# White-Label-Software für die Nebenkostenabrechnung > White-Label-Software für Abrechnungsdienstleister: Sammelrechnungen, Sammelablesung, eigene Umlageschlüssel und Prüfung vor dem Ausstellen. - Source: https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/use-cases/utility-billing-providers - Language: Deutsch (de). English (en): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/use-cases/utility-billing-providers · Magyar (hu): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/hu/use-cases/utility-billing-providers · Română (ro): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/utility-billing-providers - Site: Real Estate Management — The back office for real estate portfolios (Webservices Engineering GmbH) - Index for machines: https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/llms.txt - Every page of this website is also available as Markdown: append `.md` to its URL. --- ## White-Label-Software für die Nebenkostenabrechnung als Dienstleistung Sie nehmen Belege der Versorger und Zählerstände für Objekte entgegen, die Ihnen nicht gehören, und Sie versenden Abrechnungen, die einer Nachfrage standhalten müssen. Dies ist der Apparat für alles, was dazwischen liegt. - Sammelrechnungen erfassen einen Beleg des Versorgers, der mehrere Versorgungsarten oder mehrere Zeiträume abdeckt - Die Sammelablesung ist für den Rundgang durch das Objekt gebaut, Zähler für Zähler, und nicht für das Öffnen eines Datensatzes je Zähler - Umlageformeln sind konfigurierbare Ausdrücke, die je Umlageposition ausgewertet werden, eigene Schlüssel eingeschlossen - Rechnungsvorschau vor dem gesammelten Ausstellen: Ein Zeitraum wird einmal geprüft und einmal freigegeben - Private Cloud ist ein dedizierter Betrieb in der EU mit White Labelling, gespiegelten Sicherungen und SLA - [Modul Nebenkosten & Kostenumlage ansehen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/utility-rebilling) - [Private Cloud und White Labelling](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/private-cloud) ## Abrechnen für Objekte, die Ihnen nicht gehören Ein Abrechnungsdienstleister hat ein anderes Problem als ein Vermieter. Der Vermieter führt ein Portfolio und kennt es. Sie führen viele, von denen Ihnen keines gehört, jedes mit eigenen Versorgungsverträgen, eigenem Zählerbestand, eigenen vereinbarten Umlageschlüsseln und einer eigenen Vorstellung davon, wann der Zeitraum endet. Die Hierarchie liefert die Trennung, die Sie brauchen, ohne je Kunde eine eigene Installation: oben die Objektgruppe, darunter das Objekt, darunter die Nutzungseinheit, darunter Räume und Gemeinschaftsflächen. Eine Objektgruppe je Kunde hält dessen Objekte zusammen, mit Statistiken je Gruppe und Umsatzverläufen, gruppiert nach Objektgruppe. Wo Sie die Belege selbst ausstellen, können mehrere Rechtsträger unter einem Konto geführt werden; Verträge und Rechnungen hängen an dem Rechtsträger, der sie tatsächlich ausstellt. Wo ein Kunde eine eigene, abgeschottete Umgebung braucht oder Ihre Dienstleistung unter Ihrer eigenen Marke laufen soll, ist die Private Cloud der dafür vorgesehene Weg. Alles ist je Konto abgegrenzt, innerhalb des Kontos zusätzlich je Rechtsträger. Die Zugangsdaten eines Benutzers gelten ausschließlich innerhalb seines eigenen Workspace, und die Anmeldung verlangt neben E-Mail-Adresse und Passwort die Workspace-ID. - [Wie die Objekte jedes Kunden getrennt bleiben](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/portfolio-management) - [Trennung der Workspaces, Rollen und Änderungsprotokolle](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/security) ## Wie die Wirklichkeit der Versorger ins System kommt Versorger senden nicht eine saubere Rechnung je Versorgungsart, Zeitraum und Objekt. Die Erfassung muss aufnehmen, was tatsächlich ankommt. - **Lieferantenrechnungen** — Erfassen Sie den Beleg, der umgelegt werden muss, mit angehängtem Scan und hinterlegtem Zeitraum. Das ist der Betrag, den die Abrechnung vollständig verteilen muss, und er bleibt durchgehend sichtbar. - **Sammelrechnungen** — Ein Beleg des Versorgers, der mehrere Versorgungsarten oder mehrere