# Software für Immobilienbuchhaltung & Rechnungsintegration

> Immobilienbuchhaltung und Rechnungsintegration: Rechnungen und Umlagerechnungen per Schnittstelle ausstellen, gebuchte Zahlen aus dem Hauptbuch zurücklesen.

- Source: https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/finance-and-accounting
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- Site: Real Estate Management — The back office for real estate portfolios (Webservices Engineering GmbH)
- Index for machines: https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/llms.txt
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## Immobilienbuchhaltung und Rechnungsintegration

Rechnungen und Umlagerechnungen entstehen aus denselben Objekt- und Verbrauchsdaten, die Sie ohnehin pflegen, werden über Ihre Rechnungsplattform ausgestellt und fließen in Ihr Hauptbuch zurück. Nichts wird zweimal erfasst.

- Umlagerechnungen tragen das Verbrauchsdetail, aus dem sie entstanden sind
- Anbindung an die Rechnungsplattform mit Belegarten, Nummernkreisen und Ist-Versteuerung
- Buchhaltungsschnittstelle über GraphQL, authentifiziert per Client-SSL-Zertifikat
- Zugangsdaten je Benutzer, sodass jeder Beleg über den Zugang der richtigen Person ausgestellt wird

- [Wie die Weiterberechnung in die Rechnung fließt](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/utility-rebilling)
- [Preise ansehen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/pricing)

## Die Zahl, die die Weiterberechnung verlässt, ist die Zahl, die im Hauptbuch ankommt

Die meisten Weiterberechnungen von Nebenkosten enden auf dieselbe Weise. Eine Tabellenkalkulation wird exportiert. Jemand liest die umgelegten Beträge auf dem einen Bildschirm ab und tippt sie in den nächsten ein. Einen Monat später fragt ein Mieter eine Position an, und die einzige Möglichkeit zu antworten besteht darin, die Berechnung aus dem Gedächtnis neu aufzubauen.

Jede dieser Übergaben ist eine Stelle, an der sich eine Zahl verändert. Nicht oft, aber oft genug, dass der Abgleich zur Daueraufgabe wird statt zur Kontrolle.

Hier ist die Kette geschlossen. Aus einem Zählerstand wird ein Verbrauchswert. Der Umlageschlüssel macht daraus eine Umlageposition gegen einen bestimmten Kunden und eine bestimmte Einheit. Aus der Umlageposition wird eine Umlagerechnung. Die Rechnung wird über Ihre Rechnungsplattform ausgestellt und kommt mit externer Serie, Belegdatum und Referenz zurück, die am Datensatz gespeichert werden.

Fragt der Mieter die Position an, öffnen Sie die Rechnung und gehen zurück bis zur Ablesung. Dieselbe Zahl, eine Herleitung, ein Änderungsprotokoll.

## Rechnungsstellung, die auf Objektdaten aufsetzt, statt sie abzutippen

Das Finanzmodul sitzt auf den Datensätzen, die Sie ohnehin führen. Es verlangt nicht, sie ein zweites Mal zu erfassen.

