prevină.

- **Un termen de preaviz care a trecut** — memento-urile pentru încetarea contractului și pentru reînnoire sunt emise automat de procese de fundal înainte de dată, astfel încât o fereastră de indexare sau o notificare de reziliere nu depinde de memoria cuiva
- **Un index inițial care lipsește** — cu citiri păstrate pe fiecare contor și pe fiecare perioadă, o schimbare de chiriaș are un index de final și un index de început în evidență, în loc de o estimare convenită verbal acum doi ani
- **O repartizare pe care nu o puteți susține** — cheia de repartizare se păstrează ca formulă, nu se aplică manual într-o foaie de calcul, astfel încât, atunci când un chiriaș contestă cota care îi revine, calculul se află deja pe fișa de decont
- **Un document pe care nu îl mai găsește nimeni** — documentele și atașamentele stau pe entitatea căreia îi aparțin — proprietatea, unitatea, contractul, contorul — cu stocare pe S3, nu într-un fir de e-mail

## Ce acoperă planul Standard

Majoritatea portofoliilor private și de familie încap în planul Standard. Cifra care decide de obicei nu este numărul de unități, ci numărul de încăperi și de spații comune, pentru că acestea se numără individual.

| Plan | EUR/lună | Utilizatori | Proprietăți | Unități imobiliare | Încăperi și spații comune | Spațiu de stocare documente |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Standard | €49 | 3 | 10 | 50 | 200 | 25 GB |
| Extended | €89 | 10 | 50 | 250 | 1000 | 100 GB |

- **Standard** — Pentru un singur portofoliu care nu mai încape într-o foaie de calcul.
- **Extended** — Pentru administratorii care gestionează mai multe clădiri și entități juridice.

Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.

> Ambele planuri se facturează lunar și sunt fără TVA. Extended este același software, cu limite incluse mai mari, pentru proprietarii care dețin unități în mai multe proprietăți sau societăți de familie.

## Modulele se activează independent

Administrarea portofoliului este întotdeauna inclusă în plan. Mulți proprietari privați încep cu Închirieri și contracte, ca să pună în ordine închirierile, prețurile și memento-urile pentru termene, apoi adaugă Facturare utilități înainte de primul decont anual pe care trebuie să îl pregătească în sistem.

- **Închirieri și contracte** (€25/lună) — Contracte de închiriere, contracte de comodat, chiriași și memento-uri pentru termene. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/rental-contracts)
- **Facturare utilități și repartizare costuri** (€25/lună) — Contoare, facturi furnizor, chei de repartizare și facturi de refacturare. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/utility-rebilling)
- **Integrare contabilitate și facturare** (€25/lună) — Emiteți documente pe platforma de facturare și înregistrați-le în contabilitate. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/finance-and-accounting)
- **Analize de investiții și de afaceri** (€25/lună) — Evoluția veniturilor, analiza consumului și calcule de investiții. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/reporting-and-analytics)
- **Facility Management** (On request) — Registru de echipamente tehnice, legături între echipamente și parteneri de service. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/facility-management)

Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.

> Fiecare modul se tarifează lunar, la valoarea publicată, peste plan, și poate fi adăugat atunci când o cere activitatea, nu neapărat de la început.

## Dincolo de cel mai mare plan

Un portofoliu de familie care continuă să achiziționeze nu este mutat pe un alt produs. Capacitatea peste limitele incluse în Extended se contorizează după ceea ce dețineți efectiv — proprietăți, unități imobiliare, încăperi și spații comune, precum și documente stocate.

| Limită inclusă | Inclus în Extended | Pentru fiecare peste această limită |
| --- | --- | --- |
| Proprietăți | 50 | €1.00 pe proprietate |
| Unități imobiliare | 250 | €0.25 pe unitate |
| Încăperi și spații comune | 1000 | €0.10 pe încăpere sau spațiu |
| Spațiu de stocare documente | 100 GB | €0.10 pe GB |

Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.

> Se tarifează pe unitate și pe lună, peste limitele incluse în Extended. Toate prețurile sunt nete și fără TVA.

## Implementare, o singură dată

Munca de configurare a unui portofoliu mic înseamnă o după-amiază de inventar făcut cu atenție. Pachetul de implementare există pentru ca acea după-amiază să nu fie petrecută singur.

- **Pachet de implementare** (Unic, €400) — Configurarea contului, patru ore de instruire a personalului la sediu, deplasarea, până la cinci consultații telefonice și zece schimburi de e-mailuri în primele șase săptămâni.
- **Suport, consultanță și instruire** (€75/oră) — Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.

Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.