Zeiträume abdeckt, wird als Sammelrechnung erfasst und in die Bestandteile aufgeteilt, die die jeweilige Abrechnung braucht, statt von Hand in Teilen neu erfasst zu werden. - **Versorgungsverträge und Preislisten** — Versorger, Versorgungsverträge und Preislisten werden je Verbrauchsstelle geführt, mit den Zeiträumen, für die ein Preis jeweils gilt. Tarife werden damit nachgeschlagen und nicht in jedem Zeitraum neu eingetippt. - **Ablesungen des Versorgers** — Ablesungen, die der Versorger vorgenommen hat, werden getrennt von Ihren eigenen erfasst. Die Differenz zwischen beiden — der Punkt, an dem jede Auseinandersetzung beginnt — bleibt sichtbar, statt stillschweigend ausgeglichen zu werden. - **Verbrauchsunabhängige Positionen** — Grundgebühren, feste Entgelte und pauschale Bestandteile werden als verbrauchsunabhängige Positionen erfasst und über einen eigenen Umlageschlüssel verteilt. Der feste Teil einer Rechnung bleibt damit aus der Verbrauchsrechnung heraus. - **Verbrauchsstellen** — Zähler sind nach der Verbrauchsstelle gruppiert, die sie messen. Mehrere Anschlüsse in einem Objekt oder mehrere Objekte auf einem Vertrag bleiben so lesbar, wenn ein Zeitraum geschlossen wird. ## Sammelablesung, in der Reihenfolge Ihres Rundgangs Am Ablesen entscheidet sich die Marge eines Dienstleisters. Die Masken sind für einen Rundgang gebaut, nicht für einen Datensatz. 1. **Das Objekt als Liste nehmen** — Öffnen Sie die Sammelablesung für eine Verbrauchsstelle und tragen Sie die Werte die Liste hinunter ein, in der Reihenfolge, in der die Zähler tatsächlich angetroffen werden, statt jeden Zählerdatensatz einzeln zu suchen. 2. **Haupt- und Unterzähler erfassen** — Hauptzähler und die darunter liegenden Unterzähler werden im selben Durchgang erfasst. Der gemessene Verbrauch wird später abgezogen, bevor ein Rest auf die nicht gemessenen Nutzer verteilt wird. 3. **Die Reihe erhalten** — Zählerstände sind datierte Einträge in einer Reihe und kein aktueller Wert, der überschrieben wird. Der Ableseverlauf je Zähler bewahrt die Historie, aus der heraus eine bestrittene Zahl verteidigt werden muss. 4. **Gegen den Versorger prüfen** — Die Ablesungen des Versorgers stehen für denselben Zeitraum neben Ihren eigenen. Eine Lücke zwischen der Summe des Versorgers und der Summe Ihrer Unterzähler fällt damit vor dem Ausstellen der Rechnungen auf und nicht danach. ## Umlageformeln, die Sie konfigurieren, statt Funktionen, die Sie anfragen Jeder Kunde kommt mit einem Schlüssel, der fast dem Standard entspricht. Nach Fläche, aber nur die beheizte Fläche. Nach Personen, aber der Laden zählt als drei. Nach Einheiten, außer im Erdgeschoss. Kein Dienstleister kann ein Geschäft betreiben, in dem jeder dieser Fälle ein eigenes Release verlangt. Umlagepositionen sind nach Versorgungsart und nach Umlageart gruppiert, und jede Position trägt ihre eigene Umlageformel. Die Formelauswertung verarbeitet konfigurierbare Ausdrücke: Ein Schlüssel kann nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder über eine eigene Formel für genau den Fall gehen, der vor Ihnen liegt. Die Formel wird mit der Position gespeichert, die aus ihr entstanden ist. Eine vor drei Zeiträumen ausgestellte Abrechnung erklärt sich weiterhin nach den Regeln, die damals galten — genau das brauchen Sie, wenn der Prüfer eines Kunden mit einer Frage zu einem längst geschlossenen Zeitraum kommt. Die Umlage-Übersicht zeigt den Stand jeder Kostengruppe über alle laufenden Arbeiten hinweg: vollständig, wartet auf eine Ablesung, wartet auf eine Lieferantenrechnung oder bereit zum Ausstellen. ## Den Zeitraum prüfen, dann in einem Durchgang ausstellen Kontrolle und Menge ziehen üblicherweise gegeneinander. Der folgende Ablauf ist so gebaut, dass die Prüfung einmal stattfindet — an der Stelle, an der Fehler noch billig sind. 1. **Den Zeitraum in der Übersicht schließen** — Die Umlage-Übersicht meldet, welche Positionen vollständig sind und welche blockiert. Nichts muss in einer parallelen Tabelle der noch offenen Punkte nachgehalten werden. 