# Software administrare imobiliară: cazuri de utilizare

> Cazuri de utilizare pentru software administrare imobiliară: proprietari privați, administratori de imobile, spații comerciale, asociații și refacturare.

- Source: https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases
- Language: Română (ro). English (en): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/use-cases · Deutsch (de): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/use-cases · Magyar (hu): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/hu/use-cases
- Site: Real Estate Management — The back office for real estate portfolios (Webservices Engineering GmbH)
- Index for machines: https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/llms.txt
- Every page of this website is also available as Markdown: append `.md` to its URL.

---

## Cazuri de utilizare pentru software de administrare imobiliară, pe tip de portofoliu

Același sistem funcționează și pentru un portofoliu de familie cu unsprezece apartamente, și pentru un administrator de imobile cu patruzeci de clădiri. Diferă doar modulele activate și cine are dreptul să vadă ce.

- O singură structură de evidență: grup de proprietăți, proprietate, unitate imobiliară, încăpere sau spațiu comun
- Modulele se tarifează separat, la un tarif lunar fix publicat, așa că folosiți doar ceea ce vă este necesar
- Mai multe entități juridice într-un singur cont, astfel încât contractele rămân la societatea care le-a semnat
- Interfață disponibilă în engleză, germană și română

- [Găsiți-vă profilul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases#profiles)
- [Comparați planurile și modulele](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/pricing)

## Cinci profiluri pentru care construim

Fiecare pagină de mai jos descrie același software dintr-un singur unghi: ce se înregistrează, ce module sunt de obicei activate și de ce anume vă scutește configurația respectivă. Începeți cu aceea care seamănă cu săptămâna dumneavoastră.

- **Proprietari privați și de familie** — De la una la cincizeci de unități deținute personal sau printr-o firmă de familie. Foaia de calcul funcționează în continuare, până în anul în care trebuie să întocmiți un decont de cheltuieli și nu mai puteți reconstitui indecșii contoarelor de anul trecut. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/private-landlords)
- **Administratori de imobile** — Administratori terți care gestionează clădiri pe care nu le dețin. Mai multe societăți proprietare, mai mulți proprietari cărora trebuie să le raporteze și nevoia permanentă de a arăta cum a rezultat fiecare cifră de pe un document care ajunge la client. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/property-management-companies)
- **Comercial și mixt** — Spații comerciale, spații de depozitare și apartamente în aceeași clădire, fiecare cu propriile clauze contractuale, intervale de preț și bază de repartizare. Contorizarea divizionară contează aici mai mult decât oriunde altundeva. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/commercial-and-mixed-use)
- **Asociații de proprietari și cooperative de locuințe** — Curți, case ale scării, acoperișuri și instalații de încălzire în folosință comună, plătite colectiv și repartizate membrilor. Munca stă în cheia de repartizare, în documentare și în regularizarea anuală a cheltuielilor. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/housing-associations)
- **Firme de facturare a utilităților** — Organizații al căror produs este chiar refacturarea. La intrare, facturi de la furnizori; la mijloc, locuri de consum și contoare divizionare; la ieșire, fișe de decont pentru fiecare client și facturi emise. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/utility-billing-providers)

## Nucleul este identic pentru orice profil

Orice configurație pornește din același loc: administrarea portofoliului. Un grup de proprietăți conține proprietăți, o proprietate conține unități imobiliare, iar o unitate imobiliară conține încăperi și spații comune. Suprafețele se însumează automat, de la încăperi la unități, de la unități la proprietăți și mai departe la grupuri, astfel încât o suprafață corectată o singură dată rămâne corectă peste tot unde este folosită ulterior.

Fiecare entitate își poartă datele de carte funciară, cadastrale și topografice, documentele, atașamentele și etichetele. Această înregistrare este cea la care se raportează tot restul. O cheie de repartizare care împarte o factură de încălzire pe metru pătrat citește exact aceeași suprafață care apare în contract și în raportul de venituri.

Nimic din ce se află deasupra nucleului nu este obligatoriu. Închirierile și contractele, refacturarea utilităților, facility management, integrarea contabilă și analizele de afaceri sunt module distincte, cu prețuri lunare publicate. Un profil este pur și simplu o decizie despre care dintre ele le activați.