- **Rechnungen und Umlagerechnungen** — Zwei Arten von Belegen. Eine einfache Rechnung an einen Kunden und eine Umlagerechnung, die einen Abrechnungszeitraum abdeckt und das Verbrauchsdetail — welche Umlagepositionen, welche Verbrauchsstellen — im Datensatz selbst trägt. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/utility-rebilling)
- **Aus den Quelldaten erzeugt** — Die Rechnungsbeträge stammen aus Verträgen, Preispositionen, Umlagepositionen und verbrauchsunabhängigen Positionen, die bereits im System liegen. Kein Exportschritt, keine Zwischentabelle, keine zweite Version der Wahrheit, die abgeglichen werden muss. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/rental-contracts)
- **Vorschau vor dem Ausstellen** — Umlagerechnungen werden in der Vorschau geprüft, bevor irgendetwas an die Rechnungsplattform geht. Sie sehen, wie jeder Beleg zusammengesetzt ist, korrigieren weiter oben, wenn eine Zahl nicht stimmt, und stellen gesammelt aus, sobald der Zeitraum steht.
- **Nummernkreise in Ihrer Hand** — Belegart, Präfix und Suffix des Nummernkreises, Belegtitel, Bezeichnungen von Aussteller und Kunde sowie das Zahlungsziel in Tagen werden je Satz Zugangsdaten konfiguriert. Ausgestellte Belege folgen damit der Nummerierung, die Ihr Buchhalter erwartet.
- **Ist-Versteuerung** — Konten, die nach der Ist-Versteuerung abrechnen — in Rumänien TVA la încasare —, werden auf Ebene der Zugangsdaten gekennzeichnet. Ausgestellte Belege tragen den Hinweis von Anfang an, statt nachträglich vom Buchhalter korrigiert zu werden.
- **Versand und externe Referenz** — Ausgestellte Belege lassen sich über die Rechnungsplattform per E-Mail an den Kunden senden, wahlweise mit BCC. Externe Serie, Belegdatum und ein direkter Link zum Beleg werden am Datensatz zurückgespeichert.

## Vom Zählerstand bis zum gebuchten Beleg

Fünf Stufen, zwischen keinen zweien davon eine Übertragung von Hand.

1. **Ablesung erfassen** — Der Stand eines Zählers oder Unterzählers wird erfasst, einzeln oder über die Sammelablesung, die Zähler für Zähler durch das Objekt führt. Ablesungen des Versorgers und Lieferantenrechnungen werden zum selben Zeitraum erfasst.
2. **Verbrauch umlegen** — Der Umlageschlüssel greift — nach Fläche, nach Personen, nach Einheiten, nach Verbrauchsanteil oder als eigene Formel, die der Formelinterpreter auswertet. Grundgebühren kommen als verbrauchsunabhängige Positionen hinzu.
3. **Umlagepositionen bilden** — Der umgelegte Verbrauch wird nach Versorgungsart und Umlageart zu Umlagepositionen gruppiert, jede dem Kunden und der Einheit zugeordnet, zu der sie gehört, und jede trägt weiterhin die Herleitung ihres Betrags.
4. **Rechnung prüfen und ausstellen** — Die Positionen werden zu Umlagerechnungen zusammengestellt, in der Umlage-Übersicht geprüft und dann gesammelt über die Rechnungsplattform ausgestellt — mit den Zugangsdaten des richtigen Benutzers und unter dem richtigen Rechtsträger.
5. **Buchhaltung und Auswertung** — Der ausgestellte Beleg kommt mit externer Serie und Belegdatum zurück. Die Buchhaltungsschnittstelle liest gebuchte Umsatz- und Aufwandspositionen je Zeitraum und je Objekt in die Auswertungen zurück.

- [Wie die Umlageschlüssel arbeiten](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/utility-rebilling)

## Die Anbindung an die Rechnungsplattform

Belege entstehen über die Schnittstelle der angebundenen Rechnungsplattform und werden nicht exportiert, damit sie jemand erneut eingibt; für den ausgestellten Beleg selbst bleibt die Plattform das führende System.

Was die Plattform für einen korrekten Beleg braucht, liegt je Satz Zugangsdaten vor: die Belegart, Präfix und Suffix des Nummernkreises, die Bezeichnungen von Beleg und Parteien, das Zahlungsziel in Tagen und die Angabe, ob das Konto der Ist-Versteuerung unterliegt.

Manche Konfigurationen verlangen, dass jeder Kunde eine interne Referenz trägt, bevor ein Beleg an ihn ausgestellt werden kann. Wo das gilt, prüft das System es bei der Validierung — Sie erfahren es vor dem Lauf und nicht erst, wenn die Plattform den zwanzigsten Beleg zurückweist.

Nach dem Ausstellen behält jeder Datensatz die externe Referenz, die zurückgemeldete Serie und das Belegdatum, einen Link zur Ansicht und ein Kommunikationsprotokoll darüber, was wann mit der Plattform ausgetauscht wurde.