2. **Die Rechnungen in der Vorschau prüfen** — Die Rechnungsvorschau zeigt, was jeder Nutzer erhalten würde, bevor irgendetwas ausgestellt wird. Korrekturen erfolgen an der Umlageposition und nicht an einem Beleg, der bereits versendet ist. 3. **Gesammelt ausstellen** — Geben Sie den gesamten Zeitraum auf einmal frei. Das Ausstellen läuft über die angebundene Rechnungsplattform, mit Belegarten sowie Präfixen und Suffixen der Nummernkreise, wie sie konfiguriert sind. 4. **Den Rechenweg beilegen** — Jeder Kunde kann ein Abrechnungsblatt als PDF in Ihrem Erscheinungsbild erhalten, das den Rechenweg zu jeder Zahl zeigt — der Beleg, der die erste Runde Rückfragen ohne Telefonat beantwortet. 5. **An die Buchhaltung übergeben** — Die Buchhaltungsschnittstelle übergibt über GraphQL auf einer Verbindung, die mit Client-SSL-Zertifikaten authentifiziert ist. Zugangsdaten liegen je Benutzer vor, sodass Belege unter dem Zugang der Person ausgestellt werden, die dazu berechtigt ist. 6. **Exportieren, was Sie brauchen** — Verträge lassen sich als CSV exportieren, und Verbrauchs- und Umsatzauswertungen tragen die Zusammenfassung, die ein Kunde am Ende eines Abrechnungslaufs zu seinen Abrechnungen erwartet. - [Wie ausgestellte Belege in Rechnungsstellung und Buchhaltung gelangen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/finance-and-accounting) - [Auswertungen zu Verbrauch und Umsatz](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/reporting-and-analytics) ## Als Dienstleistung betreiben, nicht als Nebentätigkeit Mengenarbeit scheitert häufiger an den betrieblichen Rändern als an der Rechnung selbst. Dies sind die Teile, die zählen, sobald Sie davon leben. - **Verarbeitung im Hintergrund** — das Ausstellen, Benachrichtigungen und Cache-Arbeiten laufen als Hintergrundprozesse in einer Warteschlange, sodass ein großer Stapel kein Browserfenster blockiert, bis er durchgelaufen ist - **Caching für große Portfolios** — zwischengespeicherte Modelle und Diagrammübersichten halten große Portfolios reaktionsschnell, und der Cache wird im Hintergrund verworfen, sobald sich die zugrunde liegenden Datensätze ändern - **Rollen und Benutzerwechsel im Support** — die Rollen Administrator, Supervisor, Nur-Lese-Zugriff und Support, mit begleitetem Benutzerwechsel, sodass Ihre Support-Mitarbeiter im Kontext eines Benutzers arbeiten können — mit Änderungsprotokoll über den Wechsel - **Eigener SMTP-Server je Konto** — ausgehende E-Mails lassen sich über Ihre eigene SMTP-Konfiguration versenden, sodass Abrechnungen und Erinnerungen die Nutzer von Ihrer Domain erreichen und nicht von einer Plattform, die sie nicht kennen - **Erscheinungsbild auf erzeugten PDFs** — Logo, Farbschema und Schriftgrößen erzeugter Belege werden je Konto festgelegt, sodass das Abrechnungsblatt nach Ihrer Dienstleistung aussieht und nicht nach unserer Software - **Drei Oberflächensprachen** — Englisch, Deutsch und Rumänisch — was zählt, wenn Ihre Ablesekräfte, Ihre Abrechnung und Ihre Kunden nicht dieselbe Sprache sprechen ## Wenn Sie die Objekte auch verwalten Dienstleister, die neben der Abrechnung auch die Verwaltung übernehmen — Verträge, Fristen, Berichte an die Eigentümer —, stehen dem benachbarten Anwendungsfall näher, in dem die Weiterberechnung eine Aufgabe unter mehreren ist und nicht die gesamte Dienstleistung. - [Portfolios für Dritte verwalten](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/use-cases/property-management-companies) ## Private Cloud, unter Ihrer Marke, in der EU Public Cloud ist gemeinsam genutztes, in der EU gehostetes SaaS auf den regulären Tarifen, und für den Start einer Dienstleistung reicht das aus. Sobald die Dienstleistung das Geschäft ist, wollen die meisten Anbieter, dass der Betrieb ihnen gehört. Private Cloud ist ein dedizierter Einzelbetrieb in einem gesicherten Rechenzentrum in der EU, mit eigenen Ressourcen einschließlich Backup- und Failover-Infrastruktur. Sicherungen von Datenbank und Dateispeicher werden an Ihren eigenen Standort oder in Ihr Büro gespiegelt, sodass eine Kopie der Daten Ihrer Kunden an einem Ort liegt, den Sie kontrollieren. Hochverfügbarkeit und Redundanz, Monitoring rund um die Uhr sowie ein SLA