# Software für Vermieter: private Portfolios & Familienbesitz

> Software für private Vermieter mit 1 bis 50 Einheiten: Mietverträge, Kündigungsfristen, Zählerstände und eine belastbare jährliche Nebenkostenabrechnung.

- Source: https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/use-cases/private-landlords
- Language: Deutsch (de). English (en): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/use-cases/private-landlords · Magyar (hu): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/hu/use-cases/private-landlords · Română (ro): https://real-estate-management.webservices-engineering.de/ro/use-cases/private-landlords
- Site: Real Estate Management — The back office for real estate portfolios (Webservices Engineering GmbH)
- Index for machines: https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/llms.txt
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## Software für private Vermieter und Familienportfolios

Die Tabellenkalkulation trägt bis zu dem Jahr, in dem Sie belegen müssen, wie eine Heizkostenrechnung aufgeteilt wurde. Dies ist das System für Eigentümer, die dieses Jahr erreicht haben und die Antwort einmal schriftlich festhalten wollen.

- Mietverträge, Leihverträge und Aufhebungsverträge in einem Verzeichnis
- Automatische E-Mail-Erinnerungen vor Vertragsende und Verlängerungsfristen, mit Nachweis darüber, was versendet wurde
- Zählerstände je Zähler und je Zeitraum gespeichert, sodass die Zahlen des Vorjahres im nächsten Jahr noch vorliegen
- Der Tarif Standard ist auf ein Portfolio dieses Zuschnitts ausgelegt — Objekte, Nutzungseinheiten und Räume innerhalb der veröffentlichten Kontingente

- [Leistungen des Tarifs Standard ansehen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/use-cases/private-landlords#plans)
- [Nachfragen, ob es zu Ihrem Portfolio passt](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/contact)

## Die Tabellenkalkulation versagt nicht allmählich

Die meisten privaten Portfolios werden an drei Stellen gleichzeitig geführt: in einer Tabelle der Mietverhältnisse, in einem Ordner voller PDFs und im Gedächtnis einer Person, die weiß, was vereinbart wurde. Das ist nicht dumm. Eine Zeit lang ist es tatsächlich günstiger als jede Software.

Es versagt an einem bestimmten Tag. Ein Mieter fragt, warum sein Anteil an den Heizkosten gestiegen ist. Sie brauchen die Anfangs- und Endzählerstände des Vorjahres, die Lieferantenrechnung, die Flächen, mit denen aufgeteilt wurde, und die Fassung der Tabelle von vor den letzten drei Korrekturen. Zwei dieser fünf Dinge sind vorhanden. Der Rest muss rekonstruiert werden, und die Rekonstruktion ist das, was den Abend kostet.

Ein System rechnet nicht klüger. Es macht die Rechnung auffindbar. Ablesungen, Lieferantenrechnung, Umlageschlüssel und das daraus entstehende Abrechnungsblatt je Kunde liegen als ein zusammenhängender Datensatz vor, und im nächsten Jahr steht dieselbe Struktur bereits.

- [Wie die Kostenumlage funktioniert](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/utility-rebilling)

## Was ein privates Portfolio wirklich erfasst haben muss

Nicht alles im Produkt ist in dieser Größenordnung relevant. Dies sind die Teile, die sich in einem Portfolio aus elf Wohnungen und zwei Lagereinheiten ihren Platz verdienen.

- **Das Gebäude, Raum für Raum** — Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Lagereinheiten, jeweils mit Räumen und Gemeinschaftsflächen. Flächen summieren sich automatisch von den Räumen über die Einheiten bis zum Objekt, sodass eine korrigierte Wohnfläche überall auf einmal korrigiert ist.
- **Verträge und ihre Historie** — Mietverträge, Leihverträge und Aufhebungsverträge, mit Vertragsverläufen. Sie sehen, wer eine Einheit in einem beliebigen vergangenen Zeitraum bewohnt hat, ohne einen Ordner zu öffnen. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/rental-contracts)
- **Preise mit Intervallen** — Preispositionen tragen ihre eigene Intervalleinheit und -anzahl und werden für den Vergleich normalisiert. Eine monatliche Miete, eine vierteljährliche Gebühr und ein Jahresbeitrag lassen sich endlich auf einer Skala lesen.
- **Erinnerungen an Fristen** — Benachrichtigungen gehen vor Vertragsende und Verlängerungsfristen per E-Mail hinaus, ausgelöst von Hintergrundprozessen. Das Änderungsprotokoll hält fest, was an wen ging, und klärt spätere Streitfragen schnell.
- **Zähler und Ablesungen** — Zähler und Unterzähler je Verbrauchsstelle, mit Zählerständen je Zeitraum und einem Ableseverlauf. Über die Sammelablesung gehen Sie einmal durch das Gebäude und tippen anschließend alles ein. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/utility-rebilling)
- **Eine Abrechnung, die Sie aushändigen können** — Das Abrechnungsblatt je Kunde ist ein PDF im eigenen Erscheinungsbild und zeigt, wie jede Zahl zustande gekommen ist. Es trägt Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Schriftgrößen, nicht die eines Softwareanbieters.