- [Die Liste der Integrationen ansehen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/integrations)

## Das Hauptbuch, über GraphQL, per Zertifikat authentifiziert

Die Buchhaltungsseite bedient ein eigener Connector. Er spricht GraphQL und authentifiziert sich mit Client-SSL-Zertifikaten; der Kanal zwischen Ihrem Objektsystem und Ihrer Buchhaltung ist damit kein geteiltes Passwort in einem Einstellungsfeld.

Der Connector liest gebuchte Zahlen zurück: Umsatz- und Aufwandspositionen für einen gewählten Zeitraum, entweder über das gesamte Konto oder eingegrenzt auf ein einzelnes Objekt. Diese Zahlen fließen in die Umsatzverläufe und in die Investitions- und Betriebsanalysen, statt in einer eigenen Auswertung zu liegen, die niemand öffnet.

Die Aufrufe werden serialisiert und zwischengespeichert. Das zählt, wenn ein großes Portfolio ein ganzes Jahr an Positionen über alle Objekte auf einmal anfordert: Die Auswertungen bleiben bedienbar, und das Buchhaltungssystem wird nicht überrannt.

Die Integrationsschicht ist darauf ausgelegt, weitere Anbindungen aufzunehmen. Heute sind es zwei — eine für das Ausstellen, eine für das Hauptbuch. Eine dritte ist Arbeit an einer bestehenden Struktur und keine Neuentwicklung des Finanzmoduls.

- [Was mit den Zahlen geschieht](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/reporting-and-analytics)

## Der richtige Beleg, von der richtigen Person, für die richtige Gesellschaft

Ein Portfolio liegt selten in einer einzigen Gesellschaft, und Rechnungen stellt selten eine einzige Person aus. Beides ist abgebildet, statt umgangen zu werden.

- **Zugangsdaten je Benutzer** — Zugangsdaten zu externen Plattformen liegen je Benutzer vor und werden verschlüsselt gespeichert. Ein Beleg, den ein Kollege ausstellt, wird über dessen Plattformzugang und dessen Nummernkreis ausgestellt, nicht über einen gemeinsamen Login
- **Mehrere Rechtsträger** — ein Konto kann mehrere Rechtsträger führen. Verträge und die daraus folgenden Rechnungen verteilen sich auf die Vermietergesellschaften, denen sie tatsächlich gehören, statt zu einer einzigen Abrechnungsidentität zusammenzufallen
- **Rollen, die zur Arbeit passen** — die Rollen Administrator, Supervisor und Nur-Lese-Zugriff gelten für Finanzdatensätze wie überall sonst. Eine externe Buchhaltung kann Nur-Lese-Zugriff auf ausgestellte Belege erhalten, ohne Rechte an Verträgen oder Zählerdaten zu bekommen
- **Ein Nachweis dessen, was versandt wurde** — jeder ausgestellte Beleg behält sein Austauschprotokoll mit der Rechnungsplattform, seine externe Referenz und Serie sowie alle Prüfanmerkungen, die am Datensatz hinterlassen wurden. Fragen nach Monaten haben eine Antwort in der Akte
- **Eine Abrechnung, die der Mieter lesen kann** — das Abrechnungsblatt je Kunde entsteht als PDF im eigenen Erscheinungsbild und zeigt, wie jede Zahl hergeleitet wurde — Ablesungen, Umlageschlüssel, Anteil, Zeitraum — mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Schriftgrößen

> Die Anbindungen laufen ausgehend. Das Produkt stellt Belege in Ihrer Rechnungsplattform aus und liest Zahlen aus Ihrem Hauptbuch zurück; es bietet keine öffentliche Schnittstelle, über die Fremdsysteme hineinschreiben könnten.