## Când nu ar trebui să cumpărați acest sistem

Dacă dețineți trei apartamente în aceeași clădire, toate închiriate pe contracte standard, toate încălzite individual, fără contoare divizionare și fără repartizarea costurilor, un sistem probabil nu se justifică. Standard plus un modul înseamnă un cost lunar real, pus în balanță cu o sarcină administrativă de câteva ore pe an. Păstrați foaia de calcul și setați două memento-uri în calendar.

Situația se schimbă în momentul în care devine adevărat oricare dintre următoarele: repartizați un cost comun către mai mult de câțiva ocupanți; aveți contoare divizionare; dețineți unități în mai multe proprietăți sau în mai multe societăți de familie; persoana care știe cum funcționează totul ar vrea să nu mai fie singura care știe; sau cineva a contestat deja un decont.

Se schimbă și atunci când se pune problema succesiunii. Un portofoliu de familie care trebuie predat generației următoare este un portofoliu ale cărui evidențe trebuie să existe în afara minții unei singure persoane. Acesta este un motiv legitim pentru a începe mai devreme decât ar sugera simplul calcul.

- [Întrebați dacă se potrivește portofoliului dumneavoastră](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/contact)
- [Vedeți celelalte profiluri de portofoliu](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases)

## Aflați într-o singură discuție dacă vi se potrivește

Spuneți-ne numărul de unități, dacă repartizați costurile utilităților și câte persoane au nevoie de acces. Atât este suficient ca să vă spunem da, nu sau încă nu.

- [Întrebați despre portofoliul dumneavoastră](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/contact)
- [Creare Workspace](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/signup)

## Ce întreabă mai întâi proprietarii privați

### Care este cel mai mic portofoliu care justifică un program de administrare imobile?

Nu există un prag fix, dar declanșatorul practic este repartizarea costurilor, nu numărul de unități. Dacă împărțiți între ocupanți o factură comună de încălzire, de apă sau de salubritate și trebuie să justificați fiecare cotă, un sistem se amortizează repede. Dacă fiecare unitate este facturată direct de propriul furnizor, o foaie de calcul și două memento-uri în calendar pot fi în continuare răspunsul corect.

### Pot administra într-un singur cont un portofoliu de familie deținut de mai multe societăți?

Da. Un cont poate cuprinde mai multe entități juridice, iar fiecare contract este atribuit entității care l-a semnat. Evoluția veniturilor poate fi grupată pe entitate juridică, pe grup de proprietăți sau pe ambele. Astfel, un portofoliu împărțit între un proprietar persoană fizică și o societate de familie rămâne lizibil, fără să întrețineți două sisteme separate.

### Produce un decont de cheltuieli pe care să îl pot înmâna unui chiriaș?

Produce, pentru fiecare client, o fișă de decont în PDF sub marca dumneavoastră, care arată cum a rezultat fiecare cifră: de la indecșii de contor și facturile furnizor, prin cheia de repartizare, până la suma facturată. Se aplică logoul, schema de culori și corpurile de literă ale companiei dumneavoastră. Dacă acel document respectă un anumit format legal național este o întrebare de pus înainte de cumpărare.

### Cum funcționează memento-urile pentru contracte?

Evenimentele de notificare sunt emise de procese de fundal înaintea datelor de încetare a contractelor și a termenelor de reînnoire și se trimit pe e-mail. Un jurnal de audit consemnează ce s-a trimis și cui. Mesajele pot pleca prin propriul dumneavoastră server SMTP, astfel încât memento-urile ajung la chiriași de pe domeniul dumneavoastră, nu de la o adresă a platformei.

### Am nevoie de modulul de facturare a utilităților încă de la început?

Nu. Administrarea portofoliului este întotdeauna inclusă, iar modulele se adaugă independent, la tariful publicat pentru fiecare modul. Mulți proprietari privați încep cu închirieri și contracte, ca să pună în ordine închirierile, prețurile și memento-urile pentru termene, apoi adaugă facturarea utilităților înainte de primul decont anual pe care trebuie să îl pregătească în sistem.

- [Citiți întrebările frecvente](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/faq)
- [Software pentru administratorii de imobile](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/property-management-companies)

## Puneți citirile din acest an într-un loc în care vor fi și anul viitor

Munca de configurare a unui portofoliu mic înseamnă o după-amiază de inventar făcut cu atenție. Tot ce urmează înseamnă introducerea citirilor și emiterea deconturilor.

> La crearea unui Workspace nu se solicită card bancar.

- [Creare Workspace](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/signup)
- [Comparați Standard și Extended](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/pricing)