## Die jährliche Nebenkostenabrechnung, von Anfang bis Ende

Das ist der Ablauf, um den herum das Modul Nebenkosten & Kostenumlage gebaut ist. Für ein kleines Portfolio ist es ein Nachmittag, und der größte Teil des Nachmittags ist Schritt eins.

1. **Zählerstände erfassen** — Gehen Sie durch das Gebäude und erfassen Sie die Endstände Zähler für Zähler auf der Maske für die Sammelablesung. Unterzähler werden derselben Verbrauchsstelle zugeordnet wie ihr übergeordneter Zähler.
2. **Lieferantenrechnung erfassen** — Erfassen Sie die Lieferantenrechnung für den Zeitraum oder eine Sammelrechnung über mehrere Versorgungsarten und Zeiträume zugleich, zusammen mit den Zählerständen, die Ihnen der Versorger mitgeteilt hat.
3. **Umlageschlüssel wählen** — Nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder als eigene Formel. Grundgebühren und pauschale Bestandteile kommen als verbrauchsunabhängige Positionen hinein.
4. **Vor dem Ausstellen prüfen** — Umlagepositionen sind nach Versorgungsart und Umlageart gruppiert, und die Rechnungsvorschau zeigt das Ergebnis, bevor irgendetwas ausgestellt wird. Korrekturen passieren hier und nicht danach.
5. **Ausstellen und aushändigen** — Stellen Sie den Stapel gesammelt aus und erzeugen Sie anschließend für jeden Mieter das Abrechnungsblatt je Kunde. Jede Zahl auf dem Blatt lässt sich auf eine Ablesung, eine Rechnungszeile und einen Umlageschlüssel zurückführen.

## Die vier Dinge, die private Vermieter Geld kosten

Nichts davon ist dramatisch. Es sind die kleinen Verwaltungsfehler, die ein System wirklich gut verhindert.

- **Eine verstrichene Kündigungsfrist** — Erinnerungen an Vertragsende und Verlängerungsfristen werden von Hintergrundprozessen automatisch vor dem Termin ausgelöst, sodass ein Indexierungsfenster oder eine Kündigung nicht davon abhängt, dass jemand daran denkt
- **Ein fehlender Anfangszählerstand** — weil Zählerstände je Zähler und je Zeitraum vorliegen, hat ein Mieterwechsel einen Endstand und einen Anfangsstand im Datensatz statt einer vor zwei Jahren mündlich vereinbarten Schätzung
- **Eine Umlage, die Sie nicht begründen können** — der Umlageschlüssel ist als Formel hinterlegt und wird nicht von Hand in einer Tabelle angewendet; fragt ein Mieter nach seinem Anteil, steht der Rechenweg bereits auf dem Abrechnungsblatt
- **Ein Dokument, das niemand findet** — Dokumente und Anhänge hängen an der Entität, zu der sie gehören — am Objekt, an der Einheit, am Vertrag, am Zähler — mit Speicherung auf S3 statt in einem Mailverlauf

## Was der Tarif Standard abdeckt

Die meisten privaten Portfolios und Familienportfolios passen in Standard. Entscheidend ist dabei meist nicht die Zahl der Einheiten, sondern die der Räume und Gemeinschaftsflächen, denn diese werden einzeln gezählt.

| Tarif | EUR/Monat | Benutzer | Objekte | Nutzungseinheiten | Räume und Gemeinschaftsflächen | Dokumentenspeicher |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Standard | €49 | 3 | 10 | 50 | 200 | 25 GB |
| Extended | €89 | 10 | 50 | 250 | 1000 | 100 GB |

- **Standard** — Für ein einzelnes Portfolio, dem die Tabellenkalkulation zu eng geworden ist.
- **Extended** — Für Verwaltungen mit mehreren Objekten und Rechtsträgern.

Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.

> Beide Tarife werden pro Monat berechnet, zzgl. MwSt. Extended ist dieselbe Software mit größeren Inklusivkontingenten, für Eigentümer, die Einheiten über mehrere Objekte oder Familiengesellschaften hinweg halten.

## Module werden einzeln zugeschaltet

Die Immobilienverwaltung ist in jedem Tarif enthalten. Viele private Vermieter beginnen mit Vermietung & Verträge, um Mietverhältnisse, Preise und Fristerinnerungen in Ordnung zu bringen, und ergänzen Nebenkosten & Kostenumlage vor der ersten Nebenkostenabrechnung, die sie im System erstellen müssen.

- **Vermietung & Verträge** (€25/Monat) — Mietverträge, Leihverträge, Mieter und Erinnerungen an Fristen. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/rental-contracts)
- **Nebenkosten & Kostenumlage** (€25/Monat) — Zähler, Lieferantenrechnungen, Umlageschlüssel und Umlagerechnungen. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/utility-rebilling)
- **Buchhaltung & Rechnungsintegration** (€25/Monat) — Belege auf Ihrer Rechnungsplattform ausstellen und in die Buchhaltung übernehmen. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/finance-and-accounting)
- **Investitions- & Betriebsanalysen** (€25/Monat) — Umsatzverläufe, Verbrauchsauswertungen und Investitionsrechnungen. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/reporting-and-analytics)
- **Facility Management** (On request) — Anlagenkataster, Anlagenverknüpfungen und Servicepartner. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/facility-management)

Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.

> Jedes Modul wird pro Monat zum veröffentlichten Preis zusätzlich zum Tarif berechnet und kann dann hinzukommen, wenn die Arbeit es verlangt, statt gleich zu Beginn.

## Über den größten Tarif hinaus

Ein Familienportfolio, das weiter zukauft, wird nicht auf ein anderes Produkt umgestellt. Kapazität über die Kontingente von Extended hinaus wird nach dem abgerechnet, was Sie tatsächlich halten — Objekte, Nutzungseinheiten, Räume und Gemeinschaftsflächen sowie gespeicherte Dokumente.

| Inklusivkontingent | In Extended enthalten | Jede weitere darüber hinaus |
| --- | --- | --- |
| Objekte | 50 | €1.00 pro Objekt |
| Nutzungseinheiten | 250 | €0.25 pro Einheit |
| Räume und Gemeinschaftsflächen | 1000 | €0.10 pro Raum oder Fläche |
| Dokumentenspeicher | 100 GB | €0.10 pro GB |

Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.

> Abrechnung je Einheit und Monat über die Inklusivkontingente von Extended hinaus. Alle Preise netto, zzgl. MwSt.

## Onboarding, einmalig

Die Einrichtung eines kleinen Portfolios ist ein sorgfältiger Nachmittag Inventur. Das Onboarding-Paket gibt es, damit dieser Nachmittag nicht allein verbracht wird.

- **Onboarding-Paket** (Einmalig, €400) — Einrichtung des Kontos, vier Stunden Schulung vor Ort, Anfahrt, bis zu fünf Telefonberatungen und zehn E-Mail-Wechsel in den ersten sechs Wochen.
- **Support, Beratung und Schulung** (€75/Stunde) — Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.

Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.

## Wann Sie das nicht kaufen sollten

Wenn Sie drei Wohnungen in einem Gebäude besitzen, alle nach Standardverträgen vermietet, alle einzeln beheizt, ohne Unterzähler und ohne Kostenumlage, ist ein System wahrscheinlich nicht gerechtfertigt. Standard plus ein Modul ist eine reale monatliche Ausgabe gegen einen Verwaltungsaufwand von wenigen Stunden im Jahr. Behalten Sie die Tabellenkalkulation und setzen Sie zwei Kalendererinnerungen.

Das Bild ändert sich, sobald eines davon zutrifft: Sie legen eine gemeinsame Kostenposition auf mehr als eine Handvoll Bewohner um; Sie haben Unterzähler; Sie halten Einheiten in mehr als einem Objekt oder mehr als einer Familiengesellschaft; die Person, die weiß, wie alles zusammenhängt, möchte nicht länger die Einzige sein, die es weiß; oder jemand hat bereits eine Abrechnung beanstandet.