## Der manuelle Weg und der integrierte Weg

Der Unterschied liegt nicht allein in der Geschwindigkeit, sondern darin, wie viele unabhängige Kopien einer Zahl es nach dem Periodenabschluss gibt.

| Schritt | Tabellenkalkulation und Eingabe von Hand | Mit dem Finanzmodul |
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| Nebenkosten umlegen | Formeln von Hand in einer Arbeitsmappe gepflegt und in jede Periode kopiert | Umlageschlüssel an der Umlageposition, ausgewertet vom Formelinterpreter |
| Rechnungszeilen erzeugen | Beträge auf einem Bildschirm abgelesen, in den nächsten getippt | Umlagerechnungen entstehen aus den Positionen selbst |
| Nummernkreis und Belegart | Je Beleg gesetzt von dem, der an diesem Tag ausstellt | Einmal je Satz Zugangsdaten konfiguriert, bei jedem Ausstellen angewendet |
| Ist-Versteuerung | Im Kopf behalten oder später vom Buchhalter korrigiert | An den Zugangsdaten hinterlegt und auf ausgestellte Belege angewendet |
| Unter der richtigen Gesellschaft ausstellen | Eigene Arbeitsmappe oder eigener Plattformzugang je Gesellschaft | Mehrere Rechtsträger in einem Konto |
| Eine Mieteranfrage beantworten | Die Berechnung neu aufbauen und hoffen, dass sie passt | Die Rechnung öffnen und ihr bis zur Ablesung zurück folgen |
| Zahlen in die Buchhaltung übernehmen | Aus der Rechnungsplattform abgetippt | Gebuchte Positionen über die Buchhaltungsschnittstelle zurückgelesen |

## Als Modul zum Basistarif berechnet

Die Immobilienverwaltung ist immer enthalten. Buchhaltung & Rechnungsintegration ist eines von vier optionalen Modulen, alle zum selben Preis.

| Tarif | EUR/Monat | Benutzer | Objekte | Nutzungseinheiten | Räume und Gemeinschaftsflächen | Dokumentenspeicher |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Standard | €49 | 3 | 10 | 50 | 200 | 25 GB |
| Extended | €89 | 10 | 50 | 250 | 1000 | 100 GB |

- **Standard** — Für ein einzelnes Portfolio, dem die Tabellenkalkulation zu eng geworden ist.
- **Extended** — Für Verwaltungen mit mehreren Objekten und Rechtsträgern.

Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.

> Alle Preise zzgl. MwSt. Vollständige Inklusivkontingente, Preise für Mehrnutzung und die Konditionen der Private Cloud stehen auf der Preisseite.

## Was jedes Modul hinzufügt

Buchhaltung & Rechnungsintegration ist das Modul, das diese Seite beschreibt: Rechnungen, Umlagerechnungen, die Rechnungsplattform und die Buchhaltungsschnittstelle.

- **Vermietung & Verträge** (€25/Monat) — Mietverträge, Leihverträge, Mieter und Erinnerungen an Fristen. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/rental-contracts)
- **Nebenkosten & Kostenumlage** (€25/Monat) — Zähler, Lieferantenrechnungen, Umlageschlüssel und Umlagerechnungen. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/utility-rebilling)
- **Buchhaltung & Rechnungsintegration** (€25/Monat) — Belege auf Ihrer Rechnungsplattform ausstellen und in die Buchhaltung übernehmen. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/finance-and-accounting)
- **Investitions- & Betriebsanalysen** (€25/Monat) — Umsatzverläufe, Verbrauchsauswertungen und Investitionsrechnungen. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/reporting-and-analytics)
- **Facility Management** (On request) — Anlagenkataster, Anlagenverknüpfungen und Servicepartner. [Was dieses Modul leistet](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/facility-management)

Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.

> Nebenkosten & Kostenumlage wird meist zusammen damit gebucht, weil dort die Zahlen entstehen, die abgerechnet werden, und Investitions- & Betriebsanalysen nutzt die gebuchten Zahlen, die die Buchhaltungsschnittstelle zurückliest.

## Onboarding und Support

- **Onboarding-Paket** (Einmalig, €400) — Einrichtung des Kontos, vier Stunden Schulung vor Ort, Anfahrt sowie Support per Telefon und E-Mail in den ersten sechs Wochen.
- **Support, Beratung und Schulung** (€75/Stunde) — Support, consulting and training after onboarding, delivered on a best-effort basis.

Alle Preise sind Nettopreise und verstehen sich zzgl. MwSt.