## Ce module folosește de obicei fiecare profil

Aceasta este configurația pe care o întâlnim cel mai des la fiecare profil, nu o restricție. Orice modul poate fi adăugat oricărui cont, iar modulul de portofoliu din nucleu este inclus întotdeauna.

| Profil | Închirieri și contracte | Facturare utilități | Contabilitate și facturare | Analize de investiții și de afaceri |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Proprietari privați și de familie | De obicei | Frecvent, pentru decontul anual | Rar | Uneori |
| Administratori de imobile | Întotdeauna | De obicei | Frecvent | Uneori |
| Comercial și mixt | Întotdeauna | De obicei, cu contoare divizionare | Frecvent | De obicei |
| Asociații de proprietari și cooperative de locuințe | Uneori | Întotdeauna | Uneori | Rar |
| Firme de facturare a utilităților | Uneori | Întotdeauna | De obicei | Rar |

> Facility management este disponibil pentru orice profil, ca registru de echipamente tehnice cu parteneri de service și liste de prețuri. Nu include un sistem de tichete și nici o aplicație mobilă.

## Cât costă fiecare modul

Un profil este o selecție din această listă. Toate modulele lucrează pe aceeași evidență a portofoliului, așa că activarea ulterioară a unuia nu înseamnă niciodată introducerea acelorași date de două ori.

- **Închirieri și contracte** (€25/lună) — Contracte de închiriere, contracte de comodat, chiriași și memento-uri pentru termene. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/rental-contracts)
- **Facturare utilități și repartizare costuri** (€25/lună) — Contoare, facturi furnizor, chei de repartizare și facturi de refacturare. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/utility-rebilling)
- **Integrare contabilitate și facturare** (€25/lună) — Emiteți documente pe platforma de facturare și înregistrați-le în contabilitate. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/finance-and-accounting)
- **Analize de investiții și de afaceri** (€25/lună) — Evoluția veniturilor, analiza consumului și calcule de investiții. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/reporting-and-analytics)
- **Facility Management** (On request) — Registru de echipamente tehnice, legături între echipamente și parteneri de service. [Ce face acest modul](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions/facility-management)

Toate prețurile sunt nete și nu includ TVA.

> Modulele se activează independent și pot fi adăugate oricărui cont, oricând. Limitele incluse în planuri și tarifele pe element care se aplică peste ele sunt prezentate pe pagina de prețuri.

## Ce include orice configurație

Acestea sunt funcții ale platformei. Se aplică indiferent ce module folosiți și indiferent cărui profil îi corespundeți.

- **Autentificare cu Workspace ID** — autentificarea cere un Workspace ID, o adresă de e-mail și o parolă. Datele de acces sunt valabile doar în interiorul propriului Workspace, așa că doi clienți pot folosi același domeniu de e-mail fără să intre în conflict
- **Roluri și acces doar citire** — administrator, supervizor, doar citire și un rol de suport. Accesul doar citire este răspunsul obișnuit pentru un proprietar, un contabil sau un auditor care are nevoie de cifre, dar nu trebuie să le modifice
- **Identitate vizuală a contului pe documente** — sigla, schema de culori și dimensiunile de font se stabilesc pentru fiecare cont și se aplică documentelor PDF generate. White labelling este disponibil într-o implementare Private Cloud
- **SMTP propriu fiecărui cont** — e-mailurile pot pleca prin serverul dumneavoastră, astfel încât memento-urile și deconturile ajung la chiriași de pe domeniul proprietarului, nu de la o adresă a platformei
- **Trei limbi de interfață** — engleză, germană și română. Util atunci când contabilul, administratorul de bloc și proprietarul nu au o limbă de lucru comună
- **Documente și comentarii de audit** — documentele și atașamentele se pot lega de orice entitate, cu stocare pe S3. Înregistrările poartă comentarii de audit, așa că o decizie luată acum doi ani rămâne lizibilă și astăzi

## Cum se configurează efectiv sistemul

Ordinea contează. Fiecare pas depinde de cel dinaintea lui și tocmai de aceea un inventar introdus neglijent vă costă de două ori la momentul refacturării.

1. **Construiți inventarul** — Grupuri, proprietăți, unități, încăperi și spații comune, cu suprafețe, date cadastrale și documente. Acesta este pasul care decide cât de bună va fi fiecare cifră de mai târziu.
2. **Atașați persoanele și contractele** — Clienți, contracte de închiriere, contracte de comodat și poziții de preț. Contractele se atribuie entității juridice care le-a semnat, ceea ce menține curată raportarea pe fiecare societate.
3. **Înregistrați contoarele și furnizorii** — Locuri de consum, contracte de furnizare, liste de prețuri, contoare și contoare divizionare. Indecșii inițiali se introduc o singură dată; după aceea, citirile se fac clădire cu clădire.
4. **Definiți cheile de repartizare** — Pe metru pătrat, pe persoană, pe unitate, pe cotă de consum sau o expresie personalizată, evaluată de motorul de formule. Se scriu o singură dată și se aplică apoi fiecărei perioade.
5. **Conectați facturarea și contabilitatea** — Factureaza.ro pentru emiterea documentelor, inclusiv seriile de numerotare și TVA la încasare, și conectorul contabil Hamor peste GraphQL, cu autentificare prin certificat de client.