Es ändert sich auch, wenn die Nachfolge ansteht. Ein Familienportfolio, das an die nächste Generation übergeben werden muss, ist ein Portfolio, dessen Aufzeichnungen außerhalb eines einzelnen Kopfes vorliegen müssen. Das ist ein berechtigter Grund, früher anzufangen, als es die reine Rechnung nahelegt.

- [Nachfragen, ob es zu Ihrem Portfolio passt](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/contact)
- [Die anderen Portfolioprofile ansehen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/use-cases)

## In einem Gespräch klären, ob es passt

Sagen Sie uns die Zahl der Einheiten, ob Sie Versorgungsleistungen umlegen und wie viele Personen Zugang brauchen. Das genügt für ein Ja, ein Nein oder ein Noch nicht.

- [Ihr Portfolio besprechen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/contact)
- [Workspace anlegen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/signup)

## Was private Eigentümer zuerst fragen

### Ab welchem Portfolio lohnt sich eine Software für Vermieter?

Es gibt keine feste Schwelle, aber der praktische Auslöser ist die Kostenumlage und nicht die Zahl der Einheiten. Wenn Sie eine gemeinsame Rechnung für Heizung, Wasser oder Abfall auf die Bewohner aufteilen und jeden Anteil begründen müssen, rechnet sich ein System schnell. Wird jede Einheit direkt von ihrem eigenen Versorger abgerechnet, sind eine Tabellenkalkulation und zwei Kalendererinnerungen womöglich weiterhin die richtige Antwort.

### Kann ich ein Familienportfolio, das mehreren Gesellschaften gehört, in einem Konto führen?

Ja. Ein Konto kann mehrere Rechtsträger enthalten, und jeder Vertrag wird dem Rechtsträger zugeordnet, der ihn unterschrieben hat. Umsatzverläufe lassen sich nach Rechtsträger, nach Objektgruppe oder nach beidem gruppieren. So bleibt ein Portfolio, das zwischen einem privaten Eigentümer und einer Familiengesellschaft aufgeteilt ist, lesbar, ohne zwei getrennte Systeme zu pflegen.

### Erzeugt es eine Betriebskostenabrechnung, die ich einem Mieter aushändigen kann?

Es erzeugt ein Abrechnungsblatt je Kunde als PDF im eigenen Erscheinungsbild, das zeigt, wie jede Zahl zustande gekommen ist — von den Zählerständen und Lieferantenrechnungen über den Umlageschlüssel bis zum berechneten Betrag. Ihr Logo, Ihre Farbgebung und Ihre Schriftgrößen werden angewendet. Ob dieses Dokument einer bestimmten nationalen gesetzlichen Form genügt, ist eine Frage, die vor dem Kauf zu klären ist.

### Wie funktionieren die Vertragserinnerungen?

Benachrichtigungen werden von Hintergrundprozessen vor Vertragsende und Verlängerungsfristen ausgelöst und per E-Mail versendet. Ein Änderungsprotokoll hält fest, was an wen versendet wurde. Der Versand kann über Ihren eigenen SMTP-Server laufen, sodass Erinnerungen die Mieter aus Ihrer eigenen Domain erreichen und nicht von einer Plattformadresse.

### Brauche ich das Modul für die Nebenkostenabrechnung von Anfang an?

Nein. Die Immobilienverwaltung ist immer enthalten, und Module kommen unabhängig voneinander zum veröffentlichten Modulpreis hinzu. Viele private Vermieter beginnen mit Vermietung & Verträge, um Mietverhältnisse, Preise und Fristerinnerungen in Ordnung zu bringen, und ergänzen Nebenkosten & Kostenumlage vor der ersten Nebenkostenabrechnung, die sie im System erstellen müssen.

- [Die vollständigen FAQ lesen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/faq)
- [Software für Hausverwaltungen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/use-cases/property-management-companies)

## Die Zählerstände dieses Jahres dort ablegen, wo sie nächstes Jahr noch sind

Die Einrichtung eines kleinen Portfolios ist ein sorgfältiger Nachmittag Inventur. Alles danach ist Zählerstände erfassen und Abrechnungen ausstellen.

> Für das Anlegen eines Workspace ist keine Zahlungskarte nötig.

- [Workspace anlegen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/signup)
- [Standard und Extended vergleichen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/pricing)