## Gefragt von der Person, die es am Ende abstimmen muss

### Mit welcher Rechnungsplattform arbeitet die Software zusammen?

Eine Rechnungsplattform ist heute angebunden; die Seite zu den Integrationen beschreibt sie und die aktuelle Liste vollständig. Belege entstehen über ihre Schnittstelle, mit der Belegart, dem Präfix und Suffix des Nummernkreises, den Bezeichnungen von Beleg und Parteien, dem Zahlungsziel in Tagen und der Einstellung zur Ist-Versteuerung, die Sie konfigurieren. Ausgestellte Belege melden ihre externe Serie, ihr Belegdatum und einen Link zur Ansicht zurück; diese Angaben werden am Rechnungsdatensatz im Objektsystem gespeichert.

### Wie vermeidet die Buchhaltungsintegration, dass Zahlen erneut eingetippt werden?

Rechnungen und Umlagerechnungen entstehen aus denselben Datensätzen, die die Beträge erzeugt haben — Verträge, Preispositionen, Umlagepositionen und verbrauchsunabhängige Positionen. Nichts wird in eine Tabellenkalkulation exportiert und wieder eingetippt. Belege werden unmittelbar über die Rechnungsplattform ausgestellt, und die Buchhaltungsschnittstelle liest gebuchte Umsatz- und Aufwandspositionen für die Auswertungen zurück.

### Wird die Ist-Versteuerung (TVA la încasare) unterstützt?

Ja. Die Ist-Versteuerung wird an den Zugangsdaten hinterlegt, mit denen Belege ausgestellt werden. Jeder Beleg unter dieser Konfiguration trägt den Hinweis bereits beim Ausstellen und muss nicht nachträglich korrigiert werden. Für rumänische Konten unter dieser Regelung ist das wesentlich, weil die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten auf dem Beleg selbst erscheinen muss.

### Lassen sich aus einem Konto Rechnungen für mehrere Vermietergesellschaften ausstellen?

Ja. Ein Konto kann mehrere Rechtsträger führen — im System als Organisationen des Kontos geführt —, und Verträge hängen an der Gesellschaft, der sie tatsächlich gehören. Rechnungen folgen dieser Zuordnung. Zusammen mit den Zugangsdaten je Benutzer für die Rechnungsplattform wird ein Beleg unter der richtigen Gesellschaft und über den Plattformzugang der richtigen Person ausgestellt.

### Was ist, wenn wir ein anderes Buchhaltungssystem einsetzen?

Heute gibt es zwei Anbindungen: eine Rechnungsplattform für das Ausstellen der Belege und ein Buchhaltungssystem für das Hauptbuch. Die Integrationsschicht ist darauf ausgelegt, weitere aufzunehmen; eine hinzuzufügen ist Arbeit an einer bestehenden Struktur und keine Neuentwicklung. Sagen Sie uns, welches System Sie einsetzen, und Sie erhalten vor jeder Festlegung eine ehrliche Einschätzung.

### Ist die Verbindung zur Buchhaltung sicher?

Die Buchhaltungsschnittstelle läuft über GraphQL und authentifiziert sich mit Client-SSL-Zertifikaten statt mit einem gemeinsamen Passwort in einem Einstellungsfeld. Zugangsdaten zu externen Plattformen liegen je Benutzer vor und werden verschlüsselt gespeichert. Mehr zu Hosting, Rollen und Datenschutz steht auf der Seite zur Sicherheit.

- [Rollen, Hosting und Datenschutz](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/security)

## Hören Sie auf, Ihre eigenen Zahlen abzustimmen

Wenn Ihre Nebenkostenabrechnungen und Ihr Hauptbuch heute über eine Tabellenkalkulation und eine sorgfältige Person verbunden sind, gibt es einen kürzeren Weg. Sagen Sie uns, welche Rechnungs- und Buchhaltungssysteme Sie einsetzen.

- [Über Ihre Systemlandschaft sprechen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/contact)
- [Die Weiterberechnung ansehen](https://real-estate-management.webservices-engineering.de/de/solutions/utility-rebilling)