## Dacă niciunul dintre cele cinci profiluri nu vi se potrivește

Preferăm să spunem asta aici, pe pagina-hub, decât după o demonstrație. Acesta este un software administrativ pentru administrarea clădirilor. Nu este un CRM, nu este un portal de anunțuri și nu este un instrument de marketing. Nu există flux de închirieri, calendar de vizionări sau punctare a potențialilor clienți.

Nu are nici portal de autoservire pentru chiriași, nici aplicație mobilă. Indecșii se introduc pe ecrane de citire în lot, gândite pentru un laptop purtat prin clădire, nu pentru un telefon ținut în camera centralei.

Dacă problema dumneavoastră este găsirea chiriașilor, un alt produs se potrivește mai bine. Dacă problema este că i-ați găsit, ați semnat cu ei și acum datorați la patruzeci de oameni un decont de cheltuieli pe care să îl puteți susține, atunci categoria este cea corectă — iar unul dintre cele cinci profiluri de mai sus va fi destul de aproape.

- [Explorați în schimb după funcționalitate](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/solutions)

## Alegeți profilul care corespunde portofoliului dumneavoastră

Fiecare pagină spune limpede ce face configurația, cât costă și unde sunt limitele ei. Dacă vă situați între două, citiți-le pe amândouă — suprapunerea este mare.

- [Discutați cu echipa](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/contact)
- [Vedeți planurile, modulele și tarifele de depășire](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/pricing)

## Cum alegeți între profiluri

### Ce caz de utilizare mi se aplică dacă și dețin clădiri, și administrez clădiri pentru alții?

Citiți mai întâi pagina dedicată administratorilor de imobile. A deține și a administra este o extindere a administrării: în ambele situații aveți nevoie de mai multe entități juridice, de acces pe roluri și de documente care ajung la client. Clădirile pe care le dețineți personal stau în același Workspace, sub propria lor entitate juridică, astfel încât rapoartele de venituri pot fi grupate pe grup de proprietăți, pe entitate juridică sau pe ambele.

### Trebuie să cumpăr toate modulele?

Nu. Administrarea portofoliului este nucleul și este inclusă întotdeauna. Închirieri și contracte, Facturare utilități și repartizare costuri, Integrare contabilitate și facturare, respectiv Analize de investiții și de afaceri se tarifează separat și se activează independent. Majoritatea conturilor pornesc cu nucleul plus un modul și îl adaugă pe al doilea după prima perioadă de facturare.

### Pot mai multe societăți proprietare să folosească același cont?

Da. Un cont poate conține mai multe entități juridice, iar fiecare contract este atribuit entității care l-a semnat. Evoluția veniturilor poate fi apoi grupată pe entitate juridică, pe grup de proprietăți sau pe ambele deodată. Izolarea datelor între clienți diferiți se face la alt nivel, prin Workspace ID-ul folosit la autentificare.

### Câte unități poate cuprinde un cont?

Planul Standard și planul Extended au fiecare limita proprie publicată de proprietăți, unități imobiliare și încăperi sau spații comune. Peste planul Extended, proprietățile, unitățile, spațiile și stocarea suplimentare se tarifează la tarife lunare publicate pe element, în loc să vă oblige la schimbarea planului. Limitele și tarifele actuale se află pe pagina de prețuri.

### Există un caz de utilizare pentru un portofoliu de trei apartamente?

Uneori, dar mai întâi fiți sincer cu dumneavoastră. Dacă trei închirieri, trei contoare și o factură de încălzire încap comod într-o foaie de calcul în care aveți deja încredere, păstrați foaia de calcul. Pagina proprietarilor privați descrie momentele concrete — primul decont de cheltuieli, un termen de preaviz ratat, o clădire cu contorizare divizionară — în care un sistem începe să se amortizeze.

## Porniți de la profil, nu de la lista de funcții

Alegerea după profil durează zece minute și vă spune cât v-ar costa sistemul pe lună. Alegerea după lista de funcții durează o după-amiază și de obicei se termină în același loc.

- [Citiți cazul de utilizare pentru proprietari privați](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/private-landlords)
- [Citiți cazul de utilizare pentru administratorii de imobile](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/property-management-companies)