mit einer Eingriffszeit von höchstens vier Stunden innerhalb der Geschäftszeiten und 24 Stunden außerhalb. White Labelling gibt es beim Betrieb in der Private Cloud. Zugriffskontrolle und Benutzerverwaltung sind anpassbar, und der Betrieb bringt eigene Inklusivkontingente für Benutzer und Speicher sowie unbegrenzten Datentransfer mit — alles veröffentlicht auf der Seite zur Private Cloud. > Alle Preise zzgl. MwSt. Tarife der Public Cloud, optionale Module und Preise für Mehrnutzung stehen auf der Preisseite; die Konditionen der Private Cloud sind vollständig auf der Seite zur Private Cloud beschrieben. - [Tarife der Public Cloud und Preise für Mehrnutzung](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/pricing) ## Onboarding, danach Support zum Stundensatz Eine Abrechnungsdienstleistung auf dem System zu starten heißt, bestehende Objekte, Zähler und Versorgungsverträge zu übernehmen. Das Onboarding ist einmalig; alles danach wird nach Stunden abgerechnet. - **Onboarding-Paket** (Einmalig, €400) — Einrichtung des Kontos, vier Stunden Schulung der Mitarbeiter vor Ort, Anfahrt sowie bis zu fünf Telefonberatungen und zehn E-Mail-Wechsel in den ersten sechs Wochen. - **Support, Beratung und Schulung** (€75/Stunde) — Support, Beratung und Schulung nach dem Onboarding, erbracht nach bestem Bemühen. Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt. ## Gefragt von Dienstleistern, die die Plattform prüfen ### Kann ein Abrechnungsdienstleister die Objekte mehrerer Kunden in einem Workspace führen? Ja. Eine Objektgruppe je Kunde hält dessen Objekte, Einheiten, Zähler und Verträge zusammen, mit Statistiken je Gruppe und Umsatzverläufen, gruppiert nach Objektgruppe. Verlangt ein Kunde eine abgeschottete Umgebung oder soll die Dienstleistung unter Ihrer eigenen Marke laufen, bietet die Private Cloud einen dedizierten Einzelbetrieb. ### Wie werden Sammelrechnungen behandelt? Eine Sammelrechnung erfasst einen Beleg des Versorgers, der mehrere Versorgungsarten oder mehrere Abrechnungszeiträume abdeckt. Er wird einmal erfasst, mit angehängtem Scan, und in die Bestandteile aufgeteilt, die die jeweilige Abrechnung braucht. Der volle Betrag des Versorgers bleibt sichtbar, sodass sich die Summe des Umgelegten jederzeit gegen das prüfen lässt, was tatsächlich in Rechnung gestellt wurde. ### Lassen sich Umlageschlüssel je Kunde anpassen? Ja. Jede Umlageposition trägt ihre eigene Umlageformel, ausgewertet von einer Formelauswertung, die konfigurierbare Ausdrücke annimmt. Schlüssel können nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder über eine eigene Formel gehen. Die Formel wird mit der Position gespeichert, die aus ihr entstanden ist, sodass geschlossene Zeiträume nach den damals geltenden Regeln nachvollziehbar bleiben. ### Lässt sich ein Stapel prüfen, bevor die Rechnungen hinausgehen? Ja. Die Umlage-Übersicht zeigt, welche Kostengruppen vollständig und welche blockiert sind, und die Rechnungsvorschau zeigt, was jeder Nutzer erhalten würde, bevor irgendetwas ausgestellt wird. Korrekturen erfolgen an der Umlageposition. Ist der Zeitraum geprüft, wird der gesamte Stapel in einem Durchgang ausgestellt. ### Gibt es White Labelling? White Labelling gibt es beim Betrieb in der Private Cloud, einem dedizierten Betrieb in der EU mit eigenem veröffentlichtem Monatspreis sowie eigenen Inklusivkontingenten für Benutzer und Speicher. In der Public Cloud gilt weiterhin das Erscheinungsbild je Konto auf erzeugten PDFs — Logo, Farbschema und Schriftgrößen —, und der eigene SMTP-Server je Konto versendet E-Mails von Ihrer Domain. ## Den Abrechnungslauf auf einem System fahren, das dafür gebaut ist Sammelrechnungen herein, Ablesungen auf dem Rundgang, Formeln, die Sie selbst konfigurieren, und eine Vorschau, bevor der gesamte Zeitraum freigegeben wird. > Alle Preise zzgl. MwSt.; sie sind vollständig auf der Preisseite und auf der Seite zur Private Cloud veröffentlicht. - [Mit dem Team sprechen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/contact) - [Konditionen der Private Cloud lesen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/private-